Der große Software-Vergleich 2025: So einfach war E-Rechnung noch nie

Eine E-Rechnungssoftware ist ein Programm oder eine Anwendung, die es Unternehmen ermöglicht, Rechnungen elektronisch zu verarbeiten und zu verwalten. Diese Software ist wichtig, da ab 2025 in Deutschland die E-Rechnung im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen (B2B) verpflichtend wird. Es gibt sowohl kostenpflichtige als auch kostenlose Optionen, die verschiedene Funktionen und Formate unterstützen. In diesem Blogartikel wollen wir die E-Rechnung-Software von sevDesk, Papierkram, FastBill, Easy Bill und Billomat für Erstellung und Versand von Rechnungen mit der DMS-Lösung von PAPERLESS-SOLUTIONS zur Verarbeitung, Archivierung und Workflow-Management eingehender E-Rechnungen einschließlich GoBD-konformer Ablage vergleichen. 

Wichtige Aspekte von E-Rechnungssoftware:

• Erstellung und Versand: Software ermöglicht das Erstellen von Rechnungen im richtigen Format (z.B. XRechnung, ZUGFeRD) und den elektronischen Versand an Kunden.
• Verarbeitung und Archivierung: Software hilft bei der automatisierten Verarbeitung eingehender E-Rechnungen und bei der gesetzeskonformen Archivierung.
• Funktionsumfang: Manche Programme bieten zusätzliche Funktionen wie automatische Rechnungserstellung, Zahlungsabwicklung und Integration in andere Unternehmenssoftware.
• Formate: Wichtige Formate sind XRechnung, das eine reine XML-basierte Struktur hat, und ZUGFeRD, das ein hybrides Format aus PDF und XML ist.
• Integration: Eine gute Software sollte sich in bestehende Geschäftsprozesse und Buchhaltungssysteme integrieren lassen.

Die Anbieter der Softwarelösungen im Vergleich:

• sevDesk: Das Rechnungsprogramm sevDesk punktet im E-Rechnung-Software-Vergleich mit solider Vorlage-Auswahl, ist aber in der Bedienung teils weniger intuitiv.
• Papierkram: Papierkram bietet ein übersichtliches Online-Rechnungsprogramm für Freiberufler, hat jedoch eingeschränkte Möglichkeiten bei maschinenlesbaren Belegen.
• FastBill: Mit FastBill lassen sich elektronische Rechnungen erstellen und Belege verwalten, allerdings wird es im Test von Nutzern oft als weniger benutzerfreundlich bewertet.
• EasyBill: EasyBill ist ein zuverlässiges Programm, um Rechnungen zu schreiben. Es bietet gute Rechnungsvorlagen, bleibt jedoch in der Gesamtbewertung hinter moderneren Lösungen zurück.
• Billomat: Billomat eignet sich als Software für Rechnungen mit einfachem Einstieg, wirkt aber im Rechnungsprogramm-Vergleich weniger übersichtlich bei umfangreicher Nutzung.
• PAPERLESS-SOLUTIONS: PAPERLESS-SOLUTIONS überzeugt im E-Rechnung-Software-Vergleich durch besonders benutzerfreundliche, intuitive und gesetzeskonforme Funktionen, mit denen Nutzer zuverlässig Eingangsrechnungen empfangen, verarbeiten und archivieren können.

Hinweis: Es ist wichtig, die spezifischen Anforderungen des eigenen Unternehmens zu prüfen und eine Software auszuwählen, die diese Anforderungen erfüllt.

Allgemeine Informationen zur Software für die E-Rechnung

Die klassische Papierrechnung hat ausgedient: heute geht es digital, schnell und rechtssicher. Immer mehr Unternehmen setzen auf E-Rechnungen, nicht zuletzt, weil der Gesetzgeber sie sukzessive seit 2025 dazu verpflichtet. Aber was steckt genau hinter der E-Rechnung, und welche Rolle spielt die passende Software?

