Mit der richtigen Software automatisieren Unternehmen den gesamten Vertrags-Lebenszyklus
Effiziente, zeitsparende und sichere Verwaltung von Verträgen
Verträge sind in der Wirtschaft allgegenwärtig: Ob Arbeitsverhältnisse, Anmietungen, Käufe, digitale Infrastrukturen oder Lieferantenbeziehungen – Verträge regeln den unternehmerischen Alltag. Doch wie sieht es mit der Verwaltung und Organisation dieser Verträge aus? Vielerorts dominieren noch immer Aktenordner und Papierstapel das Bild in deutschen Büros. Es ist schwierig, da den Überblick über alle Verträge und Fristen zu behalten. An dieser Stelle kommt digitales Vertragsmanagement ins Spiel. Es ermöglicht es eine effiziente, zeitsparende und sichere Verwaltung von Verträgen über deren gesamten Lebenszyklus hinweg. In diesem Blogbeitrag möchten wir Ihnen zeigen, wie digitales Vertragsmanagement funktioniert und welche Vorteile es bietet.
Definition: Was ist Vertragsmanagement?
Der Begriff „Vertragsmanagement“ bezieht sich auf den Prozess der Vertragsverwaltung einschließlich der Erstellung, Überprüfung, Verhandlung, Unterzeichnung, Umsetzung und Überwachung von Verträgen zwischen zwei oder mehreren Parteien. Ziel des Vertragsmanagements ist, dass Verträge rechtsgültig sind und diese erfüllt und von beiden Parteien eingehalten werden, damit mögliche rechtliche, finanzielle oder operative Risiken minimiert werden. Dabei kommen oft spezielle Vertragsmanagement-Softwarelösungen zum Einsatz.
Herausforderungen beim analogen Vertragsmanagement
Das Vertragsmanagement in Unternehmen weist gerade dann Probleme auf, wenn Vertragsprozesse manuell durchgeführt werden. Papierbasiertes Vertragsmanagement führt zu einer unübersichtlichen Dokumentenablage und erschwert die Suche nach einzelnen Vertragswerken. Hinzu kommt, dass die Erfassung und Aktualisierung von Vertragsdaten manuell erfolgt, was einerseits viel Zeit kostet und andererseits eine deutlich höhere Fehlerquote mit sich bringt. Menschen machen nun mal Fehler.
Manuelle Vertragsprozesse sind zeit- und kostenintensiv
Manuelle Vertragsprozesse sind zeit- und kostenintensiv. Sie sind für lange Bearbeitungszeiten verantwortlich und verursachen einen hohen Papier- und Lageraufwand. Außerdem gehen mit dem Versand von Verträgen hohe Druck- und Portokosten einher. Hinzu kommen Risiken wie Vertragsverluste oder -missachtungen, die durch eine unübersichtliche Dokumentenablage oder schlechtes Fristenmanagement passieren und im Extremfall sogar unwissentliche Vertragsverlängerungen oder -kündigungen zur Folge haben.
Digitales Vertragsmanagement: Vorteile
Einer der größten Vorteile der digitalen Vertragsverwaltung in der Cloud besteht in der enormen Zeitersparnis bei Vertragsprozessen. Durch den Einsatz von Vertragsmanagement-Software gelingen die digitale Vertragserstellung, die Vertragsverwaltung und das Vertragscontrolling deutlich schneller und effizienter. Das reduziert den manuellen Aufwand und minimiert das Fehleraufkommen.
Software in der Cloud ortsunabhängig nutzbar
Ein weiterer Vorteil ist die Flexibilität: Vertragsmanagement-Software in der Cloud ist überall ortsunabhängig nutzbar. So können Sie Verträge auch auf Dienstreisen elektronisch unterschreiben oder Arbeitsverträge digital signieren. Sie können alle zentral in einem Dokumentenmanagement-System (DMS) archivierten Vertragswerke jederzeit abrufen, solange eine Internetverbindung besteht. Das erleichtert nicht zuletzt die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Standorten und Abteilungen.
