Die E-Invoice hilft Unternehmen, ihre Ressourcen effizienter auszunutzen

Eine E-Invoice, auch als elektronische Rechnung oder E-Rechnung bekannt, ist die digitale Version einer traditionellen Papierrechnung und besitzt die gleiche Gültigkeit wie ihr elektronisches Pendant. Sie wird elektronisch versendet, empfangen und verarbeitet und kann so einfacher verwaltet und bearbeitet werden. Die E-Invoice kann in Form eines PDF-Dokuments als E-Mail-Anhang oder als XML-Datei ausgestellt werden. Sie enthält alle relevanten Informationen wie Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Empfänger und Absender, Artikelbeschreibungen und Preise.

E-Invoice ist schnell, günstig und leicht zu bearbeiten

Die E-Invoice hat gegenüber der Papierrechnung den Vorteil, dass sie schnell, effizient und kosteneffektiv verarbeitet werden kann und eine einfachere Archivierung ermöglicht. Das E-Invoicing, also die elektronische Rechnungsstellung, bezieht sich auf den Prozess der Übermittlung, Überprüfung und Genehmigung von Rechnungen in elektronischer Form. Dies beinhaltet die Erstellung einer digitalen Rechnung und den elektronischen Rechnungsversand von einem Sender an einen Empfänger.

Elektronischer Rechnungseingang über EDI-Anbindung

Der elektronische Rechnungseingang erfolgt in der Regel über EDI (Electronic Data Interchange) oder ein anderes elektronisches Übertragungsprotokoll. Die digitale Rechnungsverarbeitung umfasst das Scannen, Überprüfen und Genehmigen der Rechnungen. Das verringert den manuellen Aufwand und steigert die Effizienz im Vergleich zur traditionellen Papierrechnung.

Welche Vorteile bringt die E-Invoice?

Stapelweise Papierrechnungen durchblättern? Sich mit unleserlichen Handschriften herumschlagen oder sogar verloren gegangene Rechnungen suchen? Mit der E-Invoice gehören diese Zeitfresser der Vergangenheit an. Denn ein elektronischer Rechnungseingang und Rechnungsversand bietet eine Vielzahl von Vorteilen. Einige Beispiele dafür, wie sich die E-Rechnung positiv auf die Workflows in Ihrem Unternehmen auswirkt, sehen Sie in dieser Übersicht:

• Personelle Kapazitäten effektiver nutzen
• Großer Schritt in Richtung papierloses Büro
• Schneller und effizienter als manuelle Verarbeitung von Papierrechnungen
• Manuelle Fehlerquellen reduzieren
• Strukturierte Rechnungsdaten jederzeit ortsunabhängig Dank Dokumentenmanagement in der Cloud abrufen
• E-Invoice ermöglicht bessere Überwachung von Zahlungen und Rechnungen
• Schnelle Zustellung und schnellere Bezahlung – erhöhte Liquidität

• Material-, Druck und Portokosten sparen

• Automatische Weitergabe an ein revisionssicheres, digitales Archiv im Dokumentenmanagement-System (DMS)

Wie Sie E-Invoicing in Ihrem Unternehmen einführen können

Für Unternehmen ist es von immer größerer Bedeutung, moderne Technologien einzusetzen, um konkurrenzfähig zu bleiben. Eine Möglichkeit, interne Geschäftsabläufe zu optimieren, ist die Einführung des E-Invoicings. Es gibt drei Modelle, wie Unternehmen eine digitale Rechnungsverarbeitung einführen können. Diese Modelle stellen wir Ihnen hier kurz vor:

Sender – Empfänger: In diesem Modell werden Rechnungen direkt zwischen Sender und Empfänger ausgetauscht, ohne ein zentrales Netzwerk einzuschalten. Es eignet sich besonders für Unternehmen, die schon eine direkte Beziehung zu ihren Kunden und Lieferanten haben. Sie können eine direkte Übertragung von Rechnungen vereinbaren.

Sender – Netzwerk – Empfänger: Der Austausch von Rechnungen findet hierbei über ein zentrales Netzwerk statt. Das Netzwerk kann ein neutrales Drittanbieter-Netzwerk sein oder ein gesondertes Rechnungsaustausch-Netzwerk des Unternehmens. Die Methode ist Unternehmen dienlich, die mit vielen verschiedenen Kunden und Lieferanten zusammenarbeiten und ein zentrales Netzwerk benötigen, um den Rechnungsaustausch zu standardisieren und zu automatisieren.

Sender – Netzwerk des Senders – Netzwerk des Empfängers – Empfänger: In diesem Modell werden Rechnungen über die jeweiligen Sender- und Empfänger-Netzwerke ausgetauscht. Es ist für Unternehmen geeignet, die bereits ein eigenes E-Invoicing-Netzwerk eingerichtet haben. Damit sind sie in der Lage, die Rechnungen direkt über dieses Netzwerk auszutauschen. Dieses Procedere ist besonders sicher, da keine Drittanbieter-Netzwerke eingeschaltet werden und so auch keine Datensicherheitsrisiken bestehen.

Fazit

Unternehmen sind in der Lage, durch E-Invoicing Zeit und Geld zu sparen, weil sie manuelle Prozesse automatisieren und zugleich Fehler vermeiden. Zudem ermöglicht es eine bessere Überwachung und Kontrolle der Rechnungen, was eine höhere Transparenz und Effizienz zur Folge hat. Es ist jedoch wichtig, dass Unternehmen eine sichere Lösung wählen, damit ihre finanziellen Daten geschützt sind. Insgesamt ist E-Invoicing ein wertvolles Instrument, das Unternehmen dabei helfen kann, ihre Ausgaben zu optimieren und ihre Geschäftsprozesse zu beschleunigen. Das könnte Sie ebenfalls interessieren