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist nicht das klassische PDF per E-Mail. Im Gegenteil: Die E-Rechnung folgt klaren gesetzlichen Vorgaben und muss maschinenlesbar sein. Das bedeutet: Alle relevanten Daten wie Rechnungsnummer, Betrag oder Steuersatz liegen in einem strukturierten Format vor, sodass sie von Buchhaltungsprogrammen automatisch verarbeitet werden können.

In Deutschland sind vor allem diese Standards wichtig:

• XRechnung: Das Pflichtformat für öffentliche Aufträge: standardisiert und 100 % maschinenlesbar.
• ZUGFeRD: Ein Hybridformat, das PDF und XML kombiniert. Perfekt, wenn man sowohl eine Rechnungsvorlage für den Menschen als auch maschinenlesbare Daten für die Software benötigt.
• EN 16931: Der europäische Standard, auf dem XRechnung und ZUGFeRD basieren.

Warum ist die E‑Rechnungspflicht in Deutschland relevant?

Seit 2025 gilt in Deutschland die E-Rechnungspflicht: Unternehmen müssen ihre Rechnungen an Geschäftspartner und Behörden in einem strukturierten, digitalen Format übermitteln. Anders gesagt: Wer künftig eine elektronische Rechnung erstellen will, kommt an einem passenden Rechnungsprogramm oder einer modernen E-Rechnung-Software nicht mehr vorbei.

Einfache PDF-Rechnung reicht nicht mehr aus

Die Pflicht betrifft nicht nur große Konzerne, sondern auch Selbstständige und KMU: alle, die Rechnungen schreiben. Ob Sie ein Online-Rechnungsprogramm oder ein klassisches On-Premises-Rechnungsprogramm kaufen möchten: Jedes Tool wird daran gemessen, ob es die Anforderungen des Gesetzes erfüllt. Denn eine einfache PDF-Rechnung reicht nicht mehr aus.

Passende Software für Rechnungen spart Zeit, Nerven und Geld

Besonders wichtig ist die GoBD-konforme Archivierung. Jede E-Rechnung ist ein steuerrelevanter Beleg, der sicher, unveränderbar und digital gespeichert werden muss. Für Unternehmen bedeutet das: Wer jetzt die passende Software für Rechnungen auswählt, spart später Zeit, Nerven und Geld. Gleichzeitig zwingt die neue Pflicht auch Behörden zur Digitalisierung. Statt Papierbergen gibt es künftig strukturierte Datenflüsse, die effizienter, schneller und transparenter sind als je zuvor.

Nur ein smartes Programm macht die Pflicht zur Chance

In unserem großen E-Rechnung-Software-Vergleich zeigt sich: Die besten Tools punkten nicht nur mit rechtssicherer Umsetzung, sondern auch mit Benutzerfreundlichkeit und Automatisierung. Denn nur ein smartes Programm macht die Pflicht zur Chance.

E-Rechnung: Welche Vorteile bringt die Software?

Die manuelle Rechnungsbearbeitung ist zeitaufwendig und Fehler schleichen sich gerne ein. Eine moderne Software für Rechnungen spielt hier ihre Stärken aus. Automatisierung, Rechtssicherheit und Effizienz sind die größten Pluspunkte.

1. Automatisierung spart Zeit

Mit einem Programm zum Rechnungen schreiben laufen viele Schritte wie von selbst. Positionen werden automatisch übernommen, Kundenstammdaten gepflegt und wiederkehrende Rechnungen im Handumdrehen erstellt. So bleibt mehr Zeit für das Wesentliche, Ihr Business.

2. Compliance und Gesetzeskonformität

Gerade bei elektronischen Rechnungen ist es wichtig, die rechtlichen Vorgaben einzuhalten. Gute Anbieter achten darauf, dass ihre Lösung mit den aktuellen Anforderungen des Gesetzes (z. B. GoBD, ZUGFeRD, XRechnung) kompatibel ist. Das reduziert das Risiko von Beanstandungen durch das Finanzamt erheblich.

3. Weniger Fehler, mehr Überblick

Wer händisch Rechnungen erstellt, kennt Tippfehler und Zahlendreher nur zu gut. Mit einer zuverlässigen Software für Rechnungen werden diese Fehlerquellen minimiert. Automatische Plausibilitätsprüfungen sorgen dafür, dass Beträge, Steuersätze und Kundendaten stimmen.

Vorstellung: 6x E-Rechnung-Software im Vergleich

1. sevDesk

sevDesk überzeugt mit einer intuitiven Benutzeroberfläche und umfassender Funktionalität. Die Software ermöglicht es, E-Rechnungen gemäß der EN 16931-Norm zu erstellen, zu versenden und zu archivieren.

2. Papierkram

Papierkram richtet sich speziell an Dienstleister und Freiberufler, die ihre Leistungen projektbezogen abrechnen. Mit Funktionen wie Zeiterfassung, Projektmanagement und automatisierter Buchhaltung bietet es eine effiziente Lösung für die Erstellung von E-Rechnungen.

3. FastBill

FastBill ermöglicht die Erstellung von E-Rechnungen im ZUGFeRD- und XRechnung-Format und bietet eine automatisierte Buchhaltung. Die Software ist besonders für Selbstständige und kleine Unternehmen geeignet, die ihre Rechnungsstellung effizient gestalten möchten.

4. EasyBill

EasyBill bietet eine benutzerfreundliche Oberfläche zur Erstellung von E-Rechnungen, Angeboten und Mahnungen. Die Software unterstützt die DATEV- und Lexware-Formate und ermöglicht eine direkte Übertragung der Daten an den Steuerberater.

5. Billomat

Billomat ist eine cloudbasierte Rechnungssoftware, die E-Rechnungen gemäß der GoBD-Vorgaben erstellt und versendet. Mit Funktionen wie automatischem Zahlungsausgleich und flexiblen Vorlagen bietet es eine gute Lösung für die Rechnungsstellung.

6. PAPERLESS-SOLUTIONS

PAPERLESS-SOLUTIONS bietet eine maßgeschneiderte Lösung für die digitale Eingangsrechnungsverarbeitung. Durch die Integration mit über 30 ERP-Systemen wie SAP, Microsoft Dynamics und Sage ermöglicht die Software eine nahtlose Digitalisierung und Archivierung von E-Rechnungen. Dank der Partnerschaft mit dem Dokumentenmanagement-System d.velop documents können Unternehmen ihre Rechnungs-Workflows effizient gestalten und die gesetzlichen Anforderungen der E-Rechnungspflicht seit dem 1. Januar 2025 problemlos erfüllen.

Vergleich: 6-mal Software für die E-Rechnung

Welche Zielgruppe für welches Produkt?

1. sevDesk

Zielgruppe: Kleine Unternehmen, Selbstständige, Start-ups

Warum: Intuitive Benutzeroberfläche, einfache Integration und grundlegende Automatisierung machen es ideal für Unternehmen ohne komplexe Buchhaltungsprozesse.

2. Papierkram

Zielgruppe: Kleine bis mittlere Unternehmen, Freelancer

Warum: Einfache Bedienung, kostengünstig, unterstützt GoBD-konforme Archivierung und E-Rechnungen – besonders für Anwender ohne großen IT-Aufwand geeignet.

3. FastBill

Zielgruppe: Selbstständige, kleine Unternehmen, Agenturen

Warum: Starke Automatisierung, strukturierte Datenverarbeitung und gute Integration in Buchhaltungssysteme – geeignet für Unternehmen mit wiederkehrenden Rechnungsprozessen.

4. Easybill

Zielgruppe: E-Commerce, Versandhandel, kleine bis mittlere Unternehmen

Warum: Fokus auf Versand und Erstellung von Rechnungen im E-Commerce-Kontext; einfache Automatisierung und Standardintegration für Shopsysteme.

5. Billomat

Zielgruppe: Kleine bis mittlere Unternehmen, Online-Dienstleister

Warum: Benutzerfreundlich, gute Automatisierung und Archivierung; richtet sich an Unternehmen, die digitale Rechnungsprozesse effizient abbilden wollen.

6. PAPERLESS-SOLUTIONS

Zielgruppe: Mittelstand, Großkunden, Unternehmen mit komplexen Rechnungs- und Workflow-Prozessen

Warum: KI-gestützte Datenverarbeitung, umfassende Automatisierung, nahtlose Integration in bestehende Systeme und revisionssichere Archivierung – ideal für Unternehmen, die hohe Anforderungen an Prozessoptimierung und Compliance haben.

Testsieger PAPERLESS-SOLUTIONS im Überblick

Wenn es um Rechnungsverarbeitung geht, setzt PAPERLESS-SOLUTIONS neue Maßstäbe für Unternehmen, die ihre Buchhaltung und Dokumentenprozesse digitalisieren wollen. Mit einer Kombination aus KI-gestützter OCR, GoBD-konformer Archivierung und nahtlosen Schnittstellen zu DATEV und Elster wird der gesamte Workflow von der Eingangsrechnungsbearbeitung bis zur revisionssicheren Ablage automatisiert. Ob Plattform- oder Cloud-Lösung: PAPERLESS-SOLUTIONS bietet maximale Flexibilität für unterschiedlichste Unternehmensgrößen.

Hauptstärken auf einen Blick

• KI-basierte Rechnungsdatenextraktion: Papierberge adé: intelligente Algorithmen erkennen automatisch Rechnungsdetails und beschleunigen die Bearbeitung.
• Revisionssicheres digitales Archiv: Alle Dokumente werden GoBD-konform gespeichert, sodass gesetzliche Vorgaben lückenlos erfüllt sind.
• Lokale Server in Deutschland: Für maximale Datensicherheit und Compliance: besonders relevant für Mittelstand und Großkunden.
• Intuitive Benutzerführung: Selbst komplexe Workflow-Management-Prozesse werden übersichtlich abgebildet, sodass die digitale Akte für alle Mitarbeiter leicht zugänglich bleibt.
• USP: Maßgeschneiderte Lösung für Mittelstand & Großkunden

Sonderlösungen für Großkunden und den Mittelstand

PAPERLESS-SOLUTIONS überzeugt durch seine Sonderlösungen für Großkunden und den Mittelstand. Die Software lässt sich problemlos in bestehende Buchhaltungs- und Dokumentenmanagement-Systeme integrieren, steigert die Effizienz und sorgt dafür, dass Rechnungen und Dokumente jederzeit auffindbar und sicher abgelegt sind, egal ob im DMS, in der digitalen Akte oder im digitalen Archiv.

Zukunftssichere Lösung für die digitale Rechnungsverarbeitung

Wer auf der Suche nach einer zukunftssicheren Lösung für die digitale Rechnungsverarbeitung ist, bekommt mit PAPERLESS-SOLUTIONS einen verlässlichen Partner, der Gesetzesanforderungen erfüllt, Prozesse optimiert und Unternehmen fit für die papierlose Zukunft macht.

PAPERLESS-SOLUTIONS für KMU und Großkunden

PAPERLESS-SOLUTIONS überzeugt als führende Lösung für Unternehmen, die ihre Rechnungsverarbeitung effizient, automatisiert und gesetzeskonform gestalten möchten. Die Software kombiniert intuitive Bedienung mit KI-gestützter Automatisierung, GoBD-konformer Archivierung und flexibler Integration in bestehende Systeme. Damit ist PAPERLESS-SOLUTIONS besonders für Mittelstand und Großkunden die optimale Wahl, die Wert auf Sicherheit, Skalierbarkeit und Prozessoptimierung legen.