Sie möchten wissen, welche Methoden der Prozessmodellierung es gibt? Und wie Sie diese umsetzen? In aller Kürze: Die gängigsten Methoden, um Prozesse zu modellieren, sind BPMN, EPK, Flowcharts (inklusive Swimlanes), UML und Petri-Netze. Für die meisten Unternehmen ist BPMN der pragmatische Standard. Die Umsetzung läuft in fünf Schritten: Mitarbeiter überzeugen, Ziel festlegen, Ist-Analyse durchführen, Modell entwerfen und in einer Testphase absichern. Der eigentlich spannende Teil kommt aber erst danach; nämlich dann, wenn aus dem hübschen Diagramm ein echter, laufender digitaler Workflow wird. Da trennt sich die Theorie von der Praxis, und darum geht es auch in diesem Blogartikel.
Geschäftsprozesse in Unternehmen können nämlich ganz schön komplex sein. Nehmen wir ein allseits bekanntes Beispiel: den Bestell- und Lieferprozess. Wer soll wann was freigeben, wo landet welches Dokument, und warum dauert das eigentlich immer so lange? Um einen solchen Ablauf zu verstehen und zu verbessern, hilft ein einfacher Trick: Man malt ihn erst einmal auf. Das ist der Kern der Sache: Prozesse darstellen, statt sie nur zu erahnen.
Der Begriff Prozessmodellierung beschreibt den visuellen Plan eines Arbeitsablaufs. Dieser wird als Modell in Form von Grafiken oder Diagrammen dargestellt. Konkret heißt das: Sie halten die einzelnen Schritte, Regeln und Verantwortlichkeiten eines Prozesses so fest, dass eine klare Ordnung und Ausrichtung entsteht. Wer Geschäftsprozesse modellieren will, übersetzt also abstrakte Abläufe in ein Bild, das alle Beteiligten verstehen. Prozesse modellieren heißt dabei nicht, jede Kleinigkeit festzuhalten, sondern die relevanten Kernprozesse sichtbar zu machen. Geschäftsprozesse modellieren Sie immer mit einem konkreten Ziel vor Augen.
Wichtig ist die Abgrenzung zum Prozessmanagement. Das Prozessmanagement kümmert sich um die laufende Steuerung und Optimierung von Prozessen. Es ist der Dauerbetrieb. Bei der Modellierung dagegen geht es zunächst nur darum, den Prozess als Bild oder Schema zu dokumentieren. Diese Prozessdokumentation sorgt dafür, dass alle Teile des Systems nach einem einheitlichen Standard arbeiten. Typische Anwendungsfälle sind die Geschäftsprozessoptimierung und die Entwicklung von IT-Systemen. Erst das Modell, dann das Management. In dieser Reihenfolge.
Warum lohnt sich der Aufwand überhaupt, einen Prozess als Prozess als Bild oder Schema zu dokumentieren? Ganz einfach: Weil die Prozessmodellierung eine klare Grundlage für eine effiziente und fehlerfreie Arbeitsweise schafft. Die wichtigsten Vorteile auf einen Blick:
Wer diese Vorteile systematisch heben will, sollte die Modellierung nicht isoliert betrachten, sondern als Teil eines größeren Vorhabens, seine Geschäftsprozesse zu optimieren.
In der Praxis endet ein Modell selten im Aktenordner. Es ist die Blaupause für echte, digitale Abläufe. Bei diesem Ansatz startet PAPERLESS-SOLUTIONS als Implementierungspartner: Wir übersetzen modellierte Prozesse in ein Dokumentenmanagement System (DMS), das Dokumente digital verwaltet, archiviert, automatisiert weiterreicht und laufende Workflows abbildet.
Ein klassisches Beispiel für Prozessmodellierung ist die Eingangsrechnung. Doch die digitale Prozessmodellierung reicht weit darüber hinaus. Ein paar konkrete Beispiele, wie aus einem Modell gelebte Prozessoptimierung im Unternehmen wird: Die digitale Rechnungsverarbeitung verwandelt eine zeitraubende, fehleranfällige Aufgabe in einen schnellen, geregelten Workflow.
Mit der digitalen Signatur lassen sich Dokumente rechtssicher unterschreiben, was Freigabeprozesse spürbar beschleunigt. Und die Digitalisierung von Personalakten oder Verträgen bringt Transparenz bei Fristen und Laufzeiten. Kurz: Die Modellierung ist die Landkarte, das DMS ist das Fahrzeug, das Sie darauf fahren.
