Die Zeit für Ihr Altarchiv ist abgelaufen. Verwandeln Sie es in ein digitales Archiv

Dienstleister scannen Ihre Akten und machen daraus Datensätze. Oder Sie machen es selbst

Warum sollten Sie Ihre Akten digitalisieren?

Papierakten sind sperrig und umständlich in der Anwendung. Nicht selten sind sie unvollständig, in einem schlechten Zustand oder ganz verschollen. Das sind die offenkundigen Nachteile von Altakten, die gleichzeitig für eine Archiv-Digitalisierung sprechen: Akten kosten Platz, Zeit und Geld. Daneben gibt es noch eine ganze Reihe weiterer Vorteile, die das Digitalisieren Ihrer Dokumente, Unterlagen und Akten mit sich bringt.

Akten digitalisieren und per Volltextsuche schnell finden

Wenn Sie Ihr Papierarchiv abschaffen, haben Sie die Möglichkeit, die Digitalisierung in Ihrem Unternehmen voranzutreiben, einen Change anzuregen und zahlreiche Workflows zu optimieren. Die Suche zum Beispiel: Wenn Sie Ihre Aktenführung fortan digital organisieren, können Sie Ihre Unterlagen in einem Dokumentenmanagement-System (DMS) archivieren und Ihr gesamtes Archiv per Volltextsuche durchkämmen. So finden Sie ein gesuchtes Dokument in Sekunden und haben es sofort auf Ihrem Bildschirm.

Ortsunabhängig auf digitales Archiv zugreifen

Hosten Sie Ihr DMS in der Cloud, haben Sie die Gelegenheit, ortsunabhängig auf Ihr gesamtes digitales Archiv zuzugreifen. Ebenso ist es möglich, dass mehrere Personen gleichzeitig mit denselben Unterlagen arbeiten, weil diese eben keine Unikate mehr sind, die ansonsten hätten kopiert werden müssen. Kollaboration nennt sich das dann und beschreibt ein Teamwork, das über Unternehmens- und Ländergrenzen hinweg digital funktioniert.

GoBD-konforme, elektronische Archivierung

In Kombination mit einer elektronischen Rechnungsverarbeitung können Sie mit Ihrem DMS sogar eine GoBD-konforme Archivierung realisieren. Das bedeutet, dass Sie die steuerrelevanten Rechnungen, Dokumente, Akten und Unterlagen, die Sie digitalisieren, unveränderbar und rechtskonform im Archiv ablegen können.

So digitalisieren Sie Ihre Akten in 9 Schritten

Viele Unternehmer, gerade in KMU, stehen vor ihren Aktenbergen und fragen sich: Wo soll ich anfangen? Wir zeigen Ihnen exemplarisch auf, wie Sie Ihre Dokumente, Unterlagen und Akten scannen und digitalisieren können, um ein digitales Archiv aufzubauen.

Akten scannen und ein digitales Archiv aufbauen

1. Bestandsaufnahme: Damit fängt alles an. Wie umfangreich wird das Projekt? Erstellen Sie einen Zeitplan, bis wann Sie Ihr Altarchiv digitalisiert haben möchten und warum überhaupt. Möchten Sie Platz schaffen, um diesen anderweitig zu nutzen? Möchten Sie die Digitalisierung in Ihrem Unternehmen vorantreiben und die Basis für eine digitale Archivierung legen? Die Gründe sind vielfältig.
2. Ablagestruktur: Fragen Sie sich, ob die ursprüngliche schon Ordnerstruktur optimal war. Optimieren Sie diese gegebenenfalls und legen Sie eine Struktur fest, nach der künftig sämtliche Dokumente, die in Ihrem Unternehmen anfallen, archiviert werden sollen. Die Ordnerstruktur sollte einer bestimmten Logik folgen, die im Unternehmen klar kommuniziert wird.
3. Relevanz: In Aktenordnern sammeln sich über die Jahre viele Dokumente, die nach Ablauf bestimmter gesetzlicher Fristen nicht mehr benötigt werden. Verträge, Personalakten, Rechnungen etc. – für all diese Unterlagen gelten bestimmte Aufbewahrungsfristen, bevor Sie sie vernichten dürfen. Um die Datenmenge also so gering wie möglich zu halten, sollten Sie sich fragen: Welche Dokumente können weg? Diese sollten Sie dann auch nicht digitalisieren.
4. Verantwortlicher: Betrachten Sie Ihr Unternehmen und die Menge an Material, das gescannt werden soll. Wer soll das Scannen der Akten nun übernehmen? Haben Sie selbst ausreichend Kapazitäten im Hause, die Sie abstellen können, um den Job in angemessener Zeit zu erledigen? Oder setzen Sie doch eher auf einen Service-Dienstleister, der sich mit entscheidenden Themen wie der Auflösung, dem Dateiformat, den Metadaten, der Indexierung und dem geeigneten Speichermedium bereits auskennt?
5. Technik: Für den Fall, dass Sie Ihre Akten selbst scannen möchten, sind noch einige Technikfragen zu klären: Welchen Scanner wollen Sie benutzen? Einen Desktop-Scanner oder Hochleistungsgerät? Und wie hoch sind die Kosten pro Scan? Wollen Sie nach der Digitalisierung ein angeschlossenes DMS als digitales Archiv verwenden?
6. Vorbereiten der Dokumente: Nun geht es an die Praxis. Ist ein automatischer Scan aller Dokumente problemlos möglich? Viele Akten sind getackert, so dass die Klammern gelöst werden müssen. Hinzu kommt, dass Sie beschädigte Seiten kopieren, Belege aus Klarsichthüllen entfernen und Klebezettel entfernen sollten, bevor der Scanvorgang beginnen kann.
7. Scanvorgang: Um Ihre Scans auch nutzen zu können, müssen diese qualitativ einwandfrei sein. Nur wenn die Darstellung einwandfrei ist, kann die Volltextsuche funktionieren. Deshalb kann es sein, dass eine Aufbereitung der Scans, etwa mittels Kontrastoptimierung, notwendig ist.
8. Datenarchivierung:Neben der Datenerfassung durch den Scanvorgang und die Aufbereitung der Scans ist die digitale Archivierung der Kernprozess beim Digitalisieren von Akten. Dabei ist die Wahl eines on-premises oder in der Cloud gehosteten DMS ratsam, weil Sie mit seiner Hilfe das Maximum aus den gespeicherten Daten herausholen können. Denn nach der Digitalisierung steht Ihnen das Archiv vollständig zur Verfügung. Sie können es durch Automatisierungen bei der Rechnungsbearbeitung weiterhin sogar automatisch und unter dem Gesichtspunkt der Revisionssicherheit sogar GoBD-konform befüllen. Ein weiterer Vorteil: Durch eine eingerichtete Zugriffsbeschränkung ist auch der Datenschutz gemäß DSGVO gewährleistet.
9. Aktenvernichtung: Wenn alle Aktenordner des Altarchivs digitalisiert sind, können Sie Ihre Akten vernichten. Ersetzendes Scannen nennt man das, und das gehorcht festgelegten Gesetzmäßigkeiten. Neben der besseren Usability des digitalen Archivs ist das schließlich ein weiteres zentrales Ziel: Platz einsparen. Nicht digitalisieren dürfen Sie zum Beispiel folgende Dokumente, die Sie im Original aufbewahren müssen: Jahresabschlüsse, notariell beurkundete Verträge, Urkunden, Eröffnungsbilanzen, Dokumente mit Wasserzeichen, Zollanmeldungen.

Fazit

Die Digitalisierung der Akten in Ihrem Archiv ist der wohl wichtigste Schritt hin zum papierlosen Büro, hin zu effizienten Workflows und zu barrierefreier Zusammenarbeit. Mit einem geeigneten Software-Partner gelingt dieses Projekt und stellt einen nie gekannten Informationsfluss in Ihrem Unternehmen sicher.