In vielen Unternehmen existieren neben digitalen Workflows noch viele analoge. Das verursacht Medienbrüche.
Digitales Ablagesystem ersetzt papierbasiertes zunehmend
In der heutigen Zeit werden Informationen in atemberaubender Geschwindigkeit produziert und ausgetauscht. Dabei ist es von größter Bedeutung, dass Unternehmen im Büro eine funktionierende Ablage organisieren. Denn nur so lässt sich der Überblick bewahren und Zeit sparen. Die Digitalisierung spielt dabei eine wesentliche Rolle, denn sie ersetzt die traditionellen papierbasierten Ablagesysteme zunehmend. Aber wie genau funktioniert eine digitale Ablage? Und warum ist sie für Unternehmen so relevant? In diesem Blogartikel werden wir uns mit dieser Frage auseinandersetzen und Ihnen Tipps geben, wie Sie am besten Ihre digitale Ablage organisieren.
Definition: Was ist die digitale Ablage?
Der Begriff „digitale Büroablage“ bezieht sich auf die Verwaltung, Speicherung und Bereitstellung von Dokumenten und Informationen in elektronischer Form. Statt physischer Ordner und Aktenkästen werden digitale Systeme wie ein Dokumentenmanagement-System (DMS) mit angeschlossenem digitalem Archiv genutzt, um Dokumente zu organisieren und zu archivieren.
Welche Nachteile hat eine schlechte Ablage?
Eine schlechte Büroablage kann schnell zu einem regelrechten Alptraum werden. Jeder, der schon einmal versucht hat, in einem unordentlichen Büro nach wichtigen Dokumenten zu suchen, kennt das Gefühl der Frustration und der Zeitverschwendung. Eine schlechte Büroablage kann verschiedene Nachteile mit sich bringen, darunter:
- Zeitverschwendung bei der Suche nach Dokumenten und Unterlagen
- Verlust wichtiger Unterlagen und Dokumente
- Verzögerungen bei Projekten oder Aufgaben aufgrund von fehlenden Informationen oder Materialien
- Verwechslung von Dokumenten oder Daten aufgrund von Unordnung
- Überforderung und Stress aufgrund von Unordnung und Chaos
- Beeinträchtigung der Produktivität und Effizienz bei der Arbeit
- Möglicherweise negative Auswirkungen auf die Reputation und das Image des Unternehmens
- Risiko von Fehlern und Fehlkommunikation durch mangelnde Organisation und Strukturierung
Welche Vorteile bringt ein digitales Ablagesystem?
Ein aufgeräumtes und gut organisiertes Büro ist der Schlüssel zu einer produktiven Arbeitsumgebung. Eine gute Büroablage ist dabei unverzichtbar, um den Überblick über wichtige Dokumente, Unterlagen und Informationen zu behalten. In vielen Büros allerdings stapelt sich noch immer das Papier auf dem Schreibtisch und in Regalen, es herrscht Chaos und man verliert schnell den Überblick. Abhilfe schafft ein digitales Ablagesystem im papierlosen Büro. Ob im Büro oder als Homeoffice-Lösung: können Sie damit Ihre gesamte Ablage organisieren. Die Vorteile einer digitalen im Vergleich zur physischen Büroablage liegen klar auf der Hand:
- Platzsparend: Eine digitale Büroablage nimmt keinen physischen Platz ein. Alle Daten passen auf eine Festplatte, einen Server oder in die Cloud gespeichert, was Platz im Büro spart.
- Schneller Zugriff: Mit einer digitalen Büroablage im DMS kann man schnell auf gespeicherte Dokumente zugreifen und sie durchsuchen. Beim DMS in der Cloud ist das sogar ortsunabhängig möglich.
- Medienbruchfreie Workflows: Wer seine Dokumente digital archiviert, kann sie mühelos und jederzeit in digitale Workflows einbinden, und das ohne Medienbrüche.
- Mehrere Benutzer: Ein digitales Ablagesystem ermöglicht es mehreren Benutzern, auf dieselben Dokumente zuzugreifen und sie gemeinsam zu bearbeiten, ohne dass sie physisch an einem Ort sein müssen.
- Sicherheit: Eine digitale Büroablage bietet Schutz vor Verlust oder Beschädigung von Dokumenten, da sie durch Sicherheitsmaßnahmen wie Passwörter und Verschlüsselung geschützt werden kann.
- Kosteneffizient: Eine digitale Büroablage kann dazu beitragen, Kosten für Papier, Druckertinte, Ordner und andere Materialien zu sparen.
- Nachhaltigkeit: Eine digitale Büroablage trägt zur Nachhaltigkeit bei, da sie den Bedarf an Papier und anderen Materialien reduziert und somit weniger Abfall produziert.