Kommen wir zur Gretchenfrage: Welche Methoden der Prozessmodellierung gibt es, und welche passt zu Ihnen? Bei den Methoden der Prozessmodellierung gilt: Es gibt nicht die eine richtige Wahl. Welche der Methoden am besten passt, hängt vom Ziel, der Branche und dem gewünschten Grad der digitalen Prozessmodellierung ab. Statt einer bloßen Aufzählung haben wir hier einen direkten Vergleich für Sie, der die fünf gängigsten Techniken, um Prozesse zu modellieren, gegenüberstellt:
|
Methode |
Was sie kann |
Ideal für |
|
BPMN |
Standardisierte Notation mit Start-Event, Gateway und End-Event; ausführbar und automatisierbar |
Unternehmensweite, automatisierbare Prozesse |
|
EPK |
Ereignisgesteuerte Prozesskette aus Ereignis und Funktion im Wechsel |
SAP-/ERP-Umfeld, klassische Ablauforganisation |
|
Flowchart / Swimlane |
Einfache Ablaufdiagramme; Swimlanes ordnen Zuständigkeiten zu |
Schneller Einstieg, Workshops, erste Skizzen |
|
UML |
Detaillierte Beschreibung von Interaktionen und Systemen |
Softwareentwicklung und IT-Prozesse |
|
Petri-Netze |
Mathematische Modellierung von Zuständen und Übergängen |
Präzise Analyse und Simulation von Abläufen |
BPMN (Business Process Model and Notation) ist die standardisierte Notation für komplexe Geschäftsprozesse und in der aktuellen Version BPMN 2.0 der De-facto-Industriestandard. Ein Prozess beginnt mit einem Start-Event, durchläuft Funktionen und Verzweigungen (Gateway-Symbole) und endet in einem End-Event. Der große Pluspunkt der BPMN-Prozessmodellierung: Sie ist nicht nur zur Kommunikation da, sondern bildet die technische Grundlage für Automatisierung. Ein sauber modellierter BPMN-Prozess lässt sich in vielen Systemen nahezu direkt ausführen.
Die EPK (Ereignisgesteuerte Prozesskette) modelliert Abläufe als konsequenten Wechsel aus Ereignis und Funktion: Ein Ereignis („Rechnung eingegangen") löst eine Funktion aus („Rechnung prüfen"), die wiederum zu einem neuen Ereignis führt. Besonders im SAP- und ERP-Umfeld ist die EPK weit verbreitet. Die Frage BPMN vs. EPK lässt sich pragmatisch beantworten: BPMN ist internationaler und automatisierungsstärker, die EPK punktet in klassisch ERP-geprägten Organisationen.
Flowcharts sind die zugänglichste Methode: einfache Diagramme, die einen Ablauf Schritt für Schritt visualisieren. Wer noch einen Schritt weitergeht, nutzt ein Swimlane-Diagramm. Die Swimlane, also die „Schwimmbahn", ordnet jeden Schritt einer Rolle oder Abteilung zu und macht damit sofort sichtbar, wer wofür verantwortlich ist. Für einen ersten Workshop oder eine grobe Prozesslandkarte sind Flowcharts und Swimlanes oft völlig ausreichend.
UML (Unified Modeling Language) stammt aus der Softwareentwicklung und beschreibt Interaktionen und Systemabläufe sehr detailliert. Petri-Netze wiederum sind eine mathematische Modellierung, die sich für die präzise Analyse von Zuständen und Übergängen eignet, beispielsweise bei der Simulation kritischer Systeme. Für die meisten kaufmännischen Prozesse sind beide Overkill, für IT-lastige Spezialfälle aber Gold wert.
Jetzt wird es konkret. Wie setzt man Prozessmodellierung Schritt für Schritt um? Die folgenden fünf Schritte sind der Weg vom Ist-Zustand zum Soll-Zustand, angereichert mit ehrlichen Einblicken aus echten DMS-Implementierungsprojekten. Denn die größten Stolpersteine stehen selten im Lehrbuch.
Überraschung: Der schwierigste Teil der Prozessmodellierung ist kein Diagramm, sondern der Mensch. Bevor Sie irgendetwas modellieren, brauchen Sie die Menschen an Bord. Change-Management ist hier Pflicht. Ein bewährter Trick aus der Praxis: Identifizieren Sie den größten „Prozessgegner" im Team und holen Sie genau diese Person in einer Einzelschulung ab. Wer den lautesten Kritiker überzeugt, hat die halbe Belegschaft gewonnen. Nehmen Sie außerdem die Angst vor Stellenabbau ernst. Das beste Argument ist meist: „Die Software erledigt den nervigen Kram, damit Sie endlich Zeit für das Wichtige haben." Wie zentral diese Überzeugungsarbeit ist, zeigt auch unser Beitrag zur Akzeptanz digitaler Lösungen.
Starten Sie mit einem klaren Kickoff: Was genau soll modelliert werden, wo liegen die Grenzen des Prozesses, und wer ist der Prozessverantwortliche? Ein gemeinsamer Workshop mit allen relevanten Stakeholdern lohnt sich hier immer. Eine strategische Frage sollten Sie früh klären: Reicht ein Standardprozess, oder brauchen Sie eine individuelle Lösung? Standard ist schneller und günstiger, Individuallösungen bilden Sonderfälle besser ab. Wer hier abwägen möchte, findet die Entscheidungshilfe in unserem Artikel Standard- vs. Individualsoftware.
