Workflow-Management: Diese 6 Vorteile machen ein Investment für Sie lukrativ

Digitale Workflow-Tools ermöglichen in Ihrem Unternehmen das Generieren strategischer Daten

Arbeitsschritte automatisiert aufeinander abstimmen

Arbeitsabläufe können simpel, aber eben auch ganz schön komplexe Wenn-Dann-Gefüge sein. Ein festgelegter Schritt folgt dabei stets auf den nächsten. Zum Beispiel bei der Rechnungsfreigabe: Hier wird das Dokument überprüft und genehmigt, bevor die Rechnungssumme bezahlt wird. Ein anderer, noch umfangreicherer Workflow, ist die Besetzung einer freien Stelle in einem Unternehmen. Vom Inserieren der Stellenanzeige über die Bewerberauswahl und die Vorstellungsgespräche bis hin zur Zusage sind diverse Arbeitsschritte notwendig. Eine gute Workflow-Management-Software kann dabei helfen, alle Schritte ideal aufeinander abzustimmen – und das teils automatisiert. Welche Vorteile ein gutes Workflow-Tool bringt, lesen Sie in diesem Blogbeitrag.

Was ist Workflow-Management?

Workflow-Management, auf Deutsch Arbeitsablaufverwaltung, bezeichnet die Software-gestützte, (teil)automatisierte Abstimmung von Arbeitsschritten innerhalb eines Geschäftsprozesses aufeinander. So soll sichergestellt werden, dass alle Teilschritte so effizient wie möglich nacheinander und von den dafür zuständigen Personen erledigt werden. Diese werden, je nach Art des Workflows, etwa automatisch per E-Mail benachrichtigt, wenn ihrerseits eine Handlung erforderlich ist. Bei der Rechnungsfreigabe kann das die manuelle Kontrolle einer Eingangsrechnung sein, die das System als fehlerhaft erkannt hat, beim Bewerbungsprozess die Benachrichtigung, dass eine Bewerbung eingegangen ist, die es zu sichten gilt.

Wie kann man Workflows managen?

Um einen Workflow zu managen, nutzen Sie üblicherweise eine Software, mit deren Hilfe Sie die einzelnen Arbeitsschritte des Workflows modellieren und aufeinander abstimmen können. Diese Workflow-Management-Tools bringen Ihnen eine Menge Vorteile, denn sie nehmen Ihnen durch Automatisierungen nicht nur eine Menge Arbeit ab, sie erkennen auch zu erledigende Arbeitsschritte und weisen diese automatisch den richtigen Mitarbeitern zu.

Digitaler Workflow beim Dokumentenmanagement

Digitale Workflows, die zum Beispiel die Arbeit mit Dokumenten betreffen, können Sie in einem Dokumentenmanagement-System (DMS) festlegen. Das bedeutet, dass Dokumente, die Ihr DMS auf digitalem Wege erreichen, automatisch klassifiziert, abgelegt oder zur Bearbeitung an die richtige Stelle weitergeleitet werden.

Worin bestehen die Vorteile von Workflow-Management?

Das Workflow-Management hat mehrere Funktionen, um Arbeitsabläufe zu verbessern. So analysieren, steuern und überwachen Workflow-Management-Systeme die modellierten Geschäftsprozesse, was KMU und großen Unternehmen vor allem Vorteile hinsichtlich der Sicherheit und Effizienz ihrer Arbeitsabläufe einbringt. Die zentralen Vorteile, die ein Workflow-Management-Tool mit sich bringt, in der Übersicht:

1. Fehleranfälligkeit reduzieren

Digitale Workflows, die immer einem bestimmten Muster, einem Ablauf folgen, sind weniger fehleranfällig. Wenn Sie die Arbeitsabläufe in Ihrem Unternehmen standardisieren, weiß jeder Mitarbeiter in allen Abteilungen intuitiv, was zu tun ist, wenn die Workflow-Software eine bestimmte Aktion fordert, um die nächste in Gang setzen zu können.

2. Ablauf-Optimierung

Workflow-Management-Systeme sind nicht nur programmierte Ablauf-Roboter, sie sind smart. Sie sind smart, weil jeder Workflow Daten hervorbringt, die der Mensch sammeln, analysieren und daraus seine Rückschlüsse ziehen kann. Kurz: Workflow-Management-Systeme fördern Optimierungspotenziale zu Tage, mit denen Unternehmen strategisch ihre Digitalisierung verbessern können.

3. Transparente Geschäftsprozesse

Wo zusammengearbeitet wird, gibt es Zuständigkeiten. Digitale Workflows, die gemanagt werden, benennen diese Zuständigkeiten genau. Und noch mehr: Jede Aktion, die im Zusammenhang mit einem bestimmten Workflow durchgeführt, hält das System fest. So ist immer nachvollziehbar, wer wann welche Aktion durchgeführt hat.

4. Schnellere Standard-Prozesse

Jedes gute System ist irgendwann eingespielt, und das ist auch einer der Vorteile beim Workflow-Management. In jeder Digitalisierungsstrategie geht es darum, die grundlegenden Abläufe zu verbessern, zu beschleunigen und zur Routine werden zu lassen. Workflow-Management-Systeme helfen Ihnen dabei – wie eine DMS-Software beim Dokumentenmanagement.

5. Geringere Fehleranfälligkeit

Arbeitsabläufe, die automatisiert gesteuert werden, weisen ein geringeres Fehlerpotenzial auf. Ein Beispiel: Wer die Rechnungsverarbeitung per Hand vornimmt, wird mit hoher Wahrscheinlichkeit Fehler wie Zahlendreher produzieren. Ist die Rechnungsbearbeitung als Workflow gemanagt, kann die OCR (Optical Character Recognition) des DMS die Daten auslesen und die Bearbeitung automatisiert weiterführen.

6. Zeit- und Geldersparnis

Einer der größten Vorteile von Workflow-Management ist die Zeitersparnis, die mit ihm einhergeht. Das Workflow-Tool erkennt sofort, wenn ein Arbeitsschritt abgeschlossen ist, und leitet den nächsten in die Wege. Das ist echte Effizienz, weil keine Zeit verstreicht. So verringern Sie die Durchlaufzeiten und können Kosten reduzieren.

Fazit

Workflow-Management bietet Ihrem Unternehmen viele Vorteile. Die wichtigsten: Die Fehlerquote sinkt, die Produktivität steigt und die Kosten sinken. Ein Workflow-Tool macht Ihre Arbeitsabläufe aber nicht nur ortsgebunden smart – vielmehr lassen sich über die Cloud mehrere Standorte verbinden, sodass eine Automatisierung von Workflows auch über Unternehmens- und Ländergrenzen hinweg geschehen und so die interne Collaboration unterstützen kann.