Vertragsmanagement-Software erinnert an Fristen und Bedingungen
Eine weitere wichtige Funktion ist die automatisierte Überwachung von Fristen und Vertragsbedingungen. Die Vertragsmanagement-Software erinnert automatisch an wichtige vertragliche Ereignisse, damit Verträge pünktlich erfüllt werden und es nicht zu unerwarteten Kosten oder rechtlichen Konsequenzen kommt. Ebenso steigt die Transparenz, weil alle Zugriffsberechtigten jederzeit die Verträge einsehen und den aktuellen Status nachvollziehen können, und Verträge sind schneller überprüfbar, was die Risiken von Vertragsbrüchen und Verletzungen von Vertraulichkeitsvereinbarungen verringert.
Zugriffsbeschränkungen gewährleisten Datenschutz und Datensicherheit
Digitales Vertragsmanagement in der Cloud bietet eine Vielzahl von Vorteilen. Individuell zuweisbare Zugriffsbeschränkungen gewährleisten dabei den Datenschutz und die Datensicherheit. Mit der Nutzung digitaler Vertragsmanagement-Software können Unternehmen die Effizienz und Effektivität ihrer Vertragsprozesse verbessern und gleichzeitig Risiken reduzieren.
Was beinhaltet digitales Vertragsmanagement?
In der Regel umfasst der Begriff Vertragsmanagement-Software eine Vielzahl einzelner Funktionen, die sich zum Kosmos des Vertragsmanagements zusammenfügen. Wichtig ist, dass sie am Ende einwandfrei ihre Arbeit verrichtet und sich optimal an Ihr IT-Umfeld anpasst. Zu den Funktionen zählen etwa die digitale Vertragsverwaltung und automatisierte Vertrags-Workflows wie die digitale Vertragserstellung. Ebenso ist ein fundiertes Vertragscontrolling, das potenzielle Risiken bei der Vertragsgestaltung unter die Lupe nimmt, möglich.
1. Digitale Vertragsverwaltung
Die digitale Vertragsverwaltung ist eine zentrale Datenbank zur Aufbewahrung und Organisation von Verträgen und Vertragsinformationen. Mit ihr können Sie den gesamten Vertragslebenszyklus aller Verträge abdecken, von der Erstellung bis zur Archivierung.
Vorteile:
- Einheitliche Ablage und Zugriff auf Verträge und Vertragsinformationen für alle beteiligten Personen und Abteilungen
- Reduzierung des manuellen Verwaltungsaufwands und der Fehleranfälligkeit
- Automatische Benachrichtigungen zu Vertragsfälligkeiten und -erneuerungen
2. Automatisierte Vertragsworkflows
Automatisierte Workflows erleichtern Ihnen den Umgang mit Vertragswerken. Der Grund: Es gibt zahlreiche Prozesse, etwa für die digitale Genehmigung, Überprüfung und Unterzeichnung von Verträgen, die nach einem bestimmten Muster automatisiert ablaufen.
Vorteile:
- Schnellere Bearbeitungszeiten durch automatisierte Workflows und Freigabeprozesse
- Reduzierung von Verzögerungen und Fehlern durch manuelle Prozesse
- Verbesserung der Compliance durch eine konsistente und standardisierte Genehmigungs- und Unterzeichnungspraxis
3. Tools fürs Vertragscontrolling
Konstantes Monitoring ist das A und O auch bei Vertragsangelegenheiten. Analysetools helfen Ihnen zum Beispiel bei der Überwachung von Vertragsleistungen, Vertragskosten und Vertragsrisiken. Das spart nicht nur Geld, sondern bringt viel Sicherheit ins Vertragsmanagement.
Vorteile:
- Bessere Sichtbarkeit und Kontrolle über Vertragsleistungen und -kosten
- Früherkennung von potenziellen Risiken und Vertragsverletzungen
- Unterstützung bei der Optimierung von Vertragsbedingungen und Verhandlungen
4. Nahtlose Integration
Digitales Vertragsmanagement ist erst dann richtig effektiv, wenn eine Integration mit anderen Systemen wie CRM, Einkauf, Finanzen und Recht möglich ist. Auf diese Weise können Sie Vertragsinformationen nahtlos in andere Geschäftsprozesse integrieren.
