Digitales Dokumentenmanagement: Steel Service Krefeld meistert Wandel

Mit paperless solutions als Partner Prozesse optimiert und Weichen für digitale Zukunft gestellt

Steel Service Krefeld (SSK) GmbH

Die Steel Service Krefeld (SSK) GmbH wurde 2013 gegründet, ist familiengeführt und hat ihren Hauptsitz in Krefeld, Deutschland. Das Unternehmen ist auf den Handel mit Präzisionsflachstahl, vorbearbeiteten Werkzeugstählen sowie zeichnungsgebundenen Teilen spezialisiert und unterhält umfangreiche Lagerbestände von mehr als 2.300 Tonnen Material. Außerdem bietet es 3D-Druckmaschinen für die Additive Fertigung und Fräsmaschinen für den Werkzeugbau. Mit einem zusätzlichen Lager-Standort in Sheffield (Großbritannien) und und eigenständigen Tochterunternehmen in Montreal (Kanada) und Johnson City (USA), welche nicht zur GmbH gehören, zählt es zu den größten werksunabhängigen Lagerhändlern in Europa. Das Team am Standort Krefeld besteht aus 23 Mitarbeitenden. Seit 2015 ist das Unternehmen nach DIN EN ISO 9001 und seit 2024 nach DIN EN ISO 14001 zertifiziert und bietet seine mehr als 10.000 Produkte auch über einen Online-Shop an.

 

Steel Service Krefeld: Stahlhandel mit digitalem Faible 

Die Steel Service Krefeld GmbH hat Kunden auf der ganzen Welt. Der Großteil von ihnen ist allerdings in Deutschland und dem europäischen Raum angesiedelt. „Das sind überwiegend Händler, weil wir nicht an Endverbraucher verkaufen“, erklärt Bianca Gierowski, Einkaufsleiterin und Prokuristin bei Steel Service Krefeld GmbH. „Wir machen ein reines Händlergeschäft, abgesehen vom Produktsegment Metallpulver: „Das ist eine Ausnahme, da läuft es ein bisschen anders.“ In Sachen Digitalisierung ist das Unternehmen einer der Vorreiter in der Stahlbranche: „Als wir damals mit dem Online-Shop angefangen haben, waren wir mit die ersten in diesem Produktsegment.“ Noch heute, führt Gierowski aus, gebe es noch nicht sehr viele vergleichbare Online-Shops im Bereich des Stahlhandels.

Idee: digitales Dokumentenmanagement, um Prozesse zu vereinfachen 

„Die Geschäftsführung – das sind der Firmengründer Jürgen Beesen und sein Sohn Patrick – ist seit jeher sehr affin, was die Digitalisierung angeht“, sagt Bianca Gierowski, „und durch ein Software-Unternehmen, mit dem wir sehr eng zusammenarbeiten, kam die Idee auf, ein Dokumentenmanagement-System (DMS) einzuführen.“ Bei all diesen Entscheidungen stehen immer zwei zentrale Fragen im Zentrum der Betrachtung, nämlich diese: In welche Richtung können wir uns entwickeln? Und welche Prozesse können wir im Unternehmen noch vereinfachen?  

 

Zielsetzung: Ortsunabhängiger Zugriff auf alle Dokumente 

In diesem Falle stand die Zielgruppe schnell fest, die von einem digitalen Dokumentenmanagement-System profitieren würde: „Insbesondere Mitarbeitende, die im Außendienst tätig sind, sollten mit einem DMS auch von außerhalb auf sämtliche Dokumente zugreifen können“, blickt Gierowski auf eines der Hauptargumente zurück, Stichwort mobiles Arbeiten. Zugleich erinnert sie sich noch lebhaft daran, wie ihr Chef einst, noch vor der DMS-Einführung, auf eine dreiwöchige geschäftliche Asienreise gegangen war: „Mit einem Koffer voller Papier, um vor Ort entsprechend vorbereitet zu sein.“ 

Verknüpfung der IT-Systeme mit dem DMS und Papierreduktion 

Das Idealbild, das eine DMS-Einführung erfüllen sollte, formuliert die Prokuristin so: „Wir wollten ortsunabhängig auf alle Dokumente und Daten zugreifen können, das war die Ausgangsposition.“ Und mehr noch: Eine Verknüpfung der IT-Systeme mit dem DMS war ebenso wichtig. „Aus dem Warenwirtschaftssystem sollten zum Beispiel Dokumente direkt ins Dokumentenmanagement-System übertragen werden“, umreißt sie eine weitere Anforderung an die Software. Ein zusätzliches übergeordnetes Ziel neben dem reinen Effizienzgewinn war ökologischer und ökonomischer Natur: die Reduktion des Papieraufkommens. 

DMS-Software sollte komplexe Papierakten 1:1 abbilden 

Hinzu kommt: „Die Software sollte in digitalen Akten genau das abbilden, was wir in Papierform hatten, weil wir ja ein Import-Export-Unternehmen sind und sehr viele verschiedene Dokumentenarten haben.“ Das habe ein bisschen Mühe und Hirnschmalz gekostet, fasst Bianca Gierowski zusammen, „aber wir haben es tatsächlich geschafft, unsere Papierakten 1:1 ins Digitale zu übertragen.“ Diese Akten, das sind beispielsweise komplette Anfrageverläufe, Angebote, Bestellungen, Auftragsbestätigungen, Schriftwechsel, technische Spezifikationen, Versanddokumente, Zolldokumente und vieles mehr. 

