Eingangsrechnungsverarbeitung in der Industrie: effizient und zukunftssicher

Die digitale Eingangsrechnungsverarbeitung (ERV) in der Industrie ist ein wesentlicher Bestandteil effizienter Geschäftsprozesse. Denn in zunehmendem Maße hängt die Zukunftsfähigkeit von Unternehmen auch von ihrem Grad der Digitalisierung ab und auch die digitale ERV gewinnt an Bedeutung. Ihre Besonderheiten liegen nicht nur in der Automatisierung von Prozessen, sondern auch in der Möglichkeit, Kosten zu senken, Fehler zu minimieren und die Compliance zu verbessern. Die Implementierung einer robusten digitalen ERV-Lösung hilft Unternehmen dabei, ihre Wettbewerbsfähigkeit zu steigern und ihre betriebliche Effizienz zu optimieren. Wie das gelingt und was Sie beachten müssen. Lesen Sie in diesem Blogbeitrag.

Grundlagen: Eingangsrechnungsverarbeitung in der Industrie

Eingangsrechnungen sind Dokumente, die ein Unternehmen von seinen Lieferanten für gelieferte Waren oder Dienstleistungen erhält. Sie dienen als Buchungsbeleg, sind wichtig für die Finanzbuchhaltung und ermöglichen die Kontrolle der Lieferantenbeziehungen und der Kosten.

Arten von Eingangsrechnungen in der Industrie

1. Kaufmännische Eingangsrechnungen: Diese Rechnungen werden für den Kauf von Rohstoffen, Vorprodukten, Hilfsstoffen und Betriebsmitteln verwendet.
2. Dienstleistungsrechnungen: Diese Rechnungen werden für die Beauftragung von externen Dienstleistern, z. B. für Wartungsarbeiten, Reparaturen oder Transportleistungen, verwendet.
3. Gutschriften: Gutschriften werden vom Lieferanten ausgestellt, wenn z. B. Waren zurückgegeben oder Preise korrigiert werden müssen.
4. Anlagenrechnungen: Anlagenrechnungen werden für die Lieferung von Anlagegütern, z. B. Maschinen und Fahrzeugen, verwendet.

Vorteile: Eingangsrechnungsverarbeitung in der Industrie

Obwohl die Einführung einer digitalen ERV größere Investitionen in Hard- und Software erfordert und Schulungen für die Mitarbeiter notwendig sind, überwiegen die Vorteile in der Regel die Herausforderungen. Die digitale ERV ist daher für die meisten Unternehmen in der Industrie eine lohnende Investition. Die Vorteile machen sich in verschiedenen Bereichen bemerkbar:

Effizienzsteigerung und Zeitersparnis

• Durch die Automatisierung manueller Prozesse wie Scannen, Kontieren und Verbuchen wird die Buchhaltung erheblich effizienter.
• Schnellere Durchlaufzeiten führen zu kürzeren Zahlungsfristen und einem verbesserten Liquiditätsmanagement.
• Digitale Rechnungen ermöglichen einen jederzeitigen und ortsunabhängigen Zugriff auf Informationen.

Fehlerminimierung und Compliance

• Die automatische Datenerfassung reduziert das Risiko von Tippfehlern und verbessert die Compliance, beispielsweise mit den GoBD-Richtlinien.
• Digitale Rechnungen sind revisionssicher archiviert und können problemlos nachvollzogen werden.

Kostenersparnis durch Automatisierung

• Die Automatisierung führt zu einer Reduzierung der Personalkosten in der Buchhaltung.
• Papier- und Druckkosten werden durch den Einsatz digitaler Rechnungen eingespart.
• Elektronische Rechnungen (auch E-Invoices) eliminieren Portokosten.

Digitaler Eingangsrechnungsprozess: zusätzliche Vorteile

• Verbesserte Zusammenarbeit mit Lieferanten durch elektronische Bestellungen und Lieferscheine.
• Digitale Rechnungen tragen zur Reduzierung des Papierverbrauchs und damit zu einer besseren Umweltbilanz bei.

Besonderheiten: digitale ERV in der Industrie

Die Besonderheiten der ERV in der Industrie sind vielfältig und erfordern spezifische Lösungen. Eine hohe Anzahl von Rechnungen, bedingt durch zahlreiche Lieferanten, stellt eine der herausragenden Herausforderungen dar. In der Industrie ist die Vielfalt der Geschäftspartner groß, was eine breite Palette von Rechnungsformaten mit sich bringt. Hierbei müssen die Systeme der ERV flexibel sein, um unterschiedliche Formate zu verarbeiten und eine reibungslose Integration zu gewährleisten.

Kostenkontrolle durch schnelle Zahlung von Lieferantenrechnungen

Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Erfüllung von Compliance-Anforderungen, insbesondere gesetzlichen Vorgaben zur Rechnungs-Aufbewahrung wie beispielsweise die GoBD. Die digitale ERV muss sicherstellen, dass alle rechtlichen Bestimmungen eingehalten werden, um Revisionssicherheit und gesetzliche Konformität zu gewährleisten. Die Industrie erfordert zudem eine schnelle Zahlungsabwicklung, um Skonti nutzen und die Liquidität sichern zu können. Das bedeutet, dass die ERV-Systeme eine effiziente Verarbeitung und Freigabe von Rechnungen ermöglichen müssen. Insgesamt müssen die Lösungen für die digitale ERV in der Industrie also eine hohe Skalierbarkeit aufweisen, um mit der großen Anzahl an Rechnungen und Lieferanten umgehen zu können.

Herausforderungen der digitalen Rechnungsverarbeitung

Die digitale Rechnungsverarbeitung birgt verschiedene Herausforderungen, die technischer, prozessualer, organisatorischer und rechtlicher Natur sind. Technische Herausforderungen umfassen etwa die Vielfalt der Rechnungsformate wie PDF, EDI, ZUGFeRD und XRechnung sowie die Integration mit bestehenden Systemen wie ERP- und Warenwirtschafts-Systemen. Die Gewährleistung von Datensicherheit und Compliance gemäß GoBD und DSGVO ist ebenfalls essenziell.

Eingangsrechnungsprozess schulen und Widerstände abbauen

Prozessuale Herausforderungen beinhalten die Anpassung der Arbeitsabläufe, um manuelles Eingreifen zu reduzieren, den Widerstand gegen Veränderungen zu überwinden und Mitarbeiter in der Handhabung neuer Software zu schulen. Zudem müssen sichere und effiziente Freigabeprozesse für digitale Rechnungen etabliert werden. Organisatorische Herausforderungen betreffen die Kosten der Umstellung, einschließlich Software, Hardware und Implementierung, sowie das Ressourcenmanagement für die Einführung. Das Vertragsmanagement mit Lieferanten muss angepasst werden, um elektronische Rechnungen zu akzeptieren.

Digitalisierung in der Industrie im rechtlichen Rahmen

Weitere Herausforderungen umfassen die Akzeptanz bei Lieferanten und Kunden für die Umstellung auf digitale Prozesse sowie die Berücksichtigung rechtlicher Rahmenbedingungen wie E-Rechnungspflicht, Signatur und Archivierung. Die Bewältigung dieser Herausforderungen erfordert eine ganzheitliche Strategie und einen koordinierten Ansatz.

Digitale Rechnungsverarbeitung: So gelingt die Umstellung

Die Umstellung der Finanzbuchhaltung von analogen Prozessen auf die digitale Eingangsrechnungsverarbeitung (ERV) erfordert eine strukturierte Vorgehensweise, um in der Industrie erfolgreich zu sein. Folgende Schritte helfen dabei, einen digitalen Eingangsrechnungsworkflow einzuführen und zu etablieren:

1. Analyse der aktuellen Prozesse und Herausforderungen: Eine gründliche Untersuchung der bestehenden Abläufe und Herausforderungen ist der erste Schritt, um Schwachstellen zu identifizieren und Verbesserungspotenzial zu erkennen.
2. Auswahl einer geeigneten Softwarelösung: Basierend auf den analysierten Anforderungen sollten Unternehmen eine passende Softwarelösung auswählen, die ihren Bedürfnissen und Zielen entspricht.
3. Schulung der Mitarbeiter: Mitarbeiter müssen in den Umgang mit der neuen Software geschult werden, um eine reibungslose Implementierung und Nutzung sicherzustellen.
4. Integration der Software in bestehende Systeme: Die ERV-Software muss nahtlos in vorhandene Systeme wie ERP oder Warenwirtschaft integriert werden, um einen effizienten Datenaustausch zu ermöglichen.
5. Festlegung von Standards und Workflows: Es ist wichtig, klare Standards und Workflows für die Rechnungsverarbeitung festzulegen, um einen konsistenten und effektiven Ablauf zu gewährleisten.
6. Testphase: Vor der vollständigen Implementierung sollte die ERV-Lösung ausgiebig getestet werden, um mögliche Fehler und Schwachstellen frühzeitig zu erkennen und zu beheben.
7. Implementierung von Sicherheitsmaßnahmen: Angemessene Sicherheitsmaßnahmen müssen implementiert werden, um den Schutz sensibler Daten zu gewährleisten und Compliance-Anforderungen zu erfüllen.
8. Optimierung der Prozesse im laufenden Betrieb: Nach der Implementierung sollten die Prozesse kontinuierlich überwacht und optimiert werden, um Effizienz und Leistungsfähigkeit sicherzustellen.
9. Schulung und Unterstützung der Mitarbeiter: Fortlaufende Schulungen und Unterstützung der Mitarbeiter sind entscheidend, um sicherzustellen, dass sie die ERV-Lösung effektiv nutzen können und sich mit den Prozessen wohl fühlen.
10. Kontinuierliche Überwachung und Anpassung: Die digitale ERV ist ein sich entwickelndes System. Es ist wichtig, die Leistung regelmäßig zu überwachen, Feedback einzuholen und bei Bedarf Anpassungen vorzunehmen, um den sich verändernden Anforderungen gerecht zu werden.

paperless solutions: ERV in Cloud, Private Cloud & On-prem

paperless solutions kann Unternehmen in der Industrie bei der digitalen Eingangsrechnungsverarbeitung (ERV) – und damit auf dem Weg ins papierlose Büro – unterstützen. Durch die Kombination der folgenden Produkte und Dienstleistungen unterstützt paperless solutions Unternehmen dabei, ihre Rechnungsverarbeitungsprozesse zu optimieren, die Effizienz zu steigern, Kosten zu senken und die Compliance zu verbessern:

• Digitale ERV: paperless solutions bietet maßgeschneiderte Lösungen für die digitale Eingangsrechnungsverarbeitung in der Industrie. Dazu gehört die Automatisierung von Prozessen wie Scannen, Kontieren und Verbuchen, um die Effizienz zu steigern und Zeit zu sparen. Im Angebot für Unternehmen in der Industrie gibt es die digitale Eingangsrechnungsverarbeitung in der Cloud, on-premises und in der Private Trusted Cloud.
• Digitale Signatur: Durch die Integration digitaler Signaturen werden Rechnungen und Dokumente elektronisch signiert, was die rechtliche Gültigkeit und Sicherheit gewährleistet und den Prozess der Rechnungsfreigabe beschleunigt.
• DMS mit digitalem Archiv: paperless solutions bietet ein Dokumentenmanagement-System (DMS) mit digitaler Archivierungsfunktion an. Dadurch können Unternehmen ihre Dokumente und Rechnungen sicher und revisionssicher archivieren, was den gesetzlichen Anforderungen entspricht und eine einfache Suche und Abrufbarkeit ermöglicht.
• Beratung und Integration: paperless solutions unterstützt Unternehmen bei der Auswahl, Implementierung und Integration von ERV-Lösungen. Das Unternehmen bietet Beratungsdienste an, um die individuellen Anforderungen und Prozesse eines Unternehmens zu verstehen und maßgeschneiderte Lösungen zu entwickeln, die nahtlos in bestehende Systeme integriert werden können.

Eingangsrechnungsverarbeitung in der Industrie entscheidend

Die digitale Eingangsrechnungsverarbeitung (ERV) in der Industrie ist ein entscheidender Faktor für effiziente Geschäftsprozesse und zunehmendes Zukunftspotenzial. Die Besonderheiten und Herausforderungen dieser Lösung erfordern flexible und skalierbare Ansätze, die von paperless solutions effektiv unterstützt werden können. Durch die Implementierung einer robusten digitalen ERV-Lösung können Unternehmen nicht nur Kosten senken, Fehler minimieren und Compliance verbessern, sondern auch ihre betriebliche Effizienz optimieren und sich erfolgreich in einer digitalisierten Industrie positionieren.