Vorteile:
- Vermeidung von redundanter Dateneingabe und manueller Übertragung von Vertragsdaten
- Bessere Integration von Vertragsinformationen in andere Geschäftsprozesse, z. B. bei der Erstellung von Angeboten und Bestellungen
- Verbesserung der Datenqualität durch die Verknüpfung von Vertragsinformationen mit anderen Geschäftsdaten
Digitale Vertragsverwaltung in 4 Schritten
Wenn Sie in Ihrem Unternehmen ein digitales Vertragsmanagement-System erfolgreich implementieren möchten, sind einige grundlegende Schritte notwendig. Dabei ist es hinsichtlich Datenschutz und Datensicherheit unter anderem relevant, welche Verträge (zum Beispiel Arbeitsverträge) Sie in Ihrem Unternehmen online unterschreiben und digital in der Cloud archivieren möchten. Von zentraler Wichtigkeit ist eine fundierte Vorbereitung, bei der ein erfahrener Digitalisierer gerne behilflich ist.
Schritt 1: Analyse der bestehenden Prozesse
- Identifikation der zu digitalisierenden Vertragsarten
- Überprüfung der vorhandenen Vertragsdokumente
- Feststellung der aktuellen Schwachstellen im Vertragsmanagement
- Bewertung der Bedürfnisse und Anforderungen des Unternehmens
Schritt 2: Auswahl einer geeigneten Softwarelösung
- Ermittlung der notwendigen Funktionen und Features
- Recherche von verfügbaren Softwarelösungen am Markt
- Bewertung der Anbieter und Vergleich der Kosten
- Entscheidung für die passende Softwarelösung
Schritt 3: Implementierung und Schulung der Mitarbeiter
- Anpassung der bestehenden Prozesse an die neue Software
- Einführung der Mitarbeiter in die neue Software und die Prozesse
- Schulung der Mitarbeiter zur effektiven Nutzung der Software
- Umsetzung von Pilotprojekten zur Überprüfung der Effektivität
Schritt 4: Kontinuierliche Verbesserung und Anpassung
- Überwachung der Verwendung der Software und der Prozesse
- Identifikation von Verbesserungspotentialen
- Durchführung von Anpassungen an der Software und den Prozessen
- Schulung der Mitarbeiter zur effektiven Nutzung der verbesserten Software und Prozesse
Digitales Vertragsmanagement mit paperless solutions
Mit Software von paperless solutions können Sie Ihr Vertragsmanagement digitalisieren und auf verschiedene Weise verbessern, insbesondere in den Bereichen digitale Unterschrift und Vertragsverwaltung. Mit der digitalen Unterschrift und dem Dokumentenmanagement-System (DMS) können Sie beispielsweise ortsunabhängig Verträge aufrufen, bearbeiten, signieren und auffindbar archivieren. Aus dem System heraus ist es dann möglich, Verträge an die entsprechenden Personen zur Unterzeichnung zu senden. Der Empfänger kann die Verträge dann online unterschreiben und zurücksenden. Auf diese Weise schließen Sie Verträge ortsunabhängig und zeitsparend ab.
Rechtsgültiger digitaler Vertragsabschluss
Die Signatur-Software entspricht zudem den Anforderungen, die die Gesetzgebung an die Rechtsgültigkeit von elektronischen Signaturen stellt. Das bedeutet, dass Verträge, die mit der Signatur-Software unterzeichnet werden, rechtlich bindend und vor Gericht beweiskräftig sind. Ihre Vertragsdokumente können Sie in der Dokumentenmanagement-Software speichern oder im digitalen Archiv ablegen. Dort lassen sie sich einfach durchsuchen, was einen schnellen und effektiven Zugriff auf die Dokumente bedeutet.
Zukünftige Konkurrenzfähigkeit sicherstellen
Digitales Vertragsmanagement ist für jedes Unternehmen, das das papierlose Büro anstrebt, eine immense Erleichterung. Und das impliziert eben auch ein immenses Einsparpotenzial. Eine digitale Vertragsverwaltung, die vielfältige Automatisierungs-Optionen sowie die rechtssichere Archivierung von Vertragsdokumenten wie auch ein verlässliches Fristenmanagement beinhaltet, bietet eine unvergleichliche Flexibilität und sorgt dafür, dass nie wieder eine wichtige Vertrags-Deadline in Vergessenheit gerät. Vertragsmanagement-Software ist somit ein wichtiger Schritt für jedes Unternehmen in Richtung zukünftige Konkurrenzfähigkeit.
