Automatisierte Rechnungsverarbeitung: Kostensenkung durch reibungslose Arbeitsabläufe im Unternehmen

Reibungslose Abläufe und geringe Kosten – auf diesen gemeinsamen Nenner können sich wohl alle Unternehmen einigen, die effizient und konkurrenzfähig wirtschaften wollen. Doch wie erreicht man dieses Ziel? Ein geeigneter Baustein ist die automatisierte Rechnungsverarbeitung. Mit ihr bearbeiten Unternehmen ihre Rechnungen schnell und effizient, weil sie repetitive manuelle Arbeitsschritte reduzieren und dadurch Zeit sparen. Die Integration moderner Technologie in das Rechnungswesen erleichtert es den Mitarbeitern, sich auf wertschöpfende Tätigkeiten zu konzentrieren, anstatt sich mit Papier und manuellen Prozessen aufzuhalten. Welche Vorteile die Automatisierung von Rechnungsprozessen bietet und wie auch Sie diese in Ihrem Unternehmen implementieren, erfahren Sie in diesem Blogartikel.

Definition: Was ist automatisierte Rechnungsverarbeitung?

Automatisierte Rechnungsverarbeitung ist die Nutzung digitaler Technologien zur automatischen Erfassung, Prüfung, Bearbeitung und Archivierung von Rechnungen im Rechnungswesen. Dieser Prozess umfasst die elektronische Rechnungsverarbeitung, Rechnungsautomatisierung und automatische Rechnungsbearbeitung, um manuelle, repetitive Arbeitsschritte zu minimieren. Ziel ist die Effizienzsteigerung und Fehlerreduktion in der Kreditorenbuchhaltung durch die Integration von Softwarelösungen. Dabei werden Rechnungen digital verarbeitet, um die Kontrolle und Nachverfolgbarkeit zu verbessern, Zahlungen zu beschleunigen und Kosten zu senken. Diese Lösung vereinfacht die Arbeit der Mitarbeiter, indem sie den Papierverbrauch reduziert und den gesamten Rechnungsprozess automatisiert.

Technologische Grundlagen der Rechnungsautomatisierung

Die Automatisierung der Rechnungsbearbeitung stützt sich auf Technologien wie OCR, künstliche Intelligenz (KI) und maschinelles Lernen, um die digitale Rechnungsverarbeitung zu ermöglichen und manuelle Prozesse zu ersetzen.

• OCR (Optical Character Recognition): OCR wandelt gedruckten Text in digital lesbaren Text um, was die automatische Rechnungsverarbeitung von Papier- oder PDF-Rechnungen ermöglicht.
• Künstliche Intelligenz (KI) und maschinelles Lernen: KI und maschinelles Lernen erkennen Muster in Rechnungsdaten, klassifizieren Rechnungen, extrahieren Daten und validieren automatisch.

Ein Vergleich von manuellen und automatisierten Prozessen verdeutlicht die qualitativen und quantitativen Unterschiede bei der Verarbeitung von Rechnungen:

Manuelle Prozesse

1. Eingang der Rechnung: Empfang und Weiterleitung von Papier- oder PDF-Rechnungen.
2. Erfassung der Daten: Manuelles Abtippen und Verifizierung der Rechnungsdaten.
3. Genehmigungsprozess: Physische Weitergabe und manuelle Überprüfung.
4. Zahlungsfreigabe und -ausführung: Manuelle Eingabe und Ausführung von Zahlungen.
5. Archivierung: Physische oder manuelle digitale Ablage.

Automatisierte Prozesse

1. Eingang der Rechnung: Automatischer Import und OCR-Erfassung.
2. Erfassung der Daten: Automatische Datenextraktion und Abgleich.
3. Genehmigungsprozess: Elektronische Workflows und automatisierte Prüfungen.
4. Zahlungsfreigabe und -ausführung: Automatisierte Zahlungsvorbereitung und -ausführung.
5. Archivierung: Automatische digitale Archivierung.

