Lohnabrechnung online: schneller, sicherer und sparsamer als auf Papier

Lohnabrechnung auf Papier landet im Aktenordner

Etwa 3786 Euro hat jeder Deutsche 2020 laut dem Statistik-Portal Statista im Durchschnitt brutto verdient. Detailliert aufgelistet ist die Zusammensetzung dieser Lohnkosten für jeden Einzelnen in der Gehalts- oder Lohnabrechnung. Dieses Schreiben steckt voller Zahlen, von denen aber eine stets besonders interessant ist: Wie viel ist diesen Monat vom Lohn übriggeblieben? Viele kennen diese Abrechnung nur auf Papier. Nur: Die meisten Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer nehmen das Schreiben nur einmal in die Hand und heften sie dann für Jahre weg. Wie die Entgeltabrechnung digital deutlich effizienter und ressourcenschonender funktioniert, lesen Sie in diesem Blogbeitrag.

Notwendige Informationen für die Lohnabrechnung online

Um eine Online-Gehaltsabrechnung erstellen zu können, benötigen Sie als Arbeitgeber einige Informationen, die Ihren Arbeitnehmer betreffen. Darüber hinaus sind Angaben über Ihr Unternehmen fester Bestandteil einer jeden Gehalts- und Lohnabrechnung, die Sie online anfertigen. Diese elektronisch erstellten Lohn- und Gehaltsdokumente müssen unter anderem folgende Angaben enthalten:

1. Stammdaten Mitarbeiter (dauerhaft: Name, Adresse, Steueridentifikationsnummer, Geburtsdatum, Personalnummer etc.)
2. Bewegungsdaten Mitarbeiter (veränderlich: z.B. gearbeitete Stunden oder Zuschläge)
3. Betriebs- und Steuernummer der Firma
4. Daten der Berufsgenossenschaft des Arbeitgebers
5. Allgemeine Firmendaten (Name, Adresse, Hauptsitz bei Filialen)
6. Bankverbindung der Firma
7. Krankenkasse der Mitarbeitenden
8. Sozialversicherungsnummer Mitarbeiter und Beitragsgruppe (vier Ziffern)
9. Personengruppe Mitarbeiter (drei Ziffern)
10. Lohndaten: Angaben über den konkreten Bruttolohn

Welche Vorteile hat die Lohnabrechnung online?

Wenn Sie den Lohn Ihrer Belegschaft online abrechnen möchten, bietet Ihnen das eine unkomplizierte und schnelle form der Gehaltsabrechnung, die einen weiteren Schritt in Richtung papierloses Büro markiert. Ihre Belegschaft bekommt nämlich einen elektronischen Zugang für ihre digitale Gehaltsabrechnung und keinen Papierausdruck mehr, der aufwändig postalisch versendet werden muss. Das reduziert den Zeit- und Kostenaufwand in Ihrer Lohnbuchhaltung.

Elektronische Lohnabrechnung online schafft freie Kapazitäten

Porto, Kuverts, Papierbögen, Druckkosten – mit der Software zur Online-Lohnabrechnung lässt sich Geld sparen. Und Zeit sowieso, denn durch die elektronische Gehaltsabrechnung werden Kapazitäten frei, die dann anderweitig genutzt werden können. Hinzu kommt, dass die online einsehbaren Lohn- und Gehaltsdokumente sicherer sind als die auf Papier – und ein Zugriff ortsunabhängig möglich ist. Eine Abrechnung kann auf diese Weise nicht mehr verlorengehen.

Fazit

Die Lohnabrechnung ist effizienter, sparsamer und sicherer, wenn Sie sie online vornehmen. Außerdem müssen Sie sich keine Sorgen mehr machen, ob Sie auch tatsächlich alle wichtigen Lohn- und Gehaltsdokumente an Finanzamt, Krankenkasse und Steuerberater weitergeleitet haben. Alles geschieht automatisiert – so, wie Sie es sich zuvor eingerichtet haben. Hinzu kommt, dass die Online-Gehaltsabrechnung durch Papierverzicht die Natur schont und Ihre Lohnbuchhaltung aktiv entlastet, weil diverse Arbeitsschritte, insbesondere bei der Vorbereitung der Abrechnungen auf Papier, entfallen. Diese Ressourcen, die auf diese Weise frei werden, können Sie in Ihrem Unternehmen anderweitig viel besser nutzen.