Elektronische Belegerfassung für automatisierte Rechnungs-Workflows

Die Belegdigitalisierung verschlankt Prozesse, spart Geld und unterstützt mobile Arbeitsweisen

Modernes, digitales Rechnungsmanagement

Worin besteht eine der größten Herausforderungen vieler Buchhalter? In den meisten Unternehmen trudeln Rechnungen noch immer in den unterschiedlichsten Formaten ein. Auf Papier oder digital. Anstatt die digitalen Belege auszudrucken und abzuheften, wie es noch heute häufig geschieht, ist die digitale Belegerfassung die zukunftsweisende Lösung. Einmal in Ihrem Unternehmen installiert, spielt die automatische Rechnungserfassung und -archivierung ihre vielfältigen Vorteile aus. Im papierlosen Büro sparen Sie nicht nur viel Platz, Zeit und Geld. Mehr noch profitieren Sie von rein digitalen Workflows, die Ihnen sogar ortsunabhängiges Arbeiten ermöglichen.

Was bedeutet (automatische) Belegerfassung?

Die automatische Belegerfassung ist Ihr wichtigster Schritt zur digitalen Eingangsrechnungsverarbeitung in der Cloud. Mit ihr können Sie Rechnungen aus der Post digitalisieren. Schon beim Rechnungsimport in Ihr Dokumentenmanagement-System (DMS) liest Ihre Rechnungserfassung sämtliche wichtigen Rechnungsdaten wie Name, Betrag, Datum und IBAN aus. Das gilt für digitale Formate wie PDF-Dokumente, die per E-Mail ankommen, wie für analoge Papier-Rechnungen, die Sie digitalisieren müssen.

Eingangsrechnungen scannen und digital verarbeiten

Diese postalischen Rechnungen nehmen Sie einfach durch ersetzendes Scannen in Ihr GoBD- und DSGVO-konformes, digitales Archiv auf, das an Ihr DMS angeschlossen ist. Die OCR-Technologie (Optical Character Recognition) macht es möglich. Gleichzeitig kategorisiert und archiviert das System Ihre Eingangsrechnungen und bereitet sie für die digitale Weiterverarbeitung vor. Dazu gehört beispielsweise der Datenexport über die DATEV-Schnittstelle, aber auch die Übergabe an digitale Workflows wie den Freigabeprozess.

Welche Vorteile hat die digitale Belegerfassung?

Wer weniger Zeit für administrative Prozesse benötigt, hat mehr Freiraum fürs Kerngeschäft. Das ist einer der Hauptvorteile im Zusammenhang mit dem digitalen Belegimport. Warum das so ist? Weil die Weiterverarbeitung der Belege rein digital abläuft, bis hin zu Dunkelbuchungen. Kein Abheften, kein langwieriges Suchen nach verschollenen Dokumenten, keine Platzverschwendung mehr durch physische Aktenarchive: All das sind Faktoren, die bares Geld sparen und Ressourcen sparen oder freisetzen. Das digitale Belegmanagement bietet aber noch weitere Vorzüge:

• Geringere Fehlerquote: Wer bei der Buchführung keine Kontierungsdaten mehr abtippen muss, kann auch keine Fehler machen. Das heißt: Die Fehlerquote sinkt durch das automatische Auslesen der Rechnungsdaten.
• Ortsunabhängige Rechnungsfreigabe: Wenn Sie Belege digital erfassen, landen diese automatisch in Ihrem DMS in der Cloud. Dies ermöglicht Ihnen einerseits die Bearbeitung und Freigabe Ihrer Rechnungen von unterwegs. Ihr System bietet Ihnen zudem die Möglichkeit der mobilen Belegerfassung per App auf Dienstreisen. Diese werden dann automatisch nach der Kategorisierung in Ihr DMS hochgeladen und archiviert.
• Mobile Verfügbarkeit der Daten: Mit Ihrem DMS in der Cloud haben Sie überall Zugriff auf Ihre Eingangsrechnungen und so stets die Kontrolle, auch unterwegs.
• Festgelegte Workflows: Das automatische Belegmanagement lässt die Einrichtung individualisierter Workflows für Eingangsrechnungen zu. Das bedeutet, dass Rechnungen nach der Kategorisierung vor ihrer Freigabe bestimmte Schritte durchlaufen müssen.
• Schnelle Auffindbarkeit: Jede Rechnung, die im digitalen Archiv Ihres DMS landet, ist durch eine integrierte Stichwortsuche sofort auffindbar. Das ist besser, als ein Aktenarchiv durchsuchen zu müssen.
• Alles digital – keine Medienbrüche: Jede Rechnung ist sofort von überall aus in jeden digitalen Workflow einbindbar. Weiterleitung? Kein Problem. Jeder kommt immer an das digitale Dokument. Freigabe? Von jedem Ort aus machbar.
• Entlastung:  Die Buchhaltung wird durch die digitale Belegerfassung massiv entlastet. Keine Kopien mehr, keine lange Sucherei, kein Herumwuchten von Ordnern. In Sekundenschnelle steht jedes Dokument zur Verfügung und die Buchführung wird mit digitalen Akten zum Kinderspiel.

Die automatisierte Belegerfassung in Ihrem Unternehmen

Wenn auch Sie Ihre Belege künftig digital erfassen und archivieren möchten, benötigen Sie einen starken Partner, der Sie bei der Installation und Einrichtung Ihres neuen Systems unterstützt. Damit alles reibungslos läuft und Sie bald in einem papierlosen Büro arbeiten können, benötigen Sie folgende Komponenten:

• Scanner: Mit ihm digitalisieren Sie zukünftig eingehende Papierrechnungen und gegebenenfalls auch noch Ihr Altarchiv. So machen Sie Ihre IT zu einem digitalen Firmenarchiv, in dem nichts mehr verloren geht und jedes Dokument superschnell auffindbar und verarbeitbar ist.
• DMS in der Cloud: Das DMS ist das Herzstück Ihrer digitalen Buchhaltung. Es sammelt alle Dokumente und stellt sie durchsuchbar zur Verfügung. Außerdem sorgt es dafür, dass die Inhalte, die Sie archivieren, ortsunabhängig zur Verfügung stehen und genutzt werden können.
• OCR-Texterkennung: Die OCR-Texterkennung ist die Basis für den Datenimport aus Papierdokumenten bei der Digitalisierung. Sie sorgt dafür, dass alle Angaben korrekt übertragen werden und die Dokumente am Ende auch richtig zugeordnet werden können.
• Digitales und GobD- sowie DSGVO-konformes Archiv: Das digitale Archiv stellt sicher, dass steuerrelevante Unterlagen dort GoBD-konform abgelegt werden können. Das bedeutet, dass sie lückenlos, unveränderbar und lesbar zur Verfügung stehen, wenn eine Steuerprüfung ansteht.

Fazit

Die Belegdigitalisierung ist der einzig sinnvolle Weg für den Umgang mit Eingangsrechnungen. Aktenarchive verschlingen viel zu viel Platz und Arbeitskraft, um in der heutigen Zeit noch wirtschaftlich zu sein. Wichtig ist es, von Anfang an mit einem kompetenten Digitalisierungspartner zu kooperieren, dessen Erfahrungsschatz Ihnen bei der Realisierung der digitalen Belegerfassung hilft. Die Zeit ist absehbar, dass Papier in Büros bald keine Rolle mehr spielen wird, weil der Verbrauch an kostbaren Ressourcen viel zu groß ist.