Vorteile der automatisierten Rechnungsverarbeitung

Resultierend aus der Gegenüberstellung der manuellen und automatisierten Prozesse ergibt sich eine ganze Palette an Vorteilen, die die digitale Rechnungsverarbeitung mit sich bringt. Unternehmen, die ihr Rechnungswesen automatisieren, profitieren unter anderem von folgenden Vorzügen:

• Effizienzsteigerung: Durch die Automatisierung der Rechnungsprozesse wird die Bearbeitungszeit erheblich verkürzt, da digitale und elektronische Rechnungsverarbeitung repetitive manuelle Eingriffe überflüssig macht. Dies führt zu einer schnelleren und einfacheren Abwicklung in der Kreditorenbuchhaltung.
• Fehlerreduktion: Automatisierte Rechnungsverarbeitung reduziert die Wahrscheinlichkeit von menschlichen Fehlern, die bei manuellen Dateneingaben häufig auftreten. Die integrierte elektronische Rechnungsverarbeitung sorgt für präzisere und zuverlässigere Daten.
• Kosteneinsparungen: Die Automatisierung der Rechnungsbearbeitung senkt die Betriebskosten durch geringeren Personalaufwand und weniger Fehlerkorrekturen. Dadurch wird das Rechnungswesen effizienter und kostengünstiger.
• Verbesserte Datenverfügbarkeit: Digitale Rechnungsverarbeitung ermöglicht einen sofortigen Zugriff auf Rechnungsdaten und verbessert somit die Transparenz und Nachverfolgbarkeit in der Kreditorenbuchhaltung. Dies erleichtert die Entscheidungsfindung und Berichterstattung.
• Reduktion des Papierverbrauchs: Durch die Umstellung auf elektronische Rechnungen wird der Papierverbrauch signifikant reduziert, was nicht nur Kosten spart, sondern auch umweltfreundlicher ist. Die Automatisierung von Finanzprozessen trägt somit zur Nachhaltigkeit bei.
• Verbesserung der Arbeitsbedingungen: Automatisierte Rechnungsprozesse entlasten die Mitarbeiter von monotonen und repetitiven Aufgaben, wodurch sie sich auf wertschöpfendere Tätigkeiten konzentrieren können. Dies steigert die Mitarbeiterzufriedenheit und kann die Arbeitsqualität im Rechnungswesen verbessern.

Anwendungsfälle: automatisierte Rechnungsbearbeitung

Branchenspezifische Anwendungsfälle für die Automatisierung von Rechnungsprozessen:

• Industrie: Die automatisierte Kreditorenbuchhaltung hilft Industrieunternehmen, die Verarbeitung von Lieferantenrechnungen zu beschleunigen und Kosten zu kontrollieren.
• Handel: Die digitale Rechnungsverarbeitung unterstützt den Handel bei der effizienten Verwaltung von Eingangsrechnungen und verbessert die Transparenz der Zahlungsabwicklung.
• Gesundheitswesen: Im Gesundheitswesen optimiert die automatisierte Rechnungsbearbeitung die Abrechnungsprozesse, erhöht die Genauigkeit und erleichtert die Einhaltung von Compliance-Vorschriften.
• Logistik: In der Logistikbranche vereinfacht die Automatisierung der Rechnungsverarbeitung die Verwaltung von Lieferantenabrechnungen und optimiert die Buchhaltungsprozesse.
• Dienstleistungssektor: Für Dienstleistungsunternehmen ermöglicht die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung eine schnellere Rechnungsstellung und verbessert die Liquiditätsplanung durch beschleunigte Zahlungseingänge.