Jetzt ist die Ist-Analyse Prozess für Prozess an der Reihe: Erfassen Sie den tatsächlichen Ist-Prozess, sprechen Sie mit den Menschen, die ihn täglich leben, und halten Sie fest, wie es wirklich läuft. Nicht, wie es laut Handbuch laufen sollte. Aus der Praxis eine wichtige Weichenstellung: Existiert noch gar kein digitaler Prozess, ist eine radikale Umstellung oft der sauberste Weg. Gibt es dagegen einen etablierten (wenn auch veralteten) Ablauf, fährt man mit einer schrittweisen Optimierung meist besser, ganz im Sinne von Lean-Management. Die ehrliche Ist-Analyse Ihrer Prozesse ist das Fundament: Ohne belastbaren Ist-Zustand gibt es keinen realistischen Soll-Zustand.
Jetzt entsteht das eigentliche Modell, idealerweise in standardisierter Notation mit Start-Event, Gateways und End-Event, damit alle dieselbe Sprache sprechen (Stichwort Standardisierung, wie sie auch die ISO 9001 fordert). Bei der Prozessmodellierung im DMS-Kontext gibt es einen Aspekt, den Standardvorlagen gerne unterschlagen: die Dokumentenlenkung. Gerade die Dokumentenlenkung DMS-seitig entscheidet über Rechtssicherheit. Denken Sie von Anfang an mit, wie Versionierung, Freigabestatus und Aufbewahrungsfristen abgebildet werden. Ein anschauliches Beispiel für Prozessmodellierung aus der Workflow-Modellierung der Eingangsrechnung: Eine Rechnung durchläuft ihren Freigabeprozess, wird archiviert und darf physisch erst nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist gelöscht werden, im Fall der Rechnung also nach zehn Jahren. Wer diese Dokumentenlenkung im DMS erst nachträglich einbaut, zahlt drauf.
Zum Schluss: Präsentieren Sie das Modell den Teams, identifizieren Sie letzte Engpässe und halten Sie den finalen Soll-Prozess fest. Zwei Fehler sehen wir in der Praxis immer wieder. Erstens: Beim Kunden fehlt ein fester Ansprechpartner. Ohne klaren Prozessverantwortlichen versandet die Testphase. Ein benannter Prozessverantwortlicher, der Entscheidungen trifft, ist deshalb Pflicht. Zweitens: In Tests werden gerne nur die einfachen Standardfälle durchgespielt, während die kniffligen Sonderfälle unter den Tisch fallen. Genau die fliegen Ihnen später im Echtbetrieb um die Ohren. Testen Sie deshalb bewusst die Ausnahmen.
Welche Software eignet sich für die Prozessmodellierung? Ein kurzer, neutraler Überblick über gängige Tools: Für einfache Flowcharts und schnelle Skizzen sind Microsoft Visio oder Miro solide Einsteiger-Werkzeuge. Wer BPMN professionell und ausführbar modellieren will, greift zu spezialisierter Prozessmodellierung Software wie Camunda oder Signavio. Ein wichtiger Hinweis zum Schluss dieses Kapitels: In einem konkreten DMS-Projekt ist die Modellierung Teil der Implementierung. Ein separates Tool ist dann oft gar nicht nötig. Die modellierten Kernprozesse fließen direkt in die Konfiguration des Systems ein.
Prozessmodellierung ist das essenzielle Werkzeug, um komplexe Geschäftsabläufe verständlich darzustellen, Effizienz zu heben und Fehlerquellen früh zu erkennen. Der Fahrplan bleibt derselbe: die passende Methode wählen (für die meisten ist es BPMN), eine ehrliche Ist-Analyse machen, die digitale Prozessmodellierung im DMS-Kontext testen und Change-Management von Anfang an mitdenken. Denn Technik überzeugt niemanden, wenn die Menschen nicht mitziehen.
An dieser Schnittstelle zwischen sauberer Methode und gelebter Praxis kommt PAPERLESS-SOLUTIONS ins Spiel: als Implementierungspartner mit echter Projekterfahrung, der modellierte Prozesse in ein funktionierendes DMS überführt. Übrigens: Wie sich die Modellierung konkret auf Rechnungen anwenden lässt, zeigen wir im Blogbeitrag zur automatisierten Rechnungsverarbeitung.
Als Implementierungspartner mit echter Projekterfahrung übersetzen wir Ihre Abläufe in ein funktionierendes DMS, von der Ist-Analyse bis zum fertigen Workflow.
Nehmen Sie gern direkt Kontakt mit uns auf.