Aktenvernichtung als Basis für modernes Dokumentenmanagement

Akten scannen und anschließend vernichten

Zigtausende Kilometer Aktenordner lagern noch immer in Archiven deutscher Unternehmen. In regelmäßigen Abständen dürfen Teile von ihnen geschreddert werden, während weitere Regalkilometer nachwachsen. Die Lösung gegen diesen immerwährenden Kreislauf: ersetzendes Scannen. Unter bestimmten Bedingungen dürfen Sie Akten aus Papier nämlich schreddern – und durch ersetzendes Scannen in digitale Akten umwandeln. Welche gesetzlichen Regelungen es beim EU-Datenschutz zur Datenvernichtung gibt und welche Rolle Dokumentenmanagement-Systeme (DMS) spielen können, lesen Sie in diesem Blogbeitrag.

Was bedeutet Aktenvernichtung?

Aktenvernichtung beschreibt die unwiederbringliche physikalische Zerstörung von Akten und deren Inhalten. Insbesondere sensible Dokumente, also solche, die personenbezogene Daten enthalten, ereilt das Schicksal der Dokumentenvernichtung nach einer bestimmten Zeit. Wie das genau zu geschehen hat, regelt der EU-Datenschutz (EU-DSGVO). Die richtige Aktenentsorgung hat zum Zweck, personenbezogene Informationen, die etwa in Geschäftsakten enthalten sind, bestmöglich und dem restriktiven EU-Datenschutz entsprechend zu schützen. Das bedeutet, dass sie im Falle der Dokumentenvernichtung nicht rekonstruierbar zu schreddern sind.

Aktenvernichtung: Selbstanlieferung oder Profi-Service

Die Dokumentenvernichtung kann jedes Unternehmen je nach Geheimhaltungsstufe der Dokumente (DIN 66399) in der Regel selbst vor Ort auf dem eigenen Gelände vornehmen. Es gibt aber auch Services, die Akten professionell als Auftragsdatenverarbeitung vernichten. Sie holen das Aktenmaterial in einer Datentonne im Unternehmen ab oder nehmen es bei Selbstanlieferung in Empfang. Anschließend führen sie die Akten einer EU-DSGVO-konformen Aktenvernichtung zu.

Kosten für mobile Datenvernichtung samt Datentonne

Die Preise für die Aktenvernichtung variieren. Sie setzen sich beispielsweise aus der Größe der Datentonne (240 Liter bis 600 Liter oder mehr), der Miete für die Datentonne, der Häufigkeit der Leerung, den Transportkosten, notwendigen Vernichtungszertifikaten und Schutzklassen zusammen. Ein Richtwert: Für die monatliche Leerung einer 240-Liter-Datentonne kann man mit rund 50 Euro Kosten für die zertifizierte Vernichtung nach DIN 66399 rechnen.

Wie ist Aktenvernichtung gesetzlich geregelt?

Grundsätzlich regelt die DIN-Norm 66399 die gesetzeskonforme Datenvernichtung. Diese bezieht sich aber nicht nur auf analoge, sondern auch auf digitale Datenträger wie Festplatten. Dabei spielen die drei sogenannten Schutzklassen eine zentrale Rolle, denn sie entscheiden darüber, auf welche Weise sensible Akten, Dokumente und Daten zu vernichten sind. Jede Schutzklasse richtet sich nach dem Schutzbedarf der jeweiligen Personendaten.

DIN 66399: 3 Schutzklassen, 7 Sicherheitsstufen

Schutzklasse 1 – normaler Schutzbedarf: keine negativen Folgen bei Bekanntwerden zu befürchten, z.B. allgemeine Geschäftskorrespondenz ohne sensible Inhalte

Schutzklasse 2 – hoher Schutzbedarf: negative Folgen bei Bekanntwerden sind nicht ausgeschlossen, z.B. sensible Daten wie Personalakten

Schutzklasse 3 – sehr hoher Schutzbedarf: negative Auswirkungen bei Bekanntwerden zu befürchten, z.B. Patienten- und Mandantenakten, Geheimakten aus der Regierung

DIN 66399: Personenbezogene Daten mindestens Sicherheitsstufe 3

Neben der Schutzklasse gibt es noch die Sicherheitsstufe. Auf einer Skala von 1 „Allgemeine Daten“ bis 7 „Top Secret Hochsicherheitsdaten“ regelt sie, wie groß die geschredderten Fragmente eines analogen oder digitalen Datenträgers nach dem Schreddern noch sein dürfen. Die 7 Stufen reichen von „Reproduktion mit einfachem Aufwand möglich“ bis hin zu „Reproduktion ausgeschlossen“. Enthalten Dokumente personenbezogene Daten, so gilt immer mindestens Sicherheitsstufe 3, für die es heißt: „Sensible Daten: Reproduktion mit erheblichem Aufwand“.

