Digitale Vertragsverwaltung für Profis: Nie wieder eine Vertragsfrist verpassen
Mit Contract Lifecycle Management den gesamten Vertragslebenszyklus überblicken und gestalten
Unternehmen haben sehr viele Verträge
Kaufverträge, Mietverträge, Leihverträge, Werkverträge, Arbeitsverträge, Leasing-Verträge: In großen Unternehmen kann es vorkommen, dass die Anzahl der laufenden Verträge eine fünfstellige Zahl erreicht. Um dabei den Überblick zu bewahren und keine Fristen zu verpassen, empfiehlt sich ein digitales Contract Lifecycle Management. Was das ist und welche Vorteile es Ihnen für Ihr Unternehmen bringt, lesen Sie in diesem Blogartikel.
Definition: Was ist Contract Lifecycle Management?
Der Begriff „Contract Lifecycle Management“ beschreibt das digitale Vertragsmanagement über den gesamten Vertragslebenszyklus (Contract Lifecycle) hinweg. Dabei handelt es sich um eine spezielle Software, die Unternehmen nicht nur bei der Vertragserstellung und Vertragsverwaltung, sondern auch bei Vertragsänderungen bis hin zur Vertragsauflösung unterstützt.
Digitales Vertragsmanagement: Kontrolle über alle Vertragsbestandteile
Die Vertragsmanagement-Software sorgt darüber hinaus dafür, dass alle abgeschlossenen Verträge im Blick bleiben, dass ein Unternehmen die vereinbarten Bedingungen rechtzeitig erfüllt oder nachverhandeln kann und es gegebenenfalls festgelegte Zahlungsraten fristgemäß bezahlt. So lassen sich etwa Mahngebühren vermeiden. Contract Lifecycle Management bedeutet, stets die Kontrolle über sämtliche Verträge und ihre Bestandteile zu haben.
7 Vorteile von digitalem Contract Lifecycle Management
Wer als Unternehmer auf eine Software zur Vertragsverwaltung setzt, wird vor allem bald eine gewisse Gelassenheit verspüren. Denn allein das Wissen, über einen automatisierten Fristenkalender zu verfügen, der eine Erinnerungsfunktion besitzt, vermittelt ein Gefühl von Sicherheit. Und das steigt, je mehr Verträge KMU und größere Unternehmen abschließen. Doch es gibt noch viele weitere Vorteile, die digitales Contract Lifecycle Management so mit sich bringt. Hier eine kleine Übersicht:
1. Sichere Archivierung der Verträge
Die meisten Contract-Lifecycle-Management-Systeme sind an ein Dokumentenmanagement-System (DMS) gekoppelt. Das sorgt dafür, dass Sie Ihre Vertragsdokumente sicher, datenschutzkonform und zugriffsgeschützt ablegen können. Physische Vertragsdokumente können auf diese Weise weder verlorengehen noch in falsche Hände geraten.
2. Medienbruchfreie digitale Workflows mit digitaler Unterschrift
Wenn Sie auf eine digitale Vertragsverwaltung setzen, ermöglichen Sie zugleich allen Beteiligten eine effizientere digitale Zusammenarbeit. Fortan können Sie Vertragswerke nämlich digital aufsetzen und auch elektronisch versenden. Hinzu kommt: Eine digitale Unterschrift ermöglicht Ihnen und Ihren Vertragspartnern, auch ortsunabhängig elektronische Signaturen vorzunehmen, die rechtsgültig sind. Somit entfallen lästige Medienbrüche zwischen digitalen und papierbasierten Workflows.
3. Rechtssicherheit durch digitale Archivierung
Ihr DMS verfügt über ein spezielles digitales Archiv, in dem Sie Vertragsdokumente ablegen können. Das Besondere daran: Diese Form der Vertragsarchivierung stellt die Revisionssicherheit nach den GoBD sicher. Das bedeutet, dass Sie diese in Ihrer Vertragsmanagement-Software vollständig, unveränderbar und einschließlich ihrer Versionierung ablegen und jederzeit von überall aus aufrufen können.
4. Transparente Übersicht über alle Vertragsangelegenheiten
Oft kranken Prozesse in Unternehmen an mangelnder Transparenz. Nicht jedoch beim digitalen Contract Lifecycle Management. Jede zugriffsberechtigte Person hat einen guten Überblick über aktuelle Vertragsstände und Laufzeiten, kann Stammdaten und die jeweilige Phase des Contract Lifecycle einsehen. Außerdem ist jeder Vertrag über die integrierte Volltextsuche binnen Sekunden auffindbar.
5. Automatisierte Workflows: Verträge fristgerecht kündigen
Was wäre ein digitales Vertragsmanagement schon ohne Automatisierungen? Eine Kernfunktion neben der sicheren und strukturierten Ablage von Vertragsdokumenten besteht nun mal darin, dass die Software Sie an wichtige Fristen erinnert. Schon wenn Sie Ihre Verträge abspeichern, können Sie Benachrichtigungen zu bestimmten Terminen hinterlegen und sich in puncto Vertragsangelegenheiten an anstehende Vertragsverlängerungen und -kündigungen erinnern lassen. Ebenso können Sie automatisiert Reportings erstellen lassen, die Ihnen entscheidungsrelevante Informationen liefern.
6. Kostenersparnis:
Digitales Contract Lifecycle Management hilft Ihnen dabei, Software-gestützt Geld zu sparen. Schon der Verzicht auf Papier, Druckkosten, den Versand der Verträge und deren Archivierung in einem Archivraum hilft Ihnen, Ressourcen zu schonen und Räumlichkeiten einzusparen. Obendrein entfallen bei Ihnen künftig Strafzahlungen, die aus verpassten Fristen resultieren, und Sie denken an die rechtzeitige Kündigung Ihrer Verträge, bevor diese sich kostenpflichtig verlängern. Nicht zuletzt kommen Sie in den Genuss von Skontoberechtigungen, wenn Sie vertraglich vereinbarte Raten fristgemäß begleichen.
7. Zeitersparnis
Die Suche nach Dokumenten innerhalb Ihrer Vertragswerke hat Sie in der Vergangenheit viel Zeit gekostet? Mit einer Software für die Vertragsverwaltung ist damit Schluss, denn fortan werden Sie dank komfortabler Suchfunktion finden. Und es gibt noch weiteres Zeitsparpotenzial: Verträge können Sie von nun an digital signiert versenden und signieren lassen. Das spart richtig viel Zeit, gerade dann, wenn Sie international tätig sind.
Fazit
Eigentlich gibt es keinen Grund, Verträge noch auf Papier zu verwalten – geschweige denn, diese analog abzuschließen. Mit einer Vertragsmanagement-Software schieben Sie all Ihre Vertragsaktivitäten in den digitalen Raum. Warum? Weil es günstiger ist, sicherer ist und viel schneller geht. Mit einer Cloud-Lösung können Sie darüber hinaus Verträge digital unterschreiben, was der Medienbruchfreiheit des gesamten Workflows zugutekommt. Die Zukunft ist näher als viele denken. Papierbasierte Prozesse sind ein Teil der alten Arbeitswelt, das papierlose Büro ist auf dem Vormarsch. Mit dem richtigen Software-Partner gelingt die Systemintegration spielend leicht.
