Was ist die Hauspost?
Die Hauspost dient dem internen Austausch innerhalb eines Unternehmens. Dabei handelt es sich meist um Informationen, z.B. in Form von Dokumenten, die Mitarbeiter untereinander per Hauspost versenden. Diese Sendungen sind der Grundstein für viele Prozesse im Unternehmen. Eine reibungslose Abwicklung des Sende- und Empfangsprozesses ist dabei das Ziel.
Die digitale Poststelle – so funktioniert sie
Mit einer digitalen Poststelle leiten Sie Ihre Hauspost elektronisch an den jeweiligen Empfänger. Grundsätzlich lassen sich dabei zwei Varianten unterscheiden. Die erste Option ist das Einscannen der Hauspost mit anschließendem digitalen Versand an den Empfänger.
Vollständig digitale Post: Austausch und Ablage etwa durch DMS
Die zweite Option ist eine vollständig digitalisierte Post, bei der Mitarbeiter Dokumente und Informationen über eine spezielle Eingangspost-Software oder ein Dokumentenmanagement-System austauschen, ablegen und organisieren. Bei der zweiten Variante ist der Einsatz einer KI möglich, die Ihre Dokumente automatisch kategorisiert, relevante Kerndaten extrahiert und daraus Datensätze erstellt, mit denen Sie direkt weiterarbeiten können.
Digitale Hauspost: Plattform-Integration individueller Prozess
Die Integration einer solchen Plattform ist für jedes Unternehmen ein individueller Prozess. Eine Analyse der bestehenden IT-Infrastruktur zeigt den Status quo und notwendige Schnittstellen auf. Dadurch lässt sich ein Plan zur Umsetzung erstellen und die Implementierung kann erfolgreich durchgeführt werden.
Vorteile einer Digitalisierung der Hauspost
Digitaler Posteingang: Kürzere Reaktionszeiten
Indem die interne Poststelle Informationen nicht mehr manuell verteilen muss, sondern alle Dokumente digital und blitzschnell beim Empfänger sind, reduzieren sich die Reaktionszeiten. Mitarbeiter erhalten wichtige Informationen innerhalb weniger Sekunden und sind so in der Lage, schnell auf Anfragen zu reagieren oder Workflows voranzutreiben.
Digitale Post reduziert die Kosten
Digitale Post benötigt kein Papier, verschwendet keinen wertvollen Lagerraum und benötigt keine Mitarbeiter, die die Briefpost digitalisieren oder intern weiterleiten müssen. Durch den Wegfall dieser Kostenblöcke sparen Unternehmen bei jedem Brief Geld ein.
Höhere Sicherheit und Einhaltung der Datenschutz-Vorgaben
Beim manuellen Einscannen oder der händischen Weiterleitung von Briefpost passieren unvermeidlich immer wieder Fehler. Diese sorgen für Ineffizienzen und lange Liegezeiten wichtiger Dokumente. Mit einer digitalen Poststelle eliminieren Sie Flüchtigkeitsfehler und halten gleichzeitig alle Anforderungen von DSGVO und GoBD ein.
Digitalisierung der Poststelle: Steigerung der Kundenzufriedenheit
Wenn Mitarbeiter dank der Digitalisierung der Poststelle interne Dokumente schneller erhalten und bearbeiten können, lassen sich Prozesse auch zügiger abwickeln. So reduzieren sich die Wartezeiten für Kunden und Lieferanten auf ein Minimum, was wiederum zu mehr Zufriedenheit führt.
Mehr Flexibilität im Unternehmen
Die ortsunabhängige Arbeit von Mitarbeitern gehört für viele Unternehmen inzwischen zum Alltag. Mit digitalisierter Post ist es möglich, auch mit diesen Mitarbeitern reibungslos zu kommunizieren. Über ihren digitalen Posteingang haben alle Mitarbeiter jederzeit flexibel Zugriff auf ihre Dokumente.
Größerer Fokus auf Umweltfreundlichkeit
Mit einem papierlosen Büro reduzieren Sie Ihren Papierverbrauch und schonen so aktiv die Umwelt. Besonders in Zeiten, in denen der Schutz der Umwelt immer wichtiger wird, ist ein digitalisiertes Büro für moderne Unternehmen ein Muss.
Unternehmensweit effizientere Workflows
Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen wie der internen Hauspost wirkt sich auf die Workflows des gesamten Unternehmens aus. Die interne Kommunikation bildet die Grundlage für zahlreiche Prozesse im Unternehmen bildet. Somit ist die Digitalisierung der Poststelle ein wichtiger Schritt, diese Prozesse zu optimieren.
Für welche Unternehmen eignet sich die Digitalisierung der Hauspost?
Besonders KMUs stellen sich immer wieder die Frage, inwiefern sich eine Digitalisierung der Geschäftsprozesse lohnt und ob sie für das eigene Geschäftsmodell und die alltäglichen Prozesse geeignet ist. Tatsache ist, dass die digitale Transformation sich in nahezu jedem Fall auszahlt. Unabhängig davon, wie groß ein Unternehmen ist, gibt es immer Möglichkeiten, Workflows zu optimieren und Kosten einzusparen.
Digitalisierung der Poststelle zur Verbesserung interner Prozesse
Die Digitalisierung der Poststelle eignet sich dabei für Unternehmen, die ihre interne Kommunikation oder den Ablauf Ihrer internen Prozesse verbessern möchten. Wichtig ist, dass Sie dabei von Anfang an eine klare Strategie festlegen und wissen, was Sie mit der Digitalisierung in welchen Bereichen erreichen möchten. Mithilfe dieser Strategie ermitteln Sie schon vor Start des Projekts, inwiefern sich die Umsetzung für Ihr Unternehmen rentiert.
Fazit
Ein Büro zu digitalisieren, ist eine Herausforderung. Die Einführung eines digitalen Posteingangs ist allerdings ein guter erster Schritt, um die Transformation anzugehen und Akzeptanz für die Veränderung zu schaffen. Mitarbeiter können ihre interne Post bequem versenden und empfangen und erkennen so schnell die Vorteile einer digitalen Poststelle. Damit eignet sich die Digitalisierung der Hauspost optimal als Grundstein für alle weiteren Maßnahmen.