In 10 Schritten eine digitale Ablage organisieren
Wer seine Ablage im Büro digitalisieren möchte, benötigt ein gutes System und eine Software, die es unterstützt. Ein Dokumentenmanagement-System mit angeschlossenem digitalem Archiv ist ein leistungsfähiges und zuverlässiges Tool für diese Aufgabe. Mit diesen 10 Schritten gelingt es Ihnen, die Papierwirtschaft hinter sich zu lassen und Ihre elektronische Ablage zu organisieren.
1. Definieren Sie die Anforderungen
Denken Sie darüber nach, welche Dokumente und Daten Sie digital archivieren möchten und welche Anforderungen Sie an das DMS stellen. Welchen Prozess möchten Sie zum Beispiel automatisieren? Die Eingangspostverarbeitung? Die digitale Rechnungsverarbeitung? Die Löschung von Dokumenten nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen? Bereiten Sie sich intensiv auf die Umstellung vor, damit am Ende auch alle Funktionen verfügbar sind.
2. Auswahl des DMS
Stellen Sie eine Auswahl an DMS-Systemen zusammen, die Ihren Anforderungen entsprechen. Vergleichen Sie die Systeme miteinander unter verschiedenen Gesichtspunkten. Treffen Sie dann eine Entscheidung für das passende System.
3. Erstellen Sie eine Ordnerstruktur
Legen Sie eine Ordnerstruktur fest. Diese sollte es Ihnen ermöglichen, Dokumente einfach und schnell zu finden. Vermeiden Sie also zu viele Unterverzeichnisse und zu komplexe Hierarchien. Eine Struktur könnte etwa Finanzdokumente, Kundenakten und Verträge beinhalten. Orientieren Sie sich dabei an der Struktur der Papier-Ablage, um eine gute Übersichtlichkeit zu gewährleisten.
4. Erstellen Sie digitale Akten
Legen Sie für alle Kunden, Projekte und Vorgänge eigene digitale Akten an und ordnen Sie die digitalen Dokumente den entsprechenden Ordnern zu. So sind Dokumente einfach zu finden. Digitale Akten im DMS ermöglichen eine bessere Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Abteilungen und Mitarbeitern, da alle relevanten Informationen für alle zugänglich sind.
5. Schaffen Sie Regeln für die Dokumentablage
Legen Sie ein Schema für die automatisierte Digitalisierung von Dokumenten aus dem Postfach oder dem Scanner fest: Wie sollen Dokumente benannt werden? Wie sollen sie verschlagwortet werden? Und in welchem Format sollen sie gespeichert werden, damit sie im Anschluss bestmöglich in medienbruchfreien digitalen Workflows zur Verfügung stehen?
6. Definieren Sie Zugriffsrechte
Regeln Sie schon allein vor dem Hintergrund von Datenschutz und Datensicherheit, wer auf welche Dokumente und Akten zugreifen darf. Dabei sollten Sie sichergehen, dass nur autorisierte Personen vertrauliche Dokumente einsehen dürfen.
7. Schulen Sie Ihre Mitarbeiter
Der effiziente Umgang mit dem DMS und digitalen Akten will gelernt sein. Nur so ist gewährleistet, dass alle mit denselben Methodiken arbeiten, das System effektiv genutzt und die Dokumente korrekt abgelegt werden.
8. Regelmäßige Wartung
Stellen Sie beim On-premises-Betrieb sicher, dass das DMS regelmäßig gewartet wird. Ideal ist ein Cloud-DMS, das der Software-Anbieter regelmäßig updatet und der auch für ein Backup sorgt. Es ist darüber hinaus skalierbar und benötigt keine separate Hardware.
9. Überprüfen Sie die Ablage
Überprüfen Sie regelmäßig die Ablagestruktur. Stellen Sie sicher, dass diese weiterhin effektiv und sinnvoll ist. Eine passende Ablagestruktur steigert die Effizienz, erfüllt Compliance-Auflagen und reduziert das Aufkommen von Fehlern, wenn etwa das Speichern von Dokumenten in falschen Ordnern oder das Erstellen von Duplikaten unterbleibt.
10. Kontrolle und Optimierung
Optimieren Sie die Ablagestruktur und das DMS-System, damit es stets den aktuellen Anforderungen entspricht und seine volle Leistungsfähigkeit ausspielen kann.
Ein erfahrener Digitalisierer wie paperless solutions unterstützt Sie gern bei der Auswahl der Software, der Umsetzung Ihrer Digitalisierungspläne und gegebenenfalls bei der Implementierung von Drittsoftware in Ihr System mittels Schnittstellen.
Fazit
Wenn Sie eine digitale Ablage organisieren möchten, ob nun im Büro oder zu Hause im Homeoffice, werden Sie feststellen, dass diese der analogen Ablage meilenweit voraus ist. Das papierlose Büro spart viel Zeit und Ressourcen und damit Geld. Mehr noch, ebnet die digitale Ablage den Weg zu rein digitalen Workflows und macht Unternehmen bereit für die Zukunft. Papierbasierte Prozesse in Unternehmen gehören der Vergangenheit an. Gut beraten ist, wer sich möglichst schnell davon löst.