Welche Vorteile bietet die Aktenvernichtung?

Die ordnungsgemäße Aktenvernichtung bietet vor allem Zweierlei: rechtliche Sicherheit für das Unternehmen und datentechnische Sicherheit für diejenigen Personen, deren personenbezogene Daten erhoben wurden. Denn bei der Archivierung von Akten sind immer auch persönliche Daten und Interna involviert. Und vor allem Erstgenannte gelten als besonders schützenswert, weil ihr Bekanntwerden je nach Kontext schwerwiegende Konsequenzen haben kann. Deshalb sollten sich Unternehmen eine Frage stellen: Was kann schlimmstenfalls passieren, wenn diese Unterlagen publik werden? Akten, die personenbezogene Daten enthalten, sind zu vernichten, wenn keine Gesetze, z.B. Steuergesetze wie die GoBD, dagegensprechen.

Akten vernichten und Platz für Neues schaffen

Die Aktenvernichtung ist aber auch der erste Schritt in Ihr papierloses Büro. Und: Die Aktenvernichtung schafft Platz für neue Verwendungszwecke, wo einst das Papierarchiv lagerte. Ersetzendes Scannen konserviert die wichtigsten Akten schnell auffindbar in digitaler Form und speichert sie dauerhaft im digitalen Archiv Ihres Dokumentenmanagement-Systems (DMS). Es ist Ihr Weg hin zu schnelleren und effizienteren Workflows bei gleichzeitigem Wegfall hoher Lager-, Papier-, Druck- und Portokosten.

Wie kann ein DMS bei der Aktenvernichtung helfen?

Mit dem DMS können Sie ein digitales Archiv aufbauen, in dem Ihre Papierakten in digitalisierter Form Platz finden. Das bietet gleich eine Vielzahl an Vorteilen, denn nach der Aktenentsorgung stehen die digitalen Dokumente plötzlich jedem im Unternehmen ortsunabhängig jederzeit zur Verfügung. Das heißt: Kein langwieriges Suchen mehr. Dokumente sind stattdessen in Sekundenschnelle verfügbar, was ungeahnte Kollaborationsmöglichkeiten über Standortgrenzen hinweg ermöglicht.

Analoge Datenvernichtung ermöglicht individuelle Zugriffsrechte

Aber es gibt noch mehr Vorteile, die eine analoge Datenvernichtung mit sich bringt: Nach der Digitalisierung Ihrer Akten können Sie Ihre digitalen Akten vor unbefugten Zugriffen schützen, indem Sie einzelnen Personen oder Personengruppen individuelle Zugriffsrechte einräumen. Somit stehen in Ihrem Unternehmen keine Aktenordner mehr ungeschützt herum, sondern Sie stellen diese passwortgeschützt und verschlüsselt auf einem Server denjenigen zur Verfügung, die damit arbeiten.

Fazit

Für die Aktenvernichtung gelten insbesondere in Verbindung mit personenbezogenen Daten strenge Richtlinien. Der EU-Datenschutz, den die EU-DSGVO regelt, gibt deshalb genau vor, wie mit Akten und Datenträgern zu verfahren ist, die derlei Angaben enthalten. Das ist bei digitalen Akten im DMS deutlich einfacher als bei solchen aus Papier, weil sich einerseits Automatisierungen einrichten lassen, die etwa auf Löschpflichten und -fristen hinweisen. Es gibt aber viele zusätzliche Maßnahmen, die verhindern, dass Informationen in falsche Hände geraten. Dazu gehören zum Beispiel Zugriffsbeschränkungen, Passwörter und Verschlüsselungen. Im papierlosen Büro gibt es jedenfalls keine Aktenordner mehr, die unbeobachtet von jedem eingesehen werden könnten.