Die digitalisierte Arbeitswelt hat für Unternehmen viel verändert. Wer nicht mitmacht, wird langfristig kaum überleben. ► Jetzt mehr darüber erfahren
Wissen Sie noch, wie umständlich es noch vor einigen Jahren war, internationale Vertragswerke zu erstellen und zu signieren? Oder mit mehreren Personen, die nicht am selben Ort saßen, gemeinsam an einem Dokument zu arbeiten? Die digitalisierte Arbeitswelt kennt kaum noch papierbasierte Prozesse. Die Cloud macht es möglich. Dokumente stehen überall und zu jeder Zeit mobil zur Verfügung und spezielle Software macht ortsunabhängige Collaboration einfach wie nie. Dass Menschen am Laptop im Homeoffice sitzen, sich mit dem Tablet in Konferenzen zuschalten oder mit dem Smartphone auf die IT-Landschaft ihres Arbeitgebers zugreifen ist normal geworden. Hier erfahren Sie, warum auch Sie Ihr Büro digitalisieren sollten.
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Die Digitalisierung der Arbeitswelt hat zu einer globalen Vernetzung zwischen Menschen und Computern geführt. Das bedeutet einerseits, dass Menschen überall auf der Welt auf Informationen zugreifen und diese miteinander teilen und gemeinsam bearbeiten können. Das Ergebnis: In vielen Branchen findet Arbeit bereits losgelöst von einem festen Arbeitsplatz in einem Büro statt. Ein zweiter Aspekt der Arbeit 4.0 ist, dass sich immer mehr Prozesse automatisieren lassen. Modernes Arbeiten bietet also die Möglichkeit, repetitive Tätigkeiten, die viel Zeit kosten, von Computern und Softwares ausführen zu lassen.
Auch der Mittelstand ist in der Lage, die digitale Arbeitswelt für sich zu nutzen. Vorausgesetzt, KMU schaffen die digitale Transformation und bereiten Ihre Belegschaften auf digitale Arbeitsweisen vor. Dafür braucht es vor allem einen erfahrenen Digitalisierer, der in der Lage ist, eine IT-Landschaft adäquate IT-Landschaft der Zukunft zu denken und es schafft, Unternehmen ihre Unsicherheit und Bedenken zu nehmen, wenn sie ihr Büro digitalisieren möchten. Der Weg in die digitalisierte Arbeitswelt ist ein Prozess, den es lohnt zu gehen. Denn Unternehmen, die diesen Wandel verpassen, werden es schwer haben.
Die digitalisierte Arbeitswelt kennt kein stationäres Wissen mehr. Wissen, das sind Daten, und die sind in einem ständigen Fluss. Niemand muss im papierlosen Büro mehr Aktenordner umhertragen oder Vertragswerke für Anpassungen oder den Signaturumlauf auf Papier um den halben Planeten schicken. Der erste große Vorteil der Digitalisierung in der Arbeitswelt besteht also in einem reduzierten Verbrauch von Rohstoffen: wie Papier, Druck und Kraftstoff, der mit verbesserter Effizienz durch eine zentrale Informationsverteilung einhergeht.
Hinzu kommt, dass ein digitaler Wandel interne Workflows beschleunigt. Das bedeutet zum Beispiel, dass repetitive, zeitraubende Tätigkeiten wie die digitale Eingangsrechnungsverarbeitung automatisiert und beinahe mannlos vonstattengehen. Denn Innovationen im Bereich der künstlichen Intelligenz, in diesem Falle die OCR-Texterkennung (Optical Character Recognition), sind in der Lage, etwa Rechnungsdaten automatisiert auszulesen und Rechnungen zu buchen und abzulegen.
Im modernen Arbeitsumfeld gehört die Entlastung durch Automatisierung zum Alltag. Modernes Arbeiten fußt auf der Vorstellung, dass gerade wiederkehrende Tätigkeiten von Computern erledigt werden können. Am Beispiel der Personalabteilung sind es etwa Urlaubsanträge und Krankmeldungen, die vom Personal selbst über eine Mitarbeiter-App eingereicht werden. Das ermöglicht der HR-Abteilung ein Mehr an strategischer Arbeit und bietet dem Personal mehr Selbstbestimmtheit, weil es nicht mehr in die HR-Abteilung muss, um Anträge einzureichen.
Die digitalisierte Arbeitswelt bietet die Möglichkeit, den einzelnen Arbeitsplatz attraktiver zu gestalten. Sie macht moderne Arbeitsweisen wie das Homeoffice möglich und macht so die Vereinbarkeit von Familie und Beruf einfacher. Unternehmen, die Ihren Beschäftigten einen digitalen Arbeitsplatz bieten können, haben nicht zuletzt im Rennen um die begehrten Fachkräfte die Nase vorn, weil diese nicht schon von Beginn ihres Berufslebens an den Anschluss an die digitalen Technologien verlieren möchten.
Modernes Arbeiten sichert Unternehmen ihre eigene Zukunft. Einerseits sind es die jungen Fachkräfte, die ein langfristiges Überleben am Markt sichern. Zugleich werden die etablierten Fachkräfte, die über das gebündelte firmeninterne Fachwissen verfügen, eher bleiben, wenn sie merken, dass der eigene Arbeitgeber wandlungsfähig ist. Der Unternehmenserfolg kann nur dann langfristig sichergestellt werden, wenn das Unternehmenswissen einerseits dokumentiert wird und andererseits nicht zur Konkurrenz abwandert.
Nicht zuletzt besitzen Unternehmen, die eine digitale Transformation vollzogen haben, eine schnellere Reaktionsfähigkeit auf Veränderungen wie Krisen und Disruptionen. Gründe dafür sind etwa:
Wenn auch Sie sich ein digitales Büro oder Unternehmen wünschen, sollten Sie sich genau darüber im Klaren sein, welche Ziele Sie damit erreichen möchten. Möchten Sie Rohstoffe, Platz und Geld einsparen? Oder den Informationsfluss verbessern? Beides ist mit einem Dokumentenmanagement-System (DMS) möglich. Ein Digitalisierer wie Paperless Solutions kann Ihnen bei der Planung der wichtigsten Schritte behilflich sein und stellt sicher, dass die gesamte IT einschließlich aller Softwares so funktioniert, wie sie sollte.
Die digitalisierte Arbeitswelt ist das Arbeitsumfeld der Gegenwart und Zukunft. Unternehmen, die hier den Anschluss verlieren, haben kaum eine Chance, am Markt zu bestehen. Das liegt unter anderem daran, dass die Kundenerwartungen gestiegen sind. Heutzutage erwarten diese von Unternehmen eine digitale Präsenz und somit eine digitale Kontaktmöglichkeit. Ebenso haben digitale Unternehmen meist einen besseren Zugang zu Kundendaten und können schneller auf Marktveränderungen reagieren. Sie können besser Ressourcen sparen, Abläufe optimieren und online ihre Reichweite erhöhen. Unternehmen, die nicht digitalisiert sind, laufen Gefahr, in Zukunft überholt zu werden und den Anschluss zu verlieren.
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