Kontakt zu paperless solutions durch Empfehlung 

Und wie ist Steel Service Krefeld dann am Ende auf paperless solutions gestoßen? „Durch unser Software-Partnerunternehmen“, verrät Bianca Gierowski. „Dessen Geschäftsführer kannte den Geschäftsführer von paperless solutions. So ist der Kontakt zustande gekommen.“ Man habe dann auch gar nicht weitergesucht oder andere Anbieter miteinander verglichen.  

Inzwischen nutzt das Stahlunternehmen auch Software im Bereich Qualitätsmanagement, die paperless solutions als Dienstleister und Reseller bei Steel Service Krefeld implementiert hat. „Wir haben mit zwei Modulen begonnen und werden jetzt sukzessive erweitern“, blickt Gierowski voraus. 

Zusammenarbeit mit paperless solutions: transparent und im Zeitplan 

Die Zusammenarbeit mit paperless solutions beschreibt die Einkaufsleiterin so: „Zum Start wurde ein Projektteam gebildet – bestehend aus zwei Mitarbeitenden der SSK und einem Projektmanager von paperless solutions.“ Man habe zuerst einmal eine Bestandsaufnahme gemacht und einen entsprechenden Projektzeitplan festgelegt. „Es gab feste Termine“, führt sie aus, „und für die stand fest, was wann passiert.“ Ebenso sei festgelegt worden, wann die Mitarbeitenden von Steel Service Krefeld benötigt wurden, um eventuell neue Funktionen zu testen. „Das war alles wirklich sehr transparent und der Zeitplan ist eingehalten worden.“ Das sei auch nicht immer selbstverständlich. „Alles ist insgesamt sehr gut gelaufen“, zeigt sich Bianca Gierowski zufrieden. 

Steel Service Krefeld: Implementierung ohne Knackpunkte 

Etwa fünf Monate dauerte es vom Kick-off bis zum Go-Live, dann hatte paperless solutions das DMS d.velop documents als Dienstleister bei Steel Service Krefeld implementiert. Größere Herausforderungen oder Knackpunkte hatte es dabei nicht gegeben. „Lediglich die Benennung der Dokumente führte zu ein wenig Hin und Her“, nennt Gierowski eine Herausforderung, „und es gab eine Aktenstruktur, die ein bisschen komplexer war. Da hat es ein wenig länger gedauert, bis diese auch in der digitalen Ausführung stand. Ansonsten lief alles unkompliziert und gut.“ 

Papieraufkommen durch DMS um 70 Prozent reduziert 

Seit Mitte 2019 ist das DMS jetzt bei Steel Service Krefeld im Einsatz. Was hat sich seitdem getan? „Wir konnten einige Prozesse strukturierter gestalten“, nennt Bianca Gierowski einen ersten großen Nutzen, schränkt aber ein: „Wir nutzen nicht sehr viele Workflows, vielleicht fünf, was nicht so bahnbrechend viel ist, aber die laufen transparent und strukturiert, das ist sehr gut.“ Ein ebenso positiver Effekt: „Das Papieraufkommen“, schätzt sie, „hat bestimmt um 70 Prozent abgenommen.“ Hinzu kommt, dass beispielsweise weniger Toner benötigt wird. 

Größter DMS-Nutzen: räumlich unabhängiger Datenzugriff 

Und der größte Vorteil des digitalen Dokumentenmanagements? „Der größte Nutzen ist die räumliche Unabhängigkeit“, erklärt Bianca Gierowski. „Jeder kann auch von zuhause arbeiten, wenn er möchte, und hat praktisch Zugriff auf die komplette Akte, ohne vor Ort im Unternehmen sein zu müssen.“ Das sei schön, man habe sich allerdings ein bisschen daran gewöhnen müssen, führt sie aus. „Es hat bei einigen Mitarbeitenden tatsächlich etwas länger gedauert, bis sie das angenommen haben, aber mittlerweile haben wir alle im Boot.“ 

Hohe Akzeptanz und DMS-Schulung durch paperless solutions 

Insgesamt, sagt Gierowski, sei die neue DMS-Software bei Steel Service Krefeld überwiegend sehr positiv aufgenommen worden. „Wir sind ein relativ junges Team, daher ist der Umgang mit digitalen Medien bei vielen Alltag.“ Mit Ablehnung der neuen Arbeitsweise gegenüber habe man nicht zu kämpfen gehabt, nicht im Büro – und auch im Lager nicht. Um die Software richtig nutzen zu können, hatte es zu Beginn eine Anwenderschulung durch paperless solutions gegeben. „Die wurde in zwei Teams durchgeführt und dauerte jeweils 4 bis 6 Stunden“, erinnert sich Bianca Gierowski. „Dazu gab es umfangreiches schriftliches Material und der Rest war Ausprobieren.“ 

Weitere Zusammenarbeit: Steel Service Krefeld und paperless solutions 

Eine weitere Zusammenarbeit wird es zwischen Steel Service Krefeld und paperless solutions mit Sicherheit geben. „Vor allem im Bereich Qualitätsmanagement soll es noch Erweiterungen geben“, sagt Bianca Gierowski. Sehr zufrieden ist sie mit dem, was sie bisher durch das neue Dokumentenmanagement-System geschafft haben: „Im Vertriebsbereich ist der Papierverbrauch schon sehr zurückgegangen. In der Verwaltung und im Einkauf gibt es noch relativ viel Papier, aber auch dort ist es schon deutlich weniger geworden.“