10 Fehler im Homeoffice – für Ordnung im Homeoffice sorgen

Die 10 häufigsten Probleme im Homeoffice und wie Sie sie lösen

So schaffen Sie ein produktives Arbeitsumfeld im Büro zuhause und arbeiten wie ein Profi im Team

Das Arbeiten von zuhause ist mittlerweile wird mehr und mehr zur neuen Normalität. Immer mehr Unternehmen bieten ihren Mitarbeitenden die flexible Möglichkeit, ihre Tätigkeiten am heimischen Schreibtisch zu erledigen. Doch Homeoffice, das bedeutet weitaus mehr, als nur den Laptop mit nach Hause zu nehmen. Wer einmal im heimischen Büro gesessen hat, dem fällt schnell auf, mit welchen Herausforderungen Arbeitnehmer dort konfrontiert werden. Mit diesen Tipps lassen Sie die 10 größten Probleme, die im Homeoffice auftreten können, gar nicht erst zu solchen werden.

Vorteile des Homeoffice

Durch das Arbeiten im Homeoffice spart der Arbeitgeber Betriebs- und Unterhaltskosten für Büroräume. Zudem ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass sich der Bewerberpool vergrößert, weil das Homeoffice ein flexibleres Leben und Arbeiten ermöglicht. So haben Unternehmen die Chance, junge und talentierte Mitarbeiter und Fachkräfte zu gewinnen. Ebenso wird die Produktivität der Angestellten im Homeoffice steigen, weil sie sich besser konzentrieren können und weniger Ablenkung finden.

Weitere Vorteile im Homeoffice: Auch die Arbeitnehmer können sparen. Da der Arbeitsweg entfällt, sind die Mitarbeiter in der Lage, das Geld, das sie sonst für Benzin oder das Bahnticket ausgegeben hätten, zurückzulegen. Vor allem aber können Sie viel kostbare Zeit einsparen, die sie für den Arbeitsweg benötigt hätten. Das ortsunabhängige Arbeiten und die flexiblen Arbeitszeiten sorgen für mehr Freizeit und eine gesunde Work-Life-Balance.

10 Probleme, die im Homeoffice auftreten können

Im eigenen Arbeitszimmer sitzen und entspannt von zuhause arbeiten? Das ist dank der Digitalisierung kein Problem mehr. Aber die Arbeit in den eigenen vier Wänden ist anders, als man sie aus dem Büro kennt. Da ist es gut, wenn man weiß, worin die Eigenheiten und die Probleme im Homeoffice bestehen.

1.    Effizienz: Erste Schritte zum Arbeiten im Büro zuhause

Für viele ist das Homeoffice eine neue Erfahrung, deshalb empfiehlt es sich für den Arbeitgeber, seine Mitarbeiter detailliert anzuweisen, wie sie im Homeoffice effizient arbeiten können. In solch einer Einweisung kann unter anderem thematisiert werden, wie man Ordnung am Homeoffice-Arbeitsplatz und in der Datenbank halten kann. Auch über die virtuelle Kommunikation, die über Programme wie Microsoft Teams oder Zoom stattfindet und sich von die direkten Gesprächsführung unterscheidet, ist es wert zu sprechen. So ist es möglich, durch verschiedene Ideen Probleme im Homeoffice schneller zu lösen.

2.    Ordnung: Wohlfühlen im Homeoffice

Im Homeoffice zu arbeiten bedeutet, über eine gute Selbstorganisation zu verfügen. Ordnung ist wichtig, vor allem am Arbeitsplatz. Ein aufgeräumter Schreibtisch sorgt nicht nur für klare Gedanken, sondern auch für eine Wohlfühl-Atmosphäre im Büro zuhause. Ordnung steigert die Effizienz und macht bessere Leistungen möglich.

3.    Organisation: Übersicht im papierlosen Büro

Wohin mit all den Dokumenten? Das Arbeiten im papierlosen Büro hilft dabei, alles im Blick zu behalten und den Homeoffice-Arbeitsplatz besser zu organisieren. Mithilfe einer digitalen Dokumentenablage wie einem Dokumentenmanagement-System (DMS) halten sie Ihren Arbeitsplatz übersichtlich. Idealerweise ist an das DMS ein revisionssicheres, digitales Archiv angeschlossen – beispielsweise für die Langzeitaufbewahrung von steuerrelevanten Unterlagen.

4.    Kommunikation: mit Kollegen in Kontakt bleiben

Vielen Arbeitnehmern fehlt zuhause der Kontakt zum Unternehmen und Ihren Kollegen. Im Homeoffice zu arbeiten ist praktisch und angenehm, jedoch fehlen manchem von Zeit zu Zeit die Gespräche. Virtuell sollte es tägliche Zusammenkommen per Videochat geben. Diese fördern den Teamgeist und helfen dabei, die Kommunikation untereinander aufrechtzuerhalten. Natürlich sucht man an manchen Tagen mehr Kontakt und an anderen genießt man die Ruhe. Dennoch ist es schön, miteinander zu reden, denn der Mensch ist ein geselliges Wesen.

5.    Erreichbarkeit: Austausch auch aus dem heimischen Arbeitszimmer

Kommunikation ist der Schlüssel zu einem funktionierenden Arbeitsplatz daheim. Damit Unklarheiten gar nicht erst auftreten, sollten alle im Unternehmen füreinander erreichbar sein, damit ein Austausch erfolgen kann, wenn es gerade nötig ist. Kollegen und Vorgesetzte können sich absprechen, Aufgaben verteilen und offene Fragen klären.

6.    Zusammenarbeit: Groupware fördert virtuelles Teamwork

Die virtuelle Zusammenarbeit ist häufig umständlich. Gerade wenn diese im selben digitalen Dokument stattfinden soll, ist die gleichzeitige Bearbeitung nicht möglich. Dann heißt es: Warten, bis der andere das Dokument abgelegt hat. Vom Schreibtisch zuhause ist eine Zusammenarbeit mit mehreren Personen in einem Dokument zeitgleich möglich – dank diverser Groupware-Angebote. Mit einem Collaboration-Tool können mehrere Personen sogar ortsunabhängig an einem gemeinsamen Dokument arbeiten.

7.    Struktur: digitale Akten für die Dokumentenablage

Die strukturierte Dokumentenablage ist auch im digitalen Raum wichtig für die Ordnung im Homeoffice. Mithilfe von digitalen Akten können Sie Ihre Dokumente wie in physischen Aktenordnern organisieren und so effizienter und schneller mit ihnen arbeiten. Schnell finden, sinnvoll und im Kontext abspeichern, darum geht es. Zudem unterstützt eine professionelle Dokumentenablage die Selbstorganisation der Arbeitnehmer, die im Homeoffice arbeiten.

8.    Work-Life-Balance: Zeitpläne helfen bei der Trennung

Nicht jeder ist gleichermaßen der Typ fürs Homeoffice. Während der eine einen festen Tagesablauf besitzt, lebt der Nächste vielleicht einfach in den Arbeitstag hinein. Damit so etwas nicht vorkommt, sollte Berufliches und Privates strikt voneinander getrennt werden. Selbstorganisation ist alles. Familie, Hobbys oder der Haushalt sind Gründe für eine schnelle Ablenkung. Klare Regeln sind wichtig, wenn Sie ihren Arbeitstag strukturieren und möglichst produktiv arbeiten möchten. Mithilfe von Zeitplänen und einer guten Selbstdisziplin schaffen Sie das und können so die Probleme im Homeoffice umgehen.

9.    Absprachen: Teamwork braucht Kommunikation

In einem Unternehmen ist es von großer Bedeutung, dass die Mitarbeiter untereinander kommunizieren. Kollegen und Vorgesetzte sollten füreinander erreichbar sein. Eine Klare Kommunikation ist das A und O, um gemeinsam erfolgreich zu arbeiten, auch wenn man daheim im Arbeitszimmer sitzt. Sprechen Sie Pausenzeiten, Arbeitsbeginn und Feierabend ab und nennen Sie feste Anwesenheitszeiten, um auch im Team erfolgreich arbeiten zu können.

10.         Gesundheit:  die richtigen Arbeitsmittel sind entscheidend

Das Büro zuhause sollte mit dem entsprechenden Equipment ausgestattet sein. Gesundheitliche Beeinträchtigungen lassen sich beispielsweise mit einem höhenverstellbaren Schreibtisch und einem ergonomischen Bürostuhl für das Arbeitszimmer vermeiden. Die Büroausstattung und gesundheitsfördernde Verhaltensmaßnahmen sollten Sie vorher mit dem Arbeitgeber besprechen.

Fazit

Das Homeoffice stellt besondere Ansprüche an Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Mit dem richtigen Konzept, einer guten Homeoffice-Ordnung und der nötigen Selbstorganisation ist es machbar, die 10 häufigsten Herausforderungen im Homeoffice zu meistern und bei erwartbar besseren Arbeitsergebnissen auch noch viel Geld und Zeit zu sparen. Mit dem richtigen Mobiliar und den nötigen technischen Voraussetzungen steht der Arbeit im eigenen Heim nichts mehr im Weg.