Es geht schnell und spart Geld: Das E-Signing macht den Arbeitsalltag unkompliziert und effizient
Lange Zeit war es kompliziert, Schriftstücke digital zu unterzeichnen. Man musste sie am Computer erstellen, ausdrucken, unterschreiben, wieder einscannen und dann per E-Mail versenden. Solche Unterschriften hatten eher einen symbolischen Charakter, rechtsgültig waren sie nicht. Erst seit 2016 ist es in der EU möglich, PDF-Dokumente online digital zu unterschreiben. Seitdem gilt die eIDAS-Verordnung (EU-Verordnung Nr. 910/2014) und regelt EU-weit die Verwendung der elektronischen Unterschrift. Wie Sie rechtsgültig eine digitale Unterschrift in einem PDF erstellen und welche Vorteile Ihnen das bringt, lesen Sie in diesem Blogbeitrag.
Um ein PDF so digital signieren zu können, dass die Unterschrift vor Gericht beweiskräftig ist, benötigen Sie eine besondere Form der E-Signatur, die den höchsten Sicherheitsaspekten der eIDAS-Verordnung (electronic IDentification, Authentication and trust Services) der Europäischen Union entspricht. Diese qualifizierte elektronische Signatur (QES) bekommen Sie bei einem zertifizierten Vertrauensdienstleister, bei dem Sie sich zuvor eine eindeutige Authentifizierung Ihrer Person vornehmen lassen müssen.
Die QES erstellen Sie mit einer sicheren Signaturerstellungseinheit. Durch ein qualifiziertes Zertifikat als Verschlüsselung ist diese Form der elektronischen Signatur trotz digitaler Übermittlung genauso rechtssicher wie Ihre handschriftliche Signatur. Sie ist neben der EES (einfache elektronische Signatur) und der FES (fortgeschrittene digitale Signatur) eine von drei digitalen Unterschriften-Typen mit unterschiedlichen Sicherheitsmerkmalen.
Ein PDF-Dokument unterschreiben können Sie mit allen drei Varianten, nur die Sicherheitsstufe – und damit der Grad an Beweiskraft – ist verschieden. Als EES zählt beispielsweise schon der Scan Ihrer Unterschrift. Die FES indessen ist eindeutig Ihnen als Person zuordenbar. Die Verwendung elektronischer Signaturerstellungsdaten macht nachträgliche Änderungen an einem unterzeichneten Dokument sichtbar.
Der erste Schritt auf dem Weg zur QES führt Sie im Internet zu einem zertifizierten Vertrauensdienstleister, der der Bundesnetzagentur untersteht. Dazu zählen in Deutschland D-Trust (Bundesdruckerei), Signtrust (Deutsche Post) und einige andere Anbieter, die Sie in dieser Liste finden. Mit einem Kartenlesegerät, einer Signaturkarte und einer passenden Software können Sie Ihre digitale Signatur erstellen, nachdem Sie sich bei dem Dienst etwa mittels PostIdent-Verfahren zweifelsfrei identifiziert haben.
Die Signaturkarten-Variante ist ausschließlich vom stationären Rechner zu verwenden. Eine andere Variante im Bereich e-Signing, die mobil und in der Cloud funktioniert, verzichtet bei der Verwendung auf Hardware wie Signaturkarte und Kartenlesegerät.
Die Vorteile, wenn Sie ein PDF-Dokument digital online unterschreiben, liegen auf der Hand. Kurz zusammengefasst: Die elektronische Signatur revolutioniert das Vertragsmanagement in Ihrem Unternehmen. Am gravierendsten ist sicherlich die Zeitersparnis. Ein PDF, das Sie digital signieren, müssen Sie nicht ausdrucken und händisch unterschreiben. Sie müssen es auch nicht eintüten, frankieren und zur Post bringen. Und es dauert auch nicht Tage oder Wochen, bis es irgendwo ankommt, sondern ist per E-Mail in Sekundenschnelle beim Adressaten.
Das bringt uns schon zum zweiten großen Vorteil: Wenn Sie ein PDF digital signieren, sparen Sie nicht nur Zeit, sondern auch Papierkosten, das Porto und die Tintenkosten für den Drucker. Es ist also viel umweltfreundlicher als ein Briefkuvert, das durch die Gegend fährt und fliegt. Außerdem können Sie signierte PDF-Dokumente einfach in Ihrem Dokumentenmanagement-System (DMS) ins digitale Archiv schieben und dort GoBD-konform und rechtssicher aufbewahren. So machen Sie einen großen Schritt in Richtung papierloses Büro, das noch mehr Sparpotenzial bietet und in dem es bald keine Medienbrüche mehr gibt.
Das digitale Unterschreiben von PDF-Dokumenten ist schon heute aus dem Arbeitsalltag nicht mehr wegzudenken. Unterschriften auf Papier kosten Zeit und Geld und sind wenig ressourcenschonend. Hinzu kommt, dass Medienbrüche das manuelle Unterschreiben von digitalen Dokumenten sehr umständlich machen, weil viele Arbeitsschritte notwendig sind. Ein weiterer Pluspunkt: Digitales Signieren von PDF-Dokumenten ist in der Cloud sogar ortsunabhängig möglich. Das ist wirkliche Flexibilität bei der Arbeit.
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