Welche ERP-Systeme gibt es? Was sind die Unterschiede? So bilden ERP und DMS zusammen sinnvolle Synergie-Effekte. ►Jetzt mehr darüber lesen
Die täglich anfallenden Datenmengen in Unternehmen werden immer größer. Sie zu beherrschen und zum eigenen Unternehmenserfolg zu nutzen, ist Herausforderung und Kunst zugleich. Richtig analysiert, stellen diese Informationen nämlich eine wichtige Ressource dar. Auf ihrer Basis können Unternehmen wichtige strategische Entscheidungen treffen. Die meisten Unternehmen lassen hier noch zu viel schlummerndes Potenzial ungenutzt liegen. Zu oft finden sich im Arbeitsalltag noch Insellösungen, die Medienbrüche verursachen. Eine effiziente, zentrale Auswertung der Datensätze ist so nicht möglich. Dabei wäre es mit einem ERP-System ein Leichtes, alle Daten zukunftsweisend und zum eigenen Vorteil zu nutzen.
ERP steht für Enterprise-Resource-Planning und dient der Planung und Verwaltung von Ressourcen unter den Gesichtspunkten der Effizienz und Wirtschaftlichkeit in Ihrem Unternehmen oder Ihrer Institution. Zu diesen Ressourcen gehören das Personal, die Materialwirtschaft und die benötigten Infrastrukturen wie Logistik, Energieversorgung und Telekommunikation.
Je größer Ihr Unternehmen ist, desto komplexer ist dessen Aufbau. Mehr Menschen, mehr Abteilungen, mehr Arbeitsmaterial, mehr Infrastruktur. Das wirkt sich ohne die richtige Software-Unterstützung zunächst einmal erschwerend auf die Ressourcenplanung aus. Ein ERP-System wie SAP, Sage, Oracle, Navision oder Abas kann aber schon kleinen und mittelständischen Unternehmen (KMU) gute Dienste erweisen, um strategisch wertvolle Daten aus den verschiedenen internen Bereichen Ihres Unternehmens zusammenzuführen.
Der große Vorteil bei einem ERP-System: Mit einem solchen Programm lässt sich eine wirtschaftliche Wertschöpfungskette schaffen. Gleichzeitig optimieren Sie diese Wertschöpfung, indem Sie die gewonnenen Daten kontinuierlich auswerten.
Jede Abteilung Ihres Unternehmens produziert Datenströme, die bestimmte Aussagen über die Wirtschaftlichkeit zulassen. Das gelingt aber nur, wenn diese Daten richtig aufbereitet sind. Ein ERP-System ist eine Business-Software, die Sie dabei unterstützt, diese nützlichen Daten aus allen Unternehmensbereichen richtig zu selektieren, präsentieren und zum eigenen Vorteil zu nutzen.
ERP-Software vereint die anfallenden Daten aus Rechnungswesen, Personalwesen, Controlling, CRM, Marketing und Warenwirtschaft. Die ERP-Daten können Sie nun lesen, interpretieren und daraus Erkenntnisse über die Entwicklungen in Ihrem Unternehmen gewinnen. So können Sie frühzeitig auf drohende Probleme wie Engpässe in der Materialwirtschaft oder beim Personal reagieren und gegensteuern.
Es gibt zahlreiche ERP-Anbieter für die unterschiedlichsten Ansprüche auf dem Markt. All diese ERP-Anbieter sind in der Lage, auch in Ihrem Unternehmen maßgeschneiderte Aufgaben und Funktionen zu erfüllen und so Ihre Geschäftsprozesse zu optimieren. Für KMU wie auch für Großunternehmen und Konzerne gibt es passende ERP-Software, mit der sich sämtliche Geschäftsprozesse darstellen lassen.
Je nach Branche gibt es auch ERP-Systeme, welche speziell für die individuellen Bedürfnisse konzipiert wurden und deshalb besonders geeignet sind, etwa in den Bereichen Dienstleistung, Handel und produzierendes Gewerbe Daten zu sammeln und so aufzubereiten, dass spezifisch für den jeweiligen Bereich Rückschlüsse möglich sind.
Die wohl bekanntesten ERP-Anbieter heißen Microsoft Dynamics NAV (Navision), SAP und Oracle. Sie sind die einzigen drei, die sich für einen Einsatz in Großkonzernen eignen. Kleinen und mittelständischen Unternehmen leisten sie aber ebenfalls gute Dienste. Andere ERP-Systeme wie Weclapp, Datev, APplus, Abas, Sage, Info und viele weitere sind eher für ERP-Prozesse im Bereich KMU konzipiert.
In der Regel verkaufen die ERP-Anbieter Ihre Software als On-Premises- (auf dem Firmengelände gehostet) und SaaS-Lösung (browserbasiert, Speicherung der Daten in der Cloud). Auch hybride Varianten gibt es, bei denen nur Teile der Daten in die Cloud ausgelagert werden.
Im Wesentlichen dominieren zwei Faktoren die Anforderungen an ein ERP-Programm: die Branche, in der ein Unternehmen tätig ist, und die Betriebsgröße. Deshalb sind ERP-Systeme modular aufgebaut. Die Zusammenstellung der Module, etwa aus den Bereichen Material, Personal, Handel, Service oder Logistik, ist individuell konfigurierbar. Die Module greifen auf eine gemeinsame zentrale Datenbank zu, die sämtliche Informationen bündelt und zur Verfügung stellt.
Zunächst einmal bringt ein ERP-System Unternehmen gerade in hart umkämpften Märkten einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil. Im Gegensatz zu vielen Mitbewerbern verfügen sie mit einem ERP-Programm nämlich über bessere Auswertungs- und Steuerungstools, um effizienter zu wirtschaften und schneller auf Veränderungen am Markt reagieren zu können. Es geht aber auch darum, mit Hilfe des ERP-Systems einfach zeitraubende Prozesse zu automatisieren und so Kapazitäten zu schaffen, die anders besser genutzt werden können.
On-Premises- und Cloud-ERP-Systeme haben überdies individuelle Vorteile zu bieten: In der Regel sind On-Premises gehostete ERP-Systeme eher für Großunternehmen und Konzerne geeignet, weil sich komplexere Strukturen abbilden lassen und die eigene IT-Abteilung den Wartungs- und Pflegeaufwand selbst leisten kann.
Cloud-ERP-Systeme indessen sind besonders für kleine Unternehmen und KMU praktikabel. Sie bestechen vor allem durch ihren individuell zugeschnittenen Produktumfang und Ihre übersichtliche Nutzeroberfläche. Hinzu kommt, dass ERP-Systeme mobil nutzbar sind und beispielsweise das Dokumentenmanagement in der Cloud möglich machen, was kleinen Betrieben in puncto Flexibilität zugutekommt.
Die Verknüpfung eines ERP-Systems mit einem Dokumentenmanagement-Systems (DMS) ist eine sinnvolle Synergie, weil Sie nur so den optimalen Überblick über die Gesamtheit Ihrer Daten und Dokumente bewahren. Die Kombination dient einerseits der Prozessoptimierung, weil DMS und ERP gemeinsam im papierlosen Büro dokumentenbasierte Prozesse beschleunigen. Das führt durch fehlende Medienbrüche und schnellere Suchvorgänge zu einer Reduzierung manueller Arbeiten und spart letztlich Zeit und Geld.
Ein Beispiel ist die Verarbeitung von Eingangsrechnungen, deren Automatisierung viel Zeit spart, indem manuelle Prozesse ersetzt werden. Um Eingangsrechnungen digital zu verarbeiten und GoBD-konform zu archivieren, müssen diese ausgelesen und klassifiziert werden. Damit dieser Prozess mit einem hohen Automatisierungsgrad funktioniert, sind die Stammdaten – und optional die Bestelldaten – aus dem ERP-System erforderlich.
Erst der bidirektionale Datenaustausch schafft den durchgängigen Mehrwert. Denn die Kombination aus DMS und ERP ermöglicht nicht nur das Lesen aus dem ERP-System heraus, sondern auch das Schreiben ins ERP-System hinein. Beides zusammen trägt zum digitalen Erfolg Ihres Unternehmens bei.
Wichtig ist in diesem Kontext, dass nicht bei allen ERP-Systemen der gleiche Weg sinnvoll ist. Eine Lösung in SAP sieht technisch wie auch prozessual anders aus als in Navision. Für bis zu 30 verschiedene ERP-Systeme ist eine Anbindung durch Paperless Solutions an ein Dokumentenmanagement-System möglich, darunter SAP, Navision, APplus, Sage und Info.
Ein ERP-System ist sinnvoll für Unternehmen jeder Größe und aus jeder Branche. Gerade in hart umkämpften Märkten mit hohem Konkurrenzdruck können ERP-Systeme den Ausschlag zwischen Erfolg und Misserfolg geben. Die genaue Ressourcenplanung ist ein mächtiger Hebel, den es lohnt zu bewegen. Denn so können Sie einerseits sicher sein, dass alle Bereiche in Ihrem Unternehmen optimal versorgt sind, aber auch, dass Sie im Falle von Krisen und Problemen viel schneller reagieren können.
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