Mit der E-Akte zu effizienteren Geschäftsprozessen

DMS-Software hilft auch Unternehmen bei der Strukturierung ihrer elektronischen Dokumente

Seit der Einführung des E-Government-Gesetz (EGovG) 2013 tut sich was bei der Modernisierung der Behörden. Spätestens mit dem „Programm Digitale Verwaltung 2020“ ist das Ende der Papierberge eingeläutet. Eine Maßnahme dieses Programms: die elektronische Akte für die öffentliche Verwaltung

Was ist die E-Akte?

Die elektronische Akte, kurz E-Akte, ist das Pendant zur klassischen Papierakte in der öffentlichen Verwaltung und bündelt alle Dokumente digital. Sie bildet die Basis für die digitale Archivierung von Dokumenten in einem Dokumentenmanagement-System (DMS).

E-Akte vs digitale Akte: Behörden vs Wirtschaft

In § 6 des E-Government-Gesetzes heißt es über die digitale Aktenführung: „Die Behörden des Bundes sollen ihre Akten elektronisch führen.“ Das bedeutet: Die E-Akte muss sachlich zusammengehörende Vorgänge und Dokumente logisch, lückenlos und nachvollziehbar digital zusammenzufassen. Der große Unterschied zur Papierakte: Neben Scans, E-Mails, Text-, Tabellen- und Bilddateien kann die E-Akte auch Audio- und Videoformate beinhalten. Der Begriff „E-Akte“ ist nicht zu verwechseln mit dem der „digitalen Akte“, der in der Wirtschaft gebräuchlich ist. Das Prinzip ist allerdings vergleichbar.

So funktioniert die Arbeit mit der E-Akte
Vom Aufbau her entsprechen sich die elektronische Akte und die Papierakte. Es gibt einen virtuellen Aktendeckel mit den wichtigsten Informationen zum Inhalt, dazu Laschen und Register, um die digitale Aktenverwaltung zu strukturieren. Doch wie arbeitet es sich nun mit der E-Akte? Die Antwort: Eigentlich genauso so, wie mit dem Ablagesystem aus Papier. Sie gliedert sich wie ihr analoges Pendant in Vorgänge und Dokumente. Und doch gibt es gravierende Unterschiede. Hier sind exemplarisch die wichtigsten Arbeitsschritte aufgezeigt:

Elektronische Aktenführung: So führen Sie eine E-Akte

• Verschlagwortung/Metadaten: Stichpunktartige Begriffe, die spätere Suchanfragen erleichtern.
• Struktur des Aktenplans: Muss ich für das Dokument eine neue E-Akte oder einen neuen Vorgang anlegen? Kann ich das Dokument einem bestehenden Vorgang zuordnen?
• Leserechte: Für Dokumente aus anderen Fachreferaten müssen diese beantragt werden.
• Auffinden: Die E-Akte verfügt über eine Volltextsuche, die auch nach einzelnen Begriffen durchsucht werden kann.
• Nutzbarkeit: Links, die in Akten vermerkt sind, bleiben in der E-Akte weiterhin aufrufbar. Textteile können markiert und zum Erstellen neuer Dokumente verwendet werden.
• Löschen: Dokumente in Akten dürfen in der Regel der Vollständigkeit und Nachvollziehbarkeit wegen nicht gelöscht werden. Aber es gibt auch Ausnahmen. In diesen Fällen sollte ein mehrstufiger Löschprozess bestehen, an dessen Ende ein Grund anzugeben und die Löschung zu protokollieren ist. Ist das Löschen eines Dokuments beschlossene Sache, ist es vor dem Vollzug der Maßnahme noch für weitere drei Monate aufzubewahren.
• Wiedervorlage: Für die E-Akte und deren Vorgänge und Dokumente ist es möglich, eine Wiedervorlage einzustellen. So bleibt gesichert, dass nichts in Vergessenheit gerät.

E-Akte spielt Vorteile aus, wenn alle mitziehen

Der Umstieg auf die E-Akte funktioniert am besten, wenn die Belegschaft nicht außen vor bleibt. Es empfiehlt sich, die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter frühzeitig in den Prozess einzubinden und für Akzeptanz zu sorgen. Wichtig dabei ist, sie von den Vorteilen der elektronischen Akte zu überzeugen und gründlich zu schulen. Dann werden sie auch die Vorzüge der neuen Technologie schnell zu schätzen wissen.

Platzersparnis und Verzicht auf schlecht sortierte Ordner

Mit der E-Akte verändern sich schließlich zahlreiche Dinge zum Positiven. Nicht nur die offensichtlichen Vorteile wie die Platzersparnis nach der Aktenvernichtung oder der Verzicht auf das Herumwuchten von schlecht sortierten oder unvollständigen Aktenordnern spielen dabei eine Rolle. Zu den Stärken der elektronischen Akte gehören vielmehr auch diese Gesichtspunkte:

1. Schnelles Auffinden von relevanten Informationen
   Alle E-Akten innerhalb des Dokumentenmanagement-Systems (DMS) bilden eine große Datenbank mit Suchfunktion. Alle eingehenden Dokumente werden zudem automatisiert verschlagwortet und klassifiziert. Durch eine OCR-Texterkennung sind sogar Texte in Bilddateien durchsuchbar.
2. Ortsunabhängiger Zugriff auf Informationen
   Sämtliche Dokumente der elektronischen Aktenführung sind, so diese für die Behörde entsprechend eingerichtet wurde, mobil abrufbar und stehen überall zur Verfügung.
3. Nie wieder ein Medienbruch
   Es entsteht eine rein digitale Übertragungskette. Medienbrüche zwischen digitalen und analogen Daten, die zu verlangsamten Verarbeitungsprozessen führen können, entfallen. Zurück bleibt die moderne Verwaltung.
4. Beschleunigte Prozessabwicklung
   Schnelleres Auffinden und Weiterleiten von Dokumenten im lückenlosen Kontext.
5. Bessere Transparenz
   Protokollierung von Änderungen an E-Akten ist revisionssicher.
6. Rechtskonformität
   Die digitale Archivierung von Dokumenten in der E-Akte ist rechtskonform, ordnungsgemäß, vollständig und sicher. Zudem sind die elektronischen Daten sofort verfügbar und lesbar.
7. Ermöglicht flexible Arbeitsweisen
   Die digitale Aktenführung unterstützt mobiles und somit familienfreundliches Arbeiten, beispielsweise im Homeoffice.
8. Einfacher Austausch von Informationen
   Jeder Zugriffsberechtigte hat direkte Akteneinsicht. Auch referatsübergreifend können Zugriffsrechte eingeräumt werden. So entsteht eine moderne Verwaltung und es entfallen das Suchen und Transportieren von Papierakten.
9.  Papiervermeidung
   Kein Ausdrucken von E-Mails und sonstigen Unterlagen mehr, um sie anschließend abzuheften. Es ist ein großer Schritt in Richtung des medienbruchfreien, papierlosen Büros.

Rechtliche Grundlage von E-Akten

Grundsätzlich gelten für die elektronische Akte dieselben rechtlichen Voraussetzungen wie für die herkömmliche Papierakte. Das bedeutet, dass sie dauerhaft gespeichert und jederzeit den Zugriffsberechtigten zur Verfügung stehen muss. Auch die Regeln der ordnungsgemäßen und rechtskonformen Aktenführung müssen strikt eingehalten werden:

Digitale Aktenverwaltung ist revisionssicher

• Sicherheit und Compliance (regelt Zugriffsrechte)
• Revisionssicherheit (Vollständigkeit, Nachvollziehbarkeit, Verfügbarkeit)
• Veraktete Dokumente dürfen in den meisten Fällen nicht gelöscht werden (Nachvollziehbarkeit)
• Akten sind fachbezogen und nicht personenbezogen zu führen (Datenschutz)
• Papierakten dürfen nach der Digitalisierung vernichtet werden. Ausnahmen sind z.B. private Urkunden, ausländische Urkunden, gesiegelte Dokumente, beglaubigte Kopien oder Gerichtsurteile.

Das E-Government-Gesetz enthält noch eine Reihe weiterer Regelungen. Sie sollen vor allem die Kommunikation zwischen den Bürgerinnen und Bürgern und der Verwaltung im Zuge der Digitalisierung erleichtern. Einige Kernpunkte des EGovG im Überblick:

1. Elektronischer Zugang zur Verwaltung

Behörden müssen, so die IT-Infrastruktur es zulässt, Menschen die Möglichkeit bieten, Daten elektronisch zu übermitteln, einschließlich der digitalen Unterschrift. Ebenso müssen das Erbringen von elektronischen Nachweisen und Zahlungstätigungen in Verwaltungsverfahren möglich sein.

2.Publikationspflicht

Amts- und Verkündungsblätter müssen auf einer für alle Bürger einsehbaren Plattform digital zugänglich sein.

3. Informationen zu Behörden

Bundesbehörden müssen kontaktrelevante Informationen öffentlich zugänglich und in sprachlich verständlicher Weise bereitstellen.

4. Akteneinsicht

Es gibt mehrere Möglichkeiten, Akteneinsicht zu bekommen: den Aktenausdruck, die Bildschirmwiedergabe in der Behörde selbst, das digitale Dokument per E-Mail oder den elektronischen Zugriff auf die betreffenden Akten zuhause.

5. Barrierefreiheit

Bundesbehörden sollen die elektronische Kommunikation wie auch die Verwendung elektronischer Dokumente möglichst barrierefrei gestalten. Das bedeutet, dass Menschen mit Behinderungen von der Nutzung nicht ausgeschlossen werden dürfen.

So gelingt die Implementierung von E-Akten

Die Einführung der E-Akte erfordert eine gute Vorbereitung, bei der die Beratung und Umsetzung durch einen Digitalisierungsberater ratsam ist. Denn nur ein Experte kann die verwendete Fachsoftware und IT-Infrastruktur analysieren, um anschließend die DMS-Integration vorzunehmen.

E-Akte: Von der Planung zum digitalen Archiv

• Planung: Die digitale Aktenverwaltung muss auf die jeweilige Behörde zugeschnitten sein. Dafür bedarf es einer Digitalisierungsstrategie, die sämtliche Prozesse der Digitalisierung in einem Aktenplan vereint. Die Grundlage bildet eine geeignetes digitales Dokumentenmanagement-System (DMS) oder Enterprise-Content-Management-System (ECM), das sämtliche benötigten Funktionen bereitstellt.
• Umsetzung: Hier sind Profis gefragt, die sich mit der vorhandenen IT auskennen und installierte Fachsoftware in den Behörden mittels Schnittstellen mit dem DMS/ECM verknüpfen.
• Digitalisierung: Einscannen von sämtlichen Dokumenten aus dem Papierarchiv, aus Aktenschränken und sonstigen Ablagesystemen, idealer Weise mit speziellen Verfahren, die große Mengen an Dokumenten erfassen können. Dabei kann ein Scandienstleister behilflich sein.
• Sortierung: Jede E-Akte erhält eigene Metadaten, die Auskunft über deren Inhalt geben. Die Akte wiederum gliedert sich in Vorgänge, die ebenfalls eigene Metadaten bekommen. In ihnen finden sich dann die einzelnen Dokumente wie E-Mails, Schriftwechsel, Tabellen, PDFs oder Scans.
• Systematik: Wichtig ist, dass die Kompetenzbereiche genau festgelegt sind. Wer bearbeitet die E-Mails (zentral/dezentral?) und sortiert sie in die E-Akte ein? Wer digitalisiert die Post, wer ordnet die gescannten Papierarchive ein?

Fazit

Die elektronische Akte in der öffentlichen Verwaltung ist ein Schritt in die richtige Richtung bei der Digitalisierung von Behördenarchiven. Papierarchiv, Aktenschrank und antiquierte Ablagesysteme standen einer modernen Verwaltung lange im Weg. Dass digitales Dokumentenmanagement mittels Dokumentenmanagement-System nun dabei hilft, digitale Archive aufzubauen, erleichtert nicht nur die Arbeit der Beamten, sondern beschleunigt auch administrative Vorgänge. Das freut nicht zuletzt die Bürgerinnen und Bürger.

Digitale Akte beflügelt die Wirtschaft

Aber nicht nur Behörden profitieren von der E-Akte. Auch für Wirtschaftsunternehmen tun sich mit der digitalen Akte, dem Pendant zur E-Akte in der Wirtschaft, völlig neue Horizonte auf. Gerade dort, wo Akten ganze Regalwände und Kellerräume verschlingen, bietet die digitale Akte nicht nur die Gelegenheit, Platz zu sparen, indem sie die physischen Akten ersetzt. Sie erleichtert insbesondere die Arbeit mit Ordnern, Vorgängen und Dokumenten immens. Niemand muss mehr suchen, schleppen, wühlen, kopieren, scannen, abheften und in düsteren Kellergewölben nach Dokumenten forschen gehen. Denn nichts geht mehr verloren. Alle Vorgänge, die zu einer Akte gehören, sind in nachvollziehbarer Reihenfolge verfügbar und, je nach Freigabe, von überall aus abrufbar. Und das spart vor allem Zeit und schont die Nerven aller.