5 Schritte: Rechnungen digital verarbeiten

Die Implementierung einer Lösung, um die Kreditorenbuchhaltung zu automatisieren, bedarf einer fundierten Vorbereitung und eines strukturierten Vorgehens. Hier ist eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Implementierung der automatisierten Rechnungsverarbeitung:

1. Schritt: Vorbereitung:

• Analyse des aktuellen Rechnungsprozesses und Identifikation manueller, repetitiver Aufgaben im Rechnungswesen.
• Festlegung der Ziele: Reduktion von Bearbeitungszeit, Fehlerminimierung, Kosteneinsparungen und verbesserte Datenverfügbarkeit.

2. Technologieauswahl:

• Definieren von Auswahlkriterien für die richtige Software: Integration in bestehende Systeme, Funktionsumfang (automatisierte Rechnungsbearbeitung, digitale Dokumentenverwaltung), Benutzerfreundlichkeit und Kosten.

3. Schulung und Change Management:

• Entwicklung und Durchführung von Trainingsprogrammen für Mitarbeiter zur Nutzung der neuen automatisierten Rechnungsverarbeitungssoftware.
• Implementierung von Strategien zur Förderung der Akzeptanz und Motivation der Mitarbeiter für die Veränderung.

4. Pilotphase:

• Durchführung eines Testlaufs der automatisierten Rechnungseingangsbearbeitung in einer begrenzten Abteilung oder für einen definierten Zeitraum.
• Sammlung von Feedback von Mitarbeitern und Anpassung der Prozesse basierend auf den Rückmeldungen.

5. Vollständige Implementierung und Überwachung:

• Rollout der automatisierten Rechnungsverarbeitung im gesamten Unternehmen oder in allen relevanten Abteilungen.
• Kontinuierliche Überwachung und Optimierung der automatisierten Finanzprozesse, um sicherzustellen, dass die gesetzten Ziele erreicht werden und die Prozesse effizient und fehlerfrei ablaufen.

Rechnungsverarbeitung mit paperless solutions

• Automatisierte Rechnungseingangsbearbeitung (auch in der Industrie): Reduziert manuelle Aufgaben und beschleunigt den Eingangsprozess von Rechnungen. (Und: Automatisierte Rechnungseingangsbearbeitung in der Industrie mit Künstlicher Intelligenz)
• Rechnungen digital verarbeiten: Digitale Rechnungsbearbeitung erleichtert die elektronische Erfassung und Verarbeitung von Rechnungen.
• Integriertes Rechnungsmanagement: Digitale Rechnungsverarbeitung bietet eine zentrale Plattform zur Verwaltung und Nachverfolgung von Rechnungen, auch als mobile Rechnungsverarbeitung.
• Kosteneinsparungen: Reduziert die Betriebskosten durch effizientere Prozesse.
• Einfache Handhabung: Nutzerfreundliche Lösung für eine unkomplizierte Anwendung.
• Reduktion manueller Arbeit: Minimiert repetitive und fehleranfällige manuelle Tätigkeiten im Buchhaltungsbereich.
• Verbesserung der Buchhaltungsqualität: Erhöht die Genauigkeit und Transparenz der Buchhaltungsdaten.
• Effiziente Ressourcennutzung: Optimiert den Einsatz von Arbeitskräften und Ressourcen im Unternehmen.

Effiziente Automatisierung von Finanzprozessen

Die automatisierte Rechnungsverarbeitung bietet Unternehmen eine effiziente Lösung zur Optimierung ihrer Finanzprozesse. Durch die Reduktion manueller Arbeitsschritte und die Nutzung moderner Technologien wie OCR und künstliche Intelligenz werden nicht nur Fehler minimiert, sondern auch die Bearbeitungszeit erheblich verkürzt. Dies führt zu einer Kostenersparnis und ermöglicht es Mitarbeitern, sich auf strategischere Aufgaben zu konzentrieren. Die Implementierung einer solchen Lösung bietet somit nicht nur eine verbesserte Buchhaltungsqualität, sondern auch eine nachhaltige und zukunftsorientierte Grundlage für Unternehmen, um wettbewerbsfähig zu bleiben.