Mit dem d.velop documents DMS zu günstigeren und schnelleren Workflows

Digitale Dokumentenverwaltung im papierlosen Büro

Informationen müssen in Unternehmen fließen, am besten ohne Hindernisse wie Medienbrüche. Damit effiziente Arbeit stattfinden kann, sollte jeder unmittelbaren Zugriff auf die Daten und Dokumente haben, die er oder sie gerade benötigt. In analogen Zeiten war das schwierig, weil Akten aus Papier gravierende Nachteile mit sich bringen. Im papierlosen Büro aber bieten sich gute Möglichkeiten, Informationen elektronisch zu teilen und zentral zu verwalten. All dies und noch viel mehr bietet Ihnen das Dokumentenmanagement-System (DMS) d.velop documents (ehemals d.velop d3) für KMU und große Unternehmen an. Wie Sie digitales Dokumentenmanagement in Ihrem Unternehmen nutzen können, lesen Sie in diesem Blogbeitrag.

Was ist das DMS d.velop documents?

Die Dokumentenmanagement-Software d.velop documents, früher d.velop d3, ist zuallererst ein zentrales Archiv für alle Unterlagen, die in Ihrem Unternehmen wichtig sind. Sämtliche Papiere, Belege, Dokumente und Unterlagen, die früher in Ihrem Papierarchiv Platz fanden, sind dank des DMS für jeden ortsunabhängig in Sekundenschnelle auffindbar.

GoBD-konforme Archivierung in d.velop documents

Die digitale Dokumentenverwaltung ist aber nur eine Säule von d.velop documents. Das System bietet Ihnen auch ein digitales Archiv, in dem Sie Ihre steuerrelevanten Unterlagen GoBD-konform revisionssicher archivieren können. So müssen Sie sich keine Sorgen mehr machen, dass Sie irgendwelche Aufbewahrungsfristen verpassen – in d.velop documents geschieht all dies automatisiert.

Dokumentenmanager und Workflow-Manager

Als dritten Komplex bietet das Dokumentenmanagement-System ein praktisches Workflow-Management an, das digitale Geschäftsprozesse automatisiert und die Bearbeitung von Dokumenten, etwa bei der Rechnungsprüfung, beschleunigt. So verringern sich die Liegezeiten und der Durchlauf vergrößert sich.

Für wen eignet sich d.velop documents besonders?

Grundsätzlich profitieren Unternehmen aller Größen von einem Dokumentenmanagement-System. Das DMS d.velop documents eignet sich aber besonders gut für kleinste, kleine und mittlere Unternehmen (KMU), die keine eigenen Abteilungen unterhalten, um sich etwa um die Buchhaltung zu kümmern.

d.velop documents on-premises und in der Cloud

Ein weiterer Vorteil für kleine Unternehmen besteht in der Flexibilität des Systems, weil es d.velop documents nicht nur on-premises, sondern auch in der Cloud gibt. Das bedeutet, dass sich Kleinunternehmen nicht selbst um die nötige Hardware und Systempflege kümmern müssen, sondern das System als skalierbares Rundum-sorglos-Paket buchen können.

Kann ich d.velop documents bei mir einfach integrieren?

Sie können d.velop documents problemlos in viele IT-Umgebungen mit vorhandenen Fachsoftwares integrieren, etwa mittels standardisierter Systemintegrationen zu führenden ERP-Systemen wie SAP. Ebenso ist es möglich, dank moderner Standards individuelle Schnittstellen umzusetzen.

Welche Vorteile hat d.velop documents?

Der Einstieg ins digitale Dokumentenmanagement bietet zahlreiche Vorteile. Die Zeit- und Geldersparnis, resultierend aus kürzeren Suchzeiten sowie verringertem Ressourcen- und Platzverbrauch, sind dabei nur die Spitze des Eisbergs. Das DMS d.velop documents macht die Vorteile, die die Digitalisierung für die meisten Prozesse im Arbeitsalltag mit sich bringt, erst richtig spürbar.

Zentraler Zugriff auf Unternehmensdaten

Ortsunabhängigkeit: d.velop documents in der Cloud ermöglicht einen Zugriff auf alle Dokumente von überall auf der Welt aus. Das ermöglicht nicht nur einen zeitnahen Zugriff, sondern moderne Arbeitsweisen wie Homeoffice und lässt eine Collaboration über Abteilungs- und Standortgrenzen hinweg zur Normalität werden.

Berechtigungen: In Unternehmen gibt es sensible Daten, die nicht in die Hände aller gehören. Um unautorisierte Zugriffe zu unterbinden, verfügt d.velop documents über ein Berechtigungskonzept, das jedem erlaubt, die für ihn relevanten Dokumente zu nutzen.

Versionierung: Jedes Dokument hat eine Historie – und die wird dank der Versionierung sichtbar. Das bedeutet einerseits, dass Veränderungen an Dokumenten sichtbar werden. Zugleich gibt es von jedem Dokument nur noch eine Version. Man findet also immer die richtige.

Wissen: Der zentrale Zugriff auf die Daten des Unternehmens bedeutet, dass sich das gesamte Unternehmenswissen fortan an einem Ort befindet. Eine Einfeld-Volltextsuche sorgt dafür, dass benötigte Informationen umgehend zur Verfügung stehen.

Transparenz: Dokumente, die Auskunft geben über den Fortschritt von Geschäftsprozessen, sind für jeden einsehbar und transparent. Alle Entwicklungen im Unternehmen werden nachvollziehbarer.

Revisionssicherheit: Das digitale Archiv in d.velop documents erlaubt es, steuerrelevante Dokumente fälschungssicher, unveränderbar und vollständig zu archivieren und somit den GoBD und der DSGVO zu entsprechen.

Fazit

Mit dem d.velop documents DMS können Sie nicht nur all Ihre Unternehmens-Dokumente zentral archivieren, Sie können auch digitale Workflows automatisieren und damit den Grundstein für Ihr papierloses Büro legen. Mit d.velop documents als Dokumentenmanager sparen Sie Zeit beim Suchen und Verwalten Ihrer Daten, sparen Sie Geld bei Druck-, Porto- und Lagerkosten und schonen Ressourcen – und tun damit etwas Gutes für die Umwelt. Wenn Daten ungebremst fließen können.