Die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems wie d.velop documents ist ein strategisches Projekt, das über den Erfolg Ihrer Digitalisierung entscheidet. PAPERLESS-SOLUTIONS begleitet mittelständische Unternehmen als erfahrener d.velop Partner durch diesen Prozess – von der ersten Beratung bis zum laufenden Betrieb. Dieser Guide zeigt Ihnen, welche Rollen, Projektphasen und Auswahlkriterien Sie kennen sollten, um den passenden Implementierungspartner für Ihr Unternehmen zu finden.
Ob Sie aus der Immobilienverwaltung, dem Handel oder der Industrie kommen: Eine fundierte Partnerentscheidung spart Zeit, senkt Kosten und erhöht die Akzeptanz bei Ihren Mitarbeitenden. Im Folgenden erfahren Sie, worauf es bei der d.velop Partnerwahl wirklich ankommt.
Ein Dokumentenmanagementsystem berührt nahezu jeden Geschäftsbereich Ihres Unternehmens. Von der Eingangsrechnungsverarbeitung über Freigabe-Workflows bis zur revisionssicheren Archivierung – d.velop documents greift tief in Ihre Prozesse ein.
Der Implementierungspartner bringt nicht nur technisches Know-how mit, sondern auch Erfahrung aus vergleichbaren Projekten in Ihrer Branche. Diese Erfahrung entscheidet darüber, ob Ihr Projekt reibungslos verläuft oder ob Sie mit ungeplanten Verzögerungen und Mehrkosten rechnen müssen.
Hinzu kommt: Ein guter Partner versteht Ihre GoBD- und DSGVO-Anforderungen und kann diese von Anfang an in die Konzeption einbeziehen. So vermeiden Sie nachträgliche Anpassungen, die Zeit und Budget kosten.
Bevor Sie einen Partner auswählen, sollten Sie klären, wie viel Unterstützung Sie tatsächlich benötigen. Grundsätzlich gibt es zwei Wege, ein DMS-Projekt anzugehen.
Ein interner Ansatz ist sinnvoll, wenn Sie bereits über eine gut aufgestellte IT-Abteilung verfügen, die Erfahrung mit Systemeinführungen mitbringt. Ihre Mitarbeitenden kennen die Unternehmenskultur, die Prozesse und die Anforderungen der Fachabteilungen im Detail.
Allerdings birgt dieser Weg Risiken: Ohne externe Perspektive übersehen interne Teams manchmal innovative Ansätze oder Best Practices aus anderen Branchen. Auch die verfügbare Kapazität ist oft begrenzt, da das Tagesgeschäft weiterläuft.
Ein externer Partner bringt frische Ideen, erprobte Methoden und branchenübergreifende Projekterfahrung mit. Die Unabhängigkeit ermöglicht eine objektive Analyse Ihrer Ist-Situation ohne Betriebsblindheit.
Externe Beratung ist skalierbar: Sie können Ressourcen je nach Projektphase hinzuziehen oder reduzieren, ohne langfristige Personalverpflichtungen einzugehen. Das macht Ihr Projekt flexibel und kalkulierbar.
Eine strukturierte Vorgehensweise ist das Fundament jeder gelungenen DMS-Implementierung. Die folgenden fünf Phasen haben sich in der Praxis bewährt.
In dieser Phase erfasst Ihr Partner gemeinsam mit Ihnen den Status quo. Welche Dokumente werden wo erstellt, bearbeitet und archiviert? Welche Prozesse sind bereits digital, welche noch nicht?
Die Analyse umfasst auch Ihre IT-Infrastruktur: Welches ERP-System nutzen Sie? Wie sieht die Integration mit Outlook und anderen Office-Anwendungen aus? Diese Informationen sind die Basis für ein realistisches Konzept.
Auf Basis der Analyse entwickelt Ihr Partner ein Konzept, das Ihre Anforderungen mit den Möglichkeiten von d.velop documents abgleicht. Hier werden Workflows definiert, Aktenstrukturen geplant und Schnittstellen spezifiziert.
In dieser Phase klären Sie auch grundlegende Fragen: Cloud, On-Premises oder Hybrid? Welche Module benötigen Sie zum Start, welche können später ergänzt werden? Ein erfahrener Partner hilft Ihnen, die richtige Balance zwischen Funktionsumfang und Projektbudget zu finden.
Jetzt wird es technisch: Die Software wird installiert, konfiguriert und an Ihre bestehenden Systeme angebunden. Die Integration mit Ihrem ERP-System – ob SAP, Microsoft Dynamics oder ein anderes – ist dabei ein kritischer Erfolgsfaktor.
PAPERLESS-SOLUTIONS verfügt über zertifizierte Connectoren für alle gängigen ERP-Systeme und setzt auf KI-gestützte OCR-Technologie für die automatische Dokumentenerkennung. Das beschleunigt die Datenextraktion und reduziert manuelle Eingaben auf ein Minimum.
Die beste Software nützt wenig, wenn Ihre Mitarbeitenden sie nicht bedienen können oder wollen. Schulungen sind daher kein optionaler Zusatz, sondern integraler Bestandteil jedes erfolgreichen DMS-Projekts.
Gute Partner bieten zielgruppenspezifische Trainings an: Von Power-Usern, die das System konfigurieren, bis hin zu Anwendenden, die täglich damit arbeiten. Ergänzend helfen Change-Management-Maßnahmen, Widerstände abzubauen und die Akzeptanz zu fördern.
Der Produktivstart ist nicht das Ende des Projekts, sondern ein neuer Anfang. In den ersten Wochen nach dem Go-Live treten oft Fragen auf, die eine schnelle Reaktion erfordern.
Ein verlässlicher Partner steht Ihnen auch nach der Einführung zur Seite – mit Managed Services, regelmäßigen Updates und persönlichem Ansprechpartner. So stellen Sie sicher, dass Ihr DMS langfristig stabil und sicher läuft.
Für ein erfolgreiches Projekt müssen interne und externe Rollen klar verteilt sein. Diese Übersicht zeigt Ihnen, wer welche Aufgaben übernimmt.
Der Projektsponsor – meist ein Geschäftsführer oder CFO – sichert Budget und Rückhalt auf Führungsebene. Ohne dieses Commitment werden Entscheidungen verschleppt und Prioritäten verschoben.
Die Projektleitung koordiniert alle internen Aktivitäten und fungiert als Schnittstelle zum Partner. Diese Person sollte die Prozesse kennen und Entscheidungsbefugnis haben.
Key User aus den Fachabteilungen testen das System, geben Feedback und werden später als Multiplikatoren in ihren Teams aktiv. Ihre frühe Einbindung erhöht die Akzeptanz erheblich.
Der Projektmanager beim Partner steuert das Gesamtprojekt und ist Ihr Hauptansprechpartner. Erfahrene Consultants analysieren Ihre Prozesse und setzen die technische Umsetzung um.
Zusätzlich unterstützen Schulungsspezialisten beim Know-how-Transfer und ein Support-Team steht für Fragen während und nach der Einführung bereit.
Die Wahl des richtigen Partners ist keine Bauchentscheidung. Folgende Kriterien helfen Ihnen, eine fundierte Auswahl zu treffen.
Hat der Partner bereits Projekte in Ihrer Branche umgesetzt? Kann er Referenzen nennen, die Sie kontaktieren dürfen? Ein Partner mit branchenspezifischer Erfahrung versteht Ihre Anforderungen schneller und kann erprobte Lösungen anbieten.
Fragen Sie gezielt nach vergleichbaren Projekten: Wie viele Nutzer waren beteiligt? Welche Module wurden eingeführt? Wie lange dauerte die Implementierung?
Der Status im d.velop Partnernetzwerk gibt Aufschluss über Qualifikation und Erfahrung. Platinum-Partner wie PAPERLESS-SOLUTIONS durchlaufen regelmäßige Schulungen und Zertifizierungen, die ein hohes Qualitätsniveau sicherstellen.
Achten Sie auch auf branchenübergreifende Zertifizierungen wie ISO/IEC 27001. Diese belegen, dass der Partner höchste Standards bei Informationssicherheit einhält – ein wichtiger Aspekt, wenn Sie sensible Dokumente verarbeiten.
Die Integration von d.velop documents mit Ihrem ERP-System ist oft der komplexeste Teil des Projekts. Prüfen Sie, ob der Partner zertifizierte Schnittstellen für Ihr System anbietet und Erfahrung mit der konkreten ERP-Version hat.
PAPERLESS-SOLUTIONS hat für SAP, Microsoft Dynamics und weitere ERP-Systeme standardisierte Connectoren entwickelt, die einen reibungslosen Datenaustausch ermöglichen.
Revisionssichere Archivierung nach GoBD und die Einhaltung der DSGVO sind für deutsche Unternehmen keine Kür, sondern Pflicht. Ihr Partner muss diese Anforderungen kennen und in der Lösung umsetzen können.
Mit Blick auf die E-Rechnungspflicht ab 2025 wird auch das Thema XRechnung und ZUGFeRD immer wichtiger. Ein kompetenter Partner berät Sie, wie Sie diese Formate rechtssicher verarbeiten und archivieren.
Was passiert nach dem Go-Live? Bietet der Partner Support aus Deutschland mit kurzen Reaktionszeiten? Gibt es Managed Services, die den laufenden Betrieb übernehmen?
PAPERLESS-SOLUTIONS bietet einen persönlichen Ansprechpartner und Managed Services, die Wartung, Updates und Support aus einer Hand liefern. So können Sie sich auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren, während Ihr DMS zuverlässig läuft.
Die Kosten einer DMS-Einführung setzen sich aus verschiedenen Komponenten zusammen. Ein transparenter Überblick hilft Ihnen bei der Budgetplanung.
Der größte Kostenblock entfällt in der Regel auf Beratungsleistungen und technische Implementierung. Der Aufwand hängt von der Komplexität Ihrer Anforderungen ab: Wie viele Workflows? Wie viele Schnittstellen? Wie viel individuelle Anpassung?
Erfahrene Partner können den Aufwand auf Basis ähnlicher Projekte gut einschätzen und Ihnen ein realistisches Angebot machen.
Bei den Lizenzen haben Sie die Wahl zwischen Cloud-Abonnements und klassischen On-Premises-Lizenzen. Cloud-Modelle reduzieren den initialen Aufwand und machen Kosten planbar. On-Premises kann langfristig günstiger sein, erfordert aber eigene IT-Ressourcen für den Betrieb.
Hybride Modelle kombinieren beide Ansätze und bieten maximale Flexibilität.
Unterschätzen Sie nicht den Aufwand für Schulungen und begleitende Maßnahmen. Die Kosten variieren je nach Anzahl der Nutzer und dem gewählten Schulungsformat – von Präsenztrainings über Webinare bis zu E-Learning-Angeboten.
Nach der Einführung fallen regelmäßige Kosten für Support, Updates und ggf. Managed Services an. Diese sollten Sie von Anfang an einplanen, um böse Überraschungen zu vermeiden.
Mit dieser Checkliste prüfen Sie systematisch, ob ein potenzieller Partner zu Ihren Anforderungen passt.
Welchen Status hat der Partner im d.velop Partnernetzwerk? Welche Zertifizierungen kann er vorweisen? Wie viele Consultants sind auf d.velop spezialisiert?
Wie viele d.velop Projekte hat der Partner bereits umgesetzt? In welchen Branchen? Kann er Referenzkunden nennen, die Sie kontaktieren dürfen?
Wie sieht die typische Projektmethodik aus? Welche Phasen und Meilensteine sind vorgesehen? Wer ist Ihr Ansprechpartner während des Projekts?
Hat der Partner Erfahrung mit Ihrem ERP-System? Gibt es zertifizierte Schnittstellen? Wie wird die Datenmigration aus Altsystemen gehandhabt?
Welche Support-Level werden angeboten? Wo sitzt das Support-Team? Gibt es Managed Services für den laufenden Betrieb?
Auch gut geplante Projekte können scheitern. Die folgenden Fallstricke sollten Sie kennen und von Anfang an adressieren.
Wenn Anforderungen nicht klar definiert sind, wachsen sie während des Projekts unkontrolliert. Das führt zu Verzögerungen und Mehrkosten. Investieren Sie ausreichend Zeit in die Anforderungserhebung und fixieren Sie den Projektumfang schriftlich.
Ein DMS-Projekt ist kein reines IT-Projekt. Wenn die Fachabteilungen nicht früh eingebunden werden, fehlt die Akzeptanz. Key User sollten von Anfang an Teil des Projektteams sein.
Die Migration von Daten aus Altsystemen ist oft aufwendiger als gedacht. Klären Sie frühzeitig, welche Daten übernommen werden sollen und in welcher Qualität sie vorliegen.
Technische Einführung ohne begleitendes Change Management führt zu Widerständen. Kommunizieren Sie frühzeitig, warum das neue System eingeführt wird und welche Vorteile es bringt.
PAPERLESS-SOLUTIONS vereint über 20 Jahre Erfahrung in der Einführung von Dokumentenmanagementsystemen mit dem Status eines d.velop Platinum-Partners. Diese Kombination bietet Ihnen mehrere Vorteile.
Die ISO/IEC-27001-Zertifizierung belegt, dass PAPERLESS-SOLUTIONS internationale Standards für Informationssicherheit erfüllt – ein wichtiger Aspekt, wenn Sie sensible Unternehmens- oder Personaldaten verarbeiten.
Als Spezialist für den Mittelstand versteht PAPERLESS-SOLUTIONS die Anforderungen mittelgroßer Unternehmen: überschaubare Budgets, begrenzte IT-Ressourcen und der Wunsch nach einem Partner, der mitdenkt statt nur ausführt.
Das Managed Services Team sorgt dafür, dass Ihr DMS auch nach der Einführung stabil läuft. Mit persönlichem Ansprechpartner in Deutschland sind kurze Wege und schnelle Reaktionszeiten garantiert.
Die Wahl des richtigen d.velop Partners ist eine Investition in den Erfolg Ihres Digitalisierungsprojekts. Nehmen Sie sich Zeit für eine strukturierte Auswahl, prüfen Sie Referenzen und stellen Sie die richtigen Fragen.
Ein erfahrener Partner wie PAPERLESS-SOLUTIONS begleitet Sie durch alle Projektphasen – von der Analyse über die Implementierung bis zum laufenden Betrieb. So schaffen Sie die Grundlage für effiziente, GoBD-konforme Dokumentenprozesse, die Ihre Mitarbeitenden entlasten und Ihr Unternehmen voranbringen.
Die Projektdauer hängt von Ihren Anforderungen ab. Einfache Einführungen mit Standardfunktionen sind in wenigen Wochen möglich. PAPERLESS-SOLUTIONS setzt auf erprobte Projektmethoden, die auch komplexe Implementierungen mit ERP-Integration typischerweise in drei bis sechs Monaten abschließen.
Die Kosten setzen sich aus Beratung, Implementierung, Lizenzen und Schulungen zusammen. Eine pauschale Aussage ist schwierig, da der Aufwand von Faktoren wie Nutzeranzahl, Schnittstellen und individuellen Anpassungen abhängt. PAPERLESS-SOLUTIONS erstellt Ihnen ein transparentes Angebot nach einer ersten Analyse.
Achten Sie auf den Partnerstatus im d.velop Netzwerk und auf Zertifizierungen wie ISO/IEC 27001 für Informationssicherheit. PAPERLESS-SOLUTIONS ist d.velop Platinum-Partner und ISO/IEC-27001-zertifiziert, was höchste Qualitäts- und Sicherheitsstandards garantiert.
d.velop documents bietet zertifizierte Schnittstellen für alle gängigen ERP-Systeme. PAPERLESS-SOLUTIONS hat Erfahrung mit SAP, Microsoft Dynamics, DATEV und weiteren Systemen und sorgt für einen reibungslosen Datenaustausch zwischen DMS und ERP.
Platinum-Partner wie PAPERLESS-SOLUTIONS durchlaufen erweiterte Schulungen und erfüllen strenge Qualitätskriterien. Sie arbeiten eng mit d.velop zusammen und haben Zugang zu exklusiven Ressourcen, was sich in höherer Projektsicherheit und schnellerer Problemlösung niederschlägt.
Ja, PAPERLESS-SOLUTIONS bietet umfassende Managed Services und Support aus Deutschland. Ein persönlicher Ansprechpartner steht Ihnen auch nach dem Go-Live zur Verfügung, um Fragen zu beantworten und den stabilen Betrieb Ihres DMS sicherzustellen.