Die eAU verschlankt die Bürokratie und hilft dabei, massenhaft Papier zu sparene

AU automatisch an Krankenkasse und Arbeitgeber

Wenn eine Arbeitskraft erkrankt, muss Ihr Unternehmen immer flexibel reagieren und die Lücke bestmöglich schließen. Deshalb ist es besonders wichtig, dass die ausgefallene Arbeitskraft möglichst schnell wieder gesund wird. Nur: Wer sich erstmal darum kümmern muss, eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (AU) zu bekommen und diese an seinen Arbeitgeber und die Krankenkasse zu schicken, muss die Genesung zunächst hintenanstellen. Seit dem 1. Oktober 2021 ist das anders: Die Krankenkasse bekommt die AU von Vertragsärzten und Krankenhäusern automatisch zugeschickt. Ab dem 1. Juli 2022 können Sie als Arbeitgeber auf die eAU zugreifen. Wie das funktioniert und welchen Nutzen das bringt, erfahren Sie in diesem Blogartikel.

Was ist die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung?

Die eAU ist die digitale Krankmeldung und ersetzt, was landläufig als „gelber Schein“ bekannt ist. Die behandelnde Arztpraxis übermittelt die elektronische Krankmeldung in einem ersten Schritt an die Krankenkasse. Im zweiten Schritt können Sie als Arbeitgeber die Krankmeldung bei der Krankenkasse abrufen.

eAU ermöglicht Konzentration auf Genesung

Das bedeutet: Erkranktes Personal muss künftig dank Videosprechstunde und eAU nicht mehr das Haus verlassen und kann sich auf die Genesung konzentrieren. Nur noch bis Juli 2022 müssen Erkrankte selbst aktiv werden und ihrem Arbeitgeber die AU in Papierform postalisch zukommen lassen.

Technische Voraussetzungen für digitale AU entscheidend

Unterschrieben wird die eAU von Arzt oder Ärztin mit der Qualifizierten Elektronischen Signatur (QES), der beweiskräftigsten Variante, wenn Sie digital unterschreiben möchten. Voraussetzung für einen reibungslosen Ablauf ist, dass die technischen Voraussetzungen für die digitale AU in der jeweiligen Praxis gegeben sind.

Wie funktioniert die eAU?

Ist die Arztpraxis Ihres erkrankten Mitarbeiters technisch in der Lage, die AU-Bescheinigung online zu versenden, schickt diese die digitale Krankmeldung zunächst an die Krankenkasse. Dort angekommen, können Arbeitgeber bereits am folgenden Werktag auf die eAU zugreifen. Dazu ist ein Zugriff auf den eAU-Datenaustausch mittels Schnittstelle Voraussetzung.

Digitale Krankschreibung macht AU auf Papier überflüssig

Eine Alternative zu diesem Verfahren wird es nicht geben, da durch die digitale Krankschreibung zeitgleich die Verpflichtung des Arbeitnehmers, die AU auf Papier vorzulegen, entfällt. Für den Abruf der Daten bei den gesetzlichen Krankenversicherungen (GKV) gibt es einige Regeln:

1. Grund: Es braucht einen konkreten Grund, um Daten von Mitarbeitenden bei den GKV abzufragen. Die Meldung einer bestehenden Arbeitsunfähigkeit ist ein solcher Grund.
2. Technik: Sie müssen als Arbeitgeber dafür sorgen, dass der Anbieter Ihrer Entgeltabrechnungs-Software eine Schnittstelle einrichtet, die eine Teilnahme am eAU-Datenaustausch ermöglicht.
3. Privatversicherte: Für private Versicherungsnehmer ist keine eAU vorgesehen. Es gilt weiterhin das Verfahren auf Papier.

Welche Vorteile bietet die eAU?

Ein digitaler Krankenschein sorgt dafür, dass die Krankendaten sicher und schnell bei der Krankenkasse und beim Arbeitgeber ankommen. Damit gehören die Zeiten, in denen strittig war, ob eine AU pünktlich eingereicht wurde, der Vergangenheit an. Ebenso ermöglicht die digitale Krankschreibung eine bürokratische Entlastung von Arbeitgeber und Krankenkasse, denn überall wo mit Papierausdrucken gearbeitet wird, ist zusätzlicher bürokratischer Aufwand notwendig.

Kostenreduktion durch elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung

Ein weiterer Vorteil, den die digitale Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung mit sich bringt, ist die Kostenreduktion im Vergleich zum Postweg. Das bedeutet, dass nicht nur das Porto entfällt, sondern auch finanzielle Aufwendungen für den Druck, für Kuverts und den Transport zum nächsten Briefkasten. Nicht zuletzt ist durch den Online-AU-Schein eine lückenlose Dokumentation der Krankheitszeiten bei den Krankenkassen möglich, die ansonsten von der Zuverlässigkeit der Versicherungsnehmer abhing.

Wie können Arbeitgeber von der eAU profitieren?

Die elektronische AU bietet nicht nur Versicherten und Krankenkassen einige unübersehbare Vorteile. Auch Sie als Arbeitgeber profitieren in vielfacher Hinsicht. Folgende Punkte zeigen Ihnen Beispiele dafür, warum Sie und Ihre Arbeitnehmer sich auf die digitale Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung freuen sollten:

• Arbeitsplanung: Arbeitgeber erhalten die elektronische Krankmeldung sehr kurzfristig, was gut für ihre weitere Arbeitsplanung ist.
• Medienbrüche: Alle Daten werden digital verarbeitet, wodurch zeitraubende Medienbrüche nicht mehr passieren.
• Kosteneinsparung: Die Kosten sinken, weil der Verwaltungsaufwand, der etwa durch manuelles Einpflegen der Daten in digitale Datenverarbeitungssysteme entsteht, entfällt.
• Sicherheit: Keine verlorengegangenen Arbeitsunfähigkeitsmeldungen mehr. Alles kommt sicher dort an, wo es auch ankommen soll.
• Frist: Arbeitgeber und Arbeitnehmer haben keinen Grund mehr, sich über die fristgerechte Übermittlung der AU zu streiten.
• Verwaltung: Arbeitgeber können die eAU automatisiert in ihr digitales Archiv schieben, wo die Personalakte  sicher im Dokumentenmanagement-System (DMS) verwahrt ist.

Fazit

Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung ist längst fällig. Das ein Dokument viermal ausgedruckt werden muss, ist in der heutigen Zeit, in der das papierlose Büro angestrebt wird, schon bedenklich. Die damit verbundene Bürokratie bei Arbeitgebern und Krankenkassen wirkt, wie aus der Zeit gefallen. Längst gibt es die technischen Möglichkeiten, Dokumente intelligent und effizient digital zu verschicken, zu verarbeiten und zu archivieren, ohne auch nur ein Blatt Papier zu verbrauchen. Eine Software für die digitale Personalakte ermöglicht es, diese Prozesse nahtlos zu integrieren. Dass am Ende auch der erkrankte Arbeitnehmer durch die digitale Krankschreibung profitiert, macht ihre Einführung umso sinnvoller: Vorbei sind die Zeiten, in denen eine erkrankte Arbeitskraft zunächst zur Post muss, bevor sie sich der Genesung